Gratis trin for trin instruktioner 
Antag, at medicinalvirksomheden X ønsker at samarbejde med medicinalvirksomhed Y, men stadig har forbehold. Virksomhed X ønsker ikke at arbejde med en virksomhed, der har (havde) økonomiske problemer nu eller tidligere. Virksomhed X gennemfører en undersøgelse og bruger en undersøgelsesrapport til at diskutere i detaljer de økonomiske oplysninger om virksomhed Y og dets direktører. 
CALPERS (Californiens Employee Retirement System) skulle demonstrere over for bestyrelsen, at den fulgte alle gældende love og regler i 2010. CALPERS udarbejdede en årlig overholdelsesrapport for at demonstrere deres årlige aktiviteter. 
Kan dette projekt gennemføres inden for budgettet? Er dette projekt rentabelt? Kan dette projekt gennemføres inden for tidsrammen? 
For eksempel kan en virksomhed gennemføre en virksomhedsundersøgelse for at afgøre, om rygning i medarbejderloungen skal forbydes. Den, der skriver forskningen, skal lave en forskningsrapport. 
For eksempel kan en salgsmedarbejder hos en medicinalvirksomhed give en månedlig oversigt over hans eller hendes salgsopkald. 
For eksempel: en statslig instans ønsker en situationsanalyse/rapport efter en orkan. 
For eksempel: VDL Nedcar ønsker at etablere en fabrik i Asien. Rapporten kan give tre muligheder for lande, baseret på virksomhedens behov. Rapporten kan så drage en konklusion, hvilket af de tre lande, der er den bedste placering for en ny fabrik. 
Uanset din læser, husk, at intet taler tydeligere til en virksomhed eller klient end penge. Antag for eksempel, at du vil implementere et program for din afdeling, hvor funktionelle opgaver er delt. Du bestemmer, at din målgruppe består af virksomhedens HR-direktør, CEO og COO. Tænk på, hvor meget de måske allerede ved om den slags programmer. Svaret sætter tonen for rapporten. Hvis virksomheden aldrig har tænkt over et sådant program, så skal rapporten være både informativ og strategisk. Hvis virksomheden har tænkt over det før, så burde rapporten være mindre informativ og mere overbevisende. 
Data kan findes internt, hvilket betyder, at du kan indsamle dem ret hurtigt. Du kan for eksempel ringe til salgsafdelingen for at få salgstal, så du hurtigt kan behandle dine data i din rapport. Eksterne data kan også være tilgængelige internt. Hvis en afdeling allerede har lavet en kundeanalyse, kan du låne den. Du behøver ikke selv at lave research. Dette varierer fra virksomhed til virksomhed, men forfatteren af en virksomhedsrapport behøver normalt ikke at lave den indledende research. For eksempel, hvis du skriver en anbefaling/rådgivningsrapport, bør du undersøge alle fordelene ved din foreslåede idé og inkorporere disse resultater i din rapport. 
Opdel relevante data i forskellige kapitler. En virksomhedsrapport bør ikke være en strøm af tal og information. At opdele dataene i separate kapitler er vigtigt for en vellykket skrevet forretningsrapport. Hold fx salgstallene adskilt fra kundeanalysen, og giv hver af dem en særskilt titel. Brug overskrifter til at strukturere rapporten, så den er hurtig at læse som en uafhængig undersøgelse, samtidig med at du understøtter rapportens grundlæggende formål. Da nogle dele afhænger af analysen eller input fra andre, kan du ofte arbejde med delene separat, mens du venter på analysen. 
Alle mål bør omfatte specifikke og målbare handlinger. Skriv ned eventuelle ændringer i jobbeskrivelser, tidsplaner eller omkostninger, der er nødvendige for at implementere den nye plan. Hvert udsagn skal direkte demonstrere, hvordan den nye metode bidrager til at nå den målsætning/løsning, der er givet i rapporten. 
Resuméet er så navngivet, da det sandsynligvis er det eneste, en travl leder ville læse. Fortæl din chef nøglepunkter med højst 200-300 ord. Hvis din chef er nysgerrig, kan han/hun læse resten af rapporten. 
Generelt er visuelle tal en god idé til virksomhedsrapporter, fordi teksten og dataene i sig selv kan være lidt tørre. Overdriv det dog ikke. Al infografik skal være relevant og nødvendig. Brug tekstrammer på sider med meget tekst uden tabeller eller billeder. En hel side med tekst kan trætte læseren. En tekstramme kan også være effektiv til at opsummere hovedpunkterne. 
Brug en passende måde at citere kilderne i din rapport på, baseret på din branche. 
Lad være med at overdrive med dyre ord eller komplicerede sætninger. Undgå dialekt eller slang. Hvis din rapport og målgruppe er branchespecifikke, kan du bruge jargon eller tekniske termer. Men du skal passe på ikke at bruge det for ofte. Generelt er forretningsskrivning bedre i den passive stemme, og dette er et af de få tilfælde, hvor den passive stemme er bedre end den aktive stemme. Du kan ofte gå glip af fejl, når du genlæser dit eget værk, fordi du er for fortrolig med det. Tænk over, hvem i din afdeling der også har gavn af rapporten og kan læse den for dig. Vær åben for feedback. Det er bedre at høre fra en medarbejder fejlene end fra en chef. Læs hver kommentar og omskriv rapporten under hensyntagen til kommentarerne. 
Dette gælder også for eventuelle diagrammer og grafer i rapporten.
At skrive en virksomhedsrapport
Indhold
Virksomhedsrapporter er et af de mest effektive måder at kommunikere på i dagens forretningsverden. Der er flere formål med en virksomhedsrapport, og virksomheder eller enkeltpersoner kan bruge den til at træffe vigtige beslutninger. For at skrive en effektiv forretningsrapport skal du først forstå, hvad det er, og hvordan det kan bruges.
Trin
Del 1 af 2: Beslutning om, hvilken slags rapport der skal skrives
1. Præsenter en idé. En rapport, der præsenterer en idé, kaldes en anbefalingsrapport/rådgivningsrapport. Du kan bruge disse rapporter til at rådgive ledelsen eller andre vigtige beslutningstagere. Denne rapport har normalt et resumé og et midtersektion. Resuméet understreger dine råd.
- Du ønsker måske en 3D-printer til din afdeling. For at overbevise din leder om at købe en, kan du skrive en rådgivende rapport, hvor du formelt beder ledelsesteamet om en printer.
2. Præsentér risiciene ved en specifik mulighed. En forskningsrapport kan hjælpe med at bestemme risiciene ved en specifik handling. Denne rapport hjælper en virksomhed med at se, hvilke mulige konsekvenser den kan forvente. Denne rapport indeholder en introduktion, brødtekst og konklusion. Indledningen fremhæver det problem, der undersøges. Det midterste afsnit bruges til at diskutere fakta og resultaterne af undersøgelsen. Og konklusionen opsummerer det hele.
3. Præsenter overensstemmelsesoplysninger til et styrende organ. Denne rapport, kaldet en overholdelsesrapport, hjælper virksomheder med at vise deres ansvar. En virksomhed bruger en overholdelsesrapport til at bevise over for et styrende organ (kommune, regering osv.), at den følger alle gældende love/regler, og at den bruger penge fornuftigt. Denne rapport indeholder en introduktion, en krop og konklusion. Indledningen indeholder normalt en oversigt over hovedkapitlerne i rapporten. Den midterste sektion indeholder de specifikke data, fakta osv., som bestyrelsen burde vide. Konklusionen opsummerer det hele.
4. Præsentér gennemførligheden af en idé eller et foreslået projekt. En forskningsrapport, der afgør, om en idé virker eller ej, kaldes en forundersøgelse. Denne rapport skal indeholde et resumé og krop. Resuméet præsenterer ideen. Kroppen indeholder fordelene, potentielle problemer og relaterede omkostninger ved ideen. En virksomhed kan bruge en forundersøgelse til at besvare spørgsmål som disse:
5. Præsenter forskningsresultater fra andre undersøgelser. Denne form for forskningsrapport præsenterer en undersøgelse af et bestemt problem. Det giver et detaljeret perspektiv på et meget specifikt problem. Rapporten skal indeholde et abstract (resumé), en introduktion, metoder, resultater, konklusion og en anbefaling. Det bør også nævne kilderne til de nævnte undersøgelser.
6. Hjælp en virksomhed med at forbedre politikker, produkter eller processer gennem overvågning. Denne rapport, kaldet en periodisk rapport, skrives med jævne mellemrum, fx ugentligt, månedligt, kvartalsvis osv. Den undersøger effektivitet, overskud og tab eller andre målbare målinger over et valgt interval.
7. Rapporter om en konkret situation. En specifik situation - i modsætning til et bestemt interval - kræver en situationsanalyse. En situation kan være lige så enkel som den information, der præsenteres på en konference, eller så kompleks som en rapport om reaktionen på en naturkatastrofe. Disse rapporter indeholder en introduktion, brødtekst og konklusion. Brug introduktionen til at beskrive begivenheden og give en kort forhåndsvisning af, hvad du vil diskutere i det midterste afsnit. Konklusionen diskuterer de handlinger, der er truffet eller nødvendige i situationen.
8. Præsenter forskellige løsninger på et problem eller en situation. Brug en målerapport til at give forskellige løsninger til en given situation. Forfatteren kan foreslå en bestemt handling eller handling baseret på resultaterne. Rapporten skal indeholde indledning, brødtekst og konklusion. Indledningen angiver formålet med rapporten. Det midterste afsnit præsenterer situationen eller problemet, efterfulgt af potentielle løsninger/alternativer. Konklusionen afslører den bedste løsning eller alternativ.
Del 2 af 2: At skrive en virksomhedsrapport
1. Bestem dit mål og formatet. Spørg dig selv, hvad du vil opnå med rapporten.Vælg en af rapporterne som nævnt ovenfor, baseret på det ønskede mål.
- Opret et præcist mål uanset svaret. Hvis den er rodet, vil din rapport kun forvirre din læser, hvilket påvirker rapportens pålidelighed.
- Du ønsker eksempelvis et større annoncebudget for din afdeling. Fokuser din rapport på det aktuelle annonceringsbudget, og hvordan du kan bruge et større budget effektivt.
2. Bestem, hvem din læser er. Din læser kan være en ekstern part (en person, der ikke arbejder i din virksomhed) eller en person i din virksomhed. Tænk på den viden din læser har om emnet, og hvor sikker han/hun er med det. Tænk også over, hvordan læseren vil bruge oplysningerne i rapporten.
3. Beslut dig for, hvad du skal lære. Den sværeste del af at skrive en forretningsrapport er ikke selve skrivningen. Det er at sammensætte konklusionen og indsamle de nødvendige data til at understøtte denne konklusion. Dette kræver forskellige færdigheder, herunder dataindsamling og markedsanalyse. Hvad skal du - og i sidste ende ledelsen - vide for at træffe en informeret beslutning om emnet?
4. Indsaml de rigtige data til din rapport. Det er vigtigt, at dine data kommer fra grundig research; ellers risikerer du at påvirke pålideligheden. Indsamlingen af data afhænger af den type rapport, du skriver. Sørg for at bruge nøjagtige indikatorer, der er relevante for formålet med rapporten.
5. Sammensæt din rapport. Hvordan du sammensætter din rapport afhænger af dit mål. For eksempel udarbejder du en overholdelsesrapport anderledes end en forundersøgelse. Når du har en idé om, hvordan du vil bygge din rapport, kan du skrive indholdet.
6. Træk konklusioner med specifikke anbefalinger. Træk klare konklusioner, der logisk følger af dataene i rapporten. Giv en klar anbefaling om den bedste politik baseret på konklusionen.
7. Skriv resuméet. Resuméet skal være på første side af rapporten, men det skal være det sidste, du skriver. Resuméet skal præsentere dine resultater og konklusioner samt et kortfattet overblik over, hvad nogen vil læse, hvis de vælger at læse hele rapporten. Som en trailer i en film eller et abstrakt i et akademisk essay.
8. Brug infografik til dataene, hvis det er nødvendigt. I nogle tilfælde kan det være nyttigt at bruge grafer eller diagrammer til at præsentere kvantitative data. Brug farver, da det tiltrækker opmærksomhed og får informationen til at skille sig ud. Når det er muligt, skal du bruge punktopstillinger, tal eller tekstbokse for at gøre rapporten nemmere at læse. Dette adskiller dine data fra resten af rapporten og forbedrer deres betydning.
9. Angiv dine kilder, hvis det er nødvendigt. Afhængigt af den type forskning, du har lavet, skal du forklare, hvor du har fået dine oplysninger fra. Formålet med en bibliografi eller ressourceside i en virksomhedsrapport er at give andre informationskilden, hvis de selv ønsker at se dataene.
10. Læs din rapport igen. Stavefejl eller simple grammatiske fejl kan give dine læsere det indtryk, at du ikke har anstrengt dig nok. Disse fejl kan endda rejse tvivl om pålideligheden af dine resultater. Sørg også for at præsentere dine oplysninger på en klar og præcis måde.
11.Skriv en indholdsfortegnelse. Forbered forretningsrapporten så formelt som muligt og lav en indholdsfortegnelse, så den er indsigtsfuld, og folk hurtigt kan bladre til et kapitel. Medtag alle relevante kapitler, især resuméet og konklusionen.
12. Bind din virksomhedsrapport sammen. En grundig, grundigt researchet rapport passer bedst til en smuk præsentation. Dette kan være en smuk mappe, bogbinder eller papir. Det handler om at få din virksomhedsrapport til at se skarp ud, så din læser får lyst til at læse den.
Artikler om emnet "At skrive en virksomhedsrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
