Gratis trin for trin instruktioner 
Opret et nyt dokument og indstil dokumentets marginer til 2,5 cm. Brug en serif-skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for at bruge en skriftstørrelse, der ikke er større end 12, men heller ikke mindre end 10. Bogstavet bør ikke være svært at læse på grund af den forkerte skrifttype eller størrelse. Sørg for at bruge enkelt linjeafstand. 
Den aktuelle dato, eller den dato du sender brevet. Datoen er vigtig, da den kan bruges til dine og adressatens optegnelser. Det kan også bruges lovligt. Så sørg for at datoen er rigtig. Afsenderens adresse. Dette er din adresse, formateret i et standard adresseformat. Hvis din adresse allerede er i brevpapiret, kan du springe dette trin over. Modtagerens adresse. Dette består af navn og adresse på den person, du skriver brevet til. Brug af Mr/Mrs er valgfrit. Så hvis du for eksempel skriver til Nina de Vries, kan du undlade fru-delen. Præambelen. Dette kan være `Kære fru de Vries` eller `Kære Nina de Vries`. Hvis du ikke er sikker på, hvem der vil læse brevet, så brug venligst `Dear Sir or Madam`. Du kan også bruge `L.s.’, men kun som en sidste udvej, hvis du ikke aner, hvem der skal læse dit brev. Den midterste del af brevet. Vi vil fokusere mere på dette senere i denne artikel. Brevets afslutning med underskrift. Dette kan være "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen". 
Start med `jeg`, hvis du vil give din mening til kende som virksomhedsejer. Brug "Vi", når du skriver på vegne af en virksomhed eller organisation. Fokuser på en direkte udtalelse som: "Med dette brev vil vi gerne informere dig" eller "Med dette brev vil vi gerne bede dig". Du kan også bruge en `jeg`-erklæring, når du skriver brevet som virksomhedsejer. Såsom: "Jeg kontakter dig på grund af" eller "Jeg har for nylig hørt det ... og vil gerne vide mere om ..." Hvis du for eksempel (som virksomhedsejer) skriver et brev til Nina de Vries om en ubetalt regning fra sidste måned, kan du starte med: ”Jeg kontakter dig via dette brev på grund af en udestående saldo fra marts 2015 på din konto .’ Eller som virksomhedsmedarbejder, hvis du svarer på en kundes klage over virksomhedens rumprogram, kan du begynde brevet med: "Vi har modtaget din klage over vores rumprogram til Mars.’ Måske skriver du brevet for at fortælle en kunde, at de har vundet en konkurrence eller en plads på et kursus. Start med en sætning som: "Jeg er glad for at kunne informere dig..." eller "Vi er glade for at kunne informere dig om, at..." Hvis du skal levere dårlige nyheder, så start med en sætning som "Vi er kede af at informere dig om at..." eller "Efter grundige overvejelser har jeg besluttet ikke at..." 
Et eksempel på en passiv form er for eksempel: `Hvilke konkrete klager kan jeg løse for dig??Emnet for sætningen, kunden ("dig") er i slutningen af sætningen, snarere end i begyndelsen af sætningen. Et eksempel på den aktive formular er for eksempel: `Hvad kan jeg gøre for at løse dine klager??` Denne version af sætningen, i den aktive form, er meget klarere og lettere for læseren at forstå. Brug af den passive stemme kan være en god måde at få dit budskab igennem uden at være opmærksom på en fejl eller et tvivlsomt punkt. Men kun derefter bruge dette. Generelt er den aktive stemme meget mere effektiv i forretningsbreve. 
Brug en sætning som: "Følger mit brev om din ubetalte regning" eller "Tak for din betaling i marts". Eller "Det var meget nyttigt at høre din holdning til rumprogrammet på maj-konferencen.’ 
Lad os sige, at du er en virksomhedsejer og anmoder en kunde om at betale en regning. Brug en sætning som: "Jeg ville sætte pris på, hvis du betaler din ubetalte regning så hurtigt som muligt.’ Lad os sige, at du skriver på vegne af din virksomhed. Brug en sætning som: "Vi vil gerne lave en aftale om et personligt møde mellem dig og vores personalechef.". Du kan også tilbyde at besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, som dine læsere måtte have. Brug en sætning som "Jeg besvarer gerne spørgsmål eller bekymringer, du måtte have vedrørende din konto".` Eller: `Vil du have os til at give dig flere detaljer om programmet??’ 
Tilføj en sætning, hvor du henvender dig til modtageren i fremtiden. "Jeg ser frem til at se dig til budgetmødet i næste uge.` eller `Jeg ser frem til at diskutere dette yderligere med dig under vores besøg i hovedkvarteret.’ Bemærk eventuelle dokumenter, du ønsker at tilføje til dit brev. Tilføj en sætning som "I de vedhæftede filer finder du den udestående regning" eller "Vedhæftet finder du en kopi af vores rumprogram.’ Afslut brevet med en afsluttende sætning. Brug venligst "Med venlig hilsen" til kunder eller klienter. Brug "Med venlig hilsen" i formelle breve til personer, du ikke kender. Brug kun "Venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen", når du skriver til en, du kender eller arbejder godt sammen med. 
Bemærk enhver brug af den passive stemme, og prøv at tilpasse sætningen til den aktive stemme. Bemærk eventuelle lange, uklare og komplicerede sætninger. I et forretningsbrev er mindre normalt mere, så forkort længden af dine sætninger, hvis det er muligt.
At skrive et forretningsbrev til kunder
Indhold
Når du driver en virksomhed, skal du sandsynligvis skrive breve til dine kunder. Du skal muligvis fortælle dem om nye begivenheder eller særlige tilbud, eller du skal muligvis svare på vegne af din virksomhed til en kunde, der har en klage. Uanset årsagen til dit brev, brug altid en professionel tone.
Trin
Del 1 af 2: Formatering af et forretningsbrev
1. Brug et professionelt brevpapir. Et forretningsbrev repræsenterer din virksomhed. Så det skal se karakteristisk ud og være af høj kvalitet. Virksomhedens logo eller brand skal også være på den.
- Du kan oprette brevpapir ved hjælp af layouterne i Microsoft Word. Sørg for at bruge dit eksisterende logo eller brand i brevpapiret.
2. Åbn et tekstbehandlingsprogram. Du bør altid oprette et forretningsbrev på en computer.
3. Brug blokformen. Blokformen er det mest brugte format til forretningsbreve. Det er også det nemmeste at arbejde med. Hver overskrift skal være mod venstre margen, og der vil være et mellemrum efter hver overskrift. Startende fra top til bund skal dit forretningsbrev have følgende overskrifter:
Del 2 af 2: Skrivning af forretningsbrevet
1. Bestem, hvem din målgruppe er. Tonen i brevet skal altid være professionel, uanset din målgruppe. Men du skal muligvis justere dit sprog eller din formulering afhængigt af modtageren. Hvis du skriver til en anden virksomheds personaleafdeling, så vær lidt mere formel på dit sprog. Men hvis du skriver til en bestemt kunde, kan du bruge et mere uformelt eller afslappet sprog.
- At bestemme din målgruppe betyder også, at du kan være tydelig overfor din målgruppe. Undgå at bruge terminologi, som din læser ikke forstår. For eksempel kender en kunde sandsynligvis ikke de forkortelser, der bruges til din virksomheds rumprogram, så brug ikke dem i brevet.
- Den gyldne regel for at skrive et godt forretningsbrev er at være klar, kortfattet og høflig.
2. Angiv formålet med bogstavet i første sætning. Tænk over formålet med brevet. Er det for at informere dine kunder om din nye placering? Er det for at minde en kunde om en ubetalt regning eller udestående saldo? Eller for at svare på en kundes klage? Med dette mål i tankerne skal du lave et udkast til den første sætning, der straks lader din læser vide, hvad brevet handler om. Vær ikke vag om formålet med dit brev. Vær ligefrem.
3. Brug den aktive stemme i stedet for den passive stemme. I almindeligt sprog bruger vi ofte den passive form. Men den passive stemme gør det, du skriver, kedeligt og forvirrende. Den aktive stemme er meget mere effektiv i et forretningsbrev, fordi den sætter en mere selvsikker tone.
4. Peg på en tidligere begivenhed eller samtale med læseren, hvis det er relevant. Du har muligvis kontaktet Nina de Vries tidligere på måneden med en advarsel om hendes ubetalte regning. Eller måske udtrykte en kunde frustration over rumprogrammet på en konference i sidste måned. Hvis du allerede har interageret med læseren, så anerkend dette. Det minder læseren om din tidligere kontakt og får forretningsbrevet til at virke mere presserende og vigtigt.
5. Lav en anmodning eller tilbud hjælp. Sæt en positiv tone med læseren ved at fremsætte en høflig anmodning eller tilbyde dem hjælp i form af et samarbejdsforhold.
6. Luk brevet. Tilføj en opfordring til handling, for dig selv og for læseren. Dette kan være en anmodning om betaling inden en bestemt dato eller en bemærkning om at lave en formel aftale med læseren.
7. Læs brevet igen. Al din omhyggelige formatering og dine ord har været for ingenting, hvis bogstavet er fyldt med stavefejl!
Tips
- Når du udskriver brevet, skal du bruge en blank A4. Når du sender brevet, skal du folde det i tredjedele og sende det i en standardkonvolut.
Artikler om emnet "At skrive et forretningsbrev til kunder"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
