Gratis trin for trin instruktioner 
Bruger din virksomhed fortrykt brevpapir, kan du vælge dette, så du ikke længere skal indtaste virksomhedens navn og adresse. Når du skriver adressen, skal du justere den øverst, til højre eller til venstre, afhængigt af dine præferencer eller den virksomhed, du arbejder for. 
Brug "Til hvem det måtte vedrøre" (hvem det vedrører) kun hvis du ikke ved præcis, hvem du skal rette brevet til. Hvis du ikke kender modtageren så godt, "Kære hr. / frue" (Dear Sir/Fru) et sikkert valg. Du kan også bruge modtagerens titel og efternavn i hilsenen, for eksempel: "Kære Dr. Smith" (Kære Dr. Smith). Hvis du kender modtageren bedre, og du er i et mere afslappet forhold, kan du bruge hans eller hendes fornavn i hilsenen, for eksempel: "Kære Susan" (Kære Susan). Hvis du ikke er sikker på, om modtageren er en mand eller en kvinde, er det bedst at bruge hans eller hendes fulde navn, f.eks "Kære Kris Smith" (Kære Kris Smith). Brug et komma efter hilsenen og et kolon efter "To Whom It May Concern.” 
Hvis du kender modtageren godt, kan du tilføje en eller flere venlige sætninger, der ønsker ham eller hende held og lykke. Brug din intuition til at bestemme, hvor mange personlige oplysninger du skal give. Lidt humor kan nogle gange hjælpe i forretningssammenhæng, men vær altid ekstra forsigtig, når du laver jokes. Normalt med et forretningsbrev vil du overtale læseren til at gøre noget: ændre mening, løse et problem, betale eller handle. Kom med klare argumenter for dette. 
Hvis du synes, din håndskrift ikke er så pæn og ikke matcher din professionelle personlighed, så skriv adressen på din computer og print den direkte på konvolutten.
Skriv et forretningsbrev
Indhold
Sådan skriver du et godt forretningsbrev på engelsk? I forretningsbreve bruges normalt et standardformat, som ikke er svært at lære, og som du kan tilpasse til indholdet af dit brev. Elementer, som du altid bør medtage i et forretningsbrev, er datoen: Oplysninger om brevskriveren og adressaten samt et par kerneafsnit. Følg nedenstående trin for at skrive dit brev og juster om nødvendigt brevet til de regler, der gælder i din virksomhed.
Trin
Metode 1 af 4: Sådan starter du dit brev?
1. Brug det korrekte format. Uafhængigt af indholdet af dit brev gælder visse standardregler for en virksomhedslayout. I et forretningsbrev skal du bruge en almindeligt accepteret skrifttype som Arial eller Times New Roman. Organiser afsnittene i blokke - tryk f.eks. to gange i begyndelsen af et nyt afsnit "Gå ind" og spring ikke ind.
- Hvis du ønsker at udskrive brevet til forsendelse, skal du om muligt bruge firmabrevpapir. Ikke kun er virksomhedens logo og adresse umiddelbart på den; dit brev gør også et mere professionelt indtryk.
- Du skal også udarbejde et forretningsbrev, som du sender på e-mail efter et standardformat. Brug ikke mærkelige skrifttyper i en virksomheds-e-mail og brug kun farverne sort og hvid.
2. Medtag altid virksomhedsoplysninger i dit brev. Sæt virksomhedens navn og adresse øverst og start hver del af adressen på en ny linje. Hvis du er selvstændig eller arbejder freelance, skal du indtaste dit eget navn i stedet for eller lige over firmanavnet.
3. Notér derefter datoen. Den mest professionelle måde at gøre dette på er at skrive datoen helt ud, så f.eks "1. april 2012" (i et forretningsbrev på engelsk: "1. april 2012" eller "1. april 2012"). Indtast datoen venstrejusteret, et par linjer under afsenderens adresse.
4. Adressatoplysninger. Indtast modtagerens fulde navn, titel (hvis relevant) og firmanavn og adresse (i nævnte rækkefølge). Start hvert afsnit på en ny linje. Tilføj en funktion, hvis det er nødvendigt. Juster modtagerens oplysninger til venstre et par linjer under datoen.
5. Vælg den rigtige hilsen. Hilsenen er en vigtig måde at vise respekt på, og hvilken hilsen du vælger vil afhænge af, om du kender den person, brevet er rettet til, hvor godt du kender vedkommende, og hvor formelt jeres forhold er. For et forretningsbrev på engelsk kan du vælge mellem følgende muligheder:
Metode 2 af 4: Hjertet i brevet
1. Vælg den rigtige tone. Tid er penge, som man siger, og det gælder bestemt forretningsmænd. Skriv derfor dit brev i en kortfattet, professionel tone. Sørg for, at dit brev læses problemfrit ved at gå direkte til sagen og holde eventuelle indledende bemærkninger korte i første afsnit. Du kan fx altid starte med "Jeg skriver hermed til dig vedr..." og gå videre derfra.
- Spar dig selv for besværet med at skrive blomstrende overgange, flotte ord eller lange, snoede sætninger – sigt efter at få det, du vil sige, på den glatteste og mest klare måde som muligt.
- For at gøre dit brev endnu mere kortfattet, er det bedst at undgå passive konstruktioner. Efterlad din egen mening og begrænse dig til fakta.
2. Skriv klart og kortfattet. Fortæl læseren præcis, hvad du vil sige. Han eller hun vil kun svare hurtigt, hvis din hensigt er klar og klar. Helt sikkert, hvis du ønsker at opnå et bestemt resultat med dit brev eller ønsker at sikre, at der bliver truffet handling, skal du tydeligt angive, hvad det drejer sig om, og forklare situationen med så få ord som muligt.
3. Hvor det er relevant, kan du bruge en noget løsere tone. Breve er skrevet af mennesker for mennesker. Undgå derfor så vidt muligt standardformuleringer – Du kan ikke opbygge et forhold til nogen med færdige, upersonlige breve. Men brug ikke for uformelt sprog eller slang som "du ved" (du ved),"jeg mener" (Jeg mener), eller sammentrækninger som "vil" (fordi at). Oprethold en forretningsmæssig tone, men vær venlig og hjælpsom på samme tid.
4. Vær altid høflig. Selv at indgive en klage eller rejse et problem kan gøres på en høflig måde. Vis, at du er eftergivende og hjælpsom ved at have empati i modtagerens situation og ved at tilbyde at gøre alt, hvad du kan.
5. Afslut brevet. Opsummer dine pointer i sidste afsnit og forklar enten din handlingsplan eller hvad du forventer af modtageren. Sig altid, at han eller hun kan kontakte dig, hvis der er spørgsmål eller bekymringer, og tak for den opmærksomhed, han eller hun har givet det pågældende brev/emne.
Metode 3 af 4: Afslutningen af brevet
1. Vælg en lås. Ligesom hilsenen kan du bruge låsen til at vise respekt og formalitet. Af "Met vriendelijke groeten" eller "oprigtigt" (Med venlig hilsen) du har generelt altid ret i engelsk, men du kan også tænke på "hjerteligt," "respektfuldt," "Med venlig hilsen" og "Med venlig hilsen." Lidt mindre formelle, men stadig professionelle afsluttende sætninger på engelsk omfatter "Alt det bedste," "De bedste ønsker," "Varme hilsner," og "tak skal du have." Brug et komma efter den afsluttende sætning.
2. Underskriv brevet. Lad omkring fire linjer stå åbne for din underskrift. Underskriv brevet, efter du har udskrevet det, eller, hvis du sender det via e-mail, scan din underskrift og indsæt billedet nederst i dit brev. Det er bedst at bruge blåt eller sort blæk til dette.
3. Indtast dit navn og kontaktoplysninger nederst. Indtast dit navn, telefonnummer, e-mailadresse og andre kontaktoplysninger under din underskrift. Start hver af dataene på en ny linje.
4. Tilføj eventuelt "Vedhæftede filer" Vær venlig. Hvis du har vedhæftet yderligere dokumenter til modtagerens oplysninger, bedes du angive antallet og typen af bilag et par linjer under dine kontaktoplysninger, f.eks "Bilag (2): Curriculum Vitae, brochure."
Metode 4 af 4: Afslutning af brevet
1. Tjek brevet. Måden du præsenterer dig selv på er afgørende, hvis du vil gøre et professionelt indtryk. Sørg for, at modtageren hurtigt kan se, at du har de rigtige muligheder, og at du har kontrol ved at gennemgå dit brev og rette eventuelle fejl. Brug stavekontrollen, men læs også dit brev omhyggeligt, inden du sender det.
- Spørg dig selv, om dit brev er klart og kortfattet. Indeholder brevet afsnit længere end 3 eller 4 sætninger? Hvis ja, se om du kan forkorte den på en eller anden måde.
- Hvis brevet er meget vigtigt, kan du bede en ven eller kollega om at læse det for dig. To ser mere end én, og nogle gange kan et ekstra par øjne hjælpe dig med at opdage fejl eller mærkelige formuleringer, som du ikke selv havde set.
2. Send brevet. Send e-mailen eller post brevet i en forretningskonvolut (anvend om muligt en konvolut med firmalogoet på). Skriv omhyggeligt din egen adresse og adressen på adressaten på den. Fold brevet i tredjedele, så modtageren ser den øverste del først og derefter den nederste del. Sørg for tilstrækkelig porto og send brevet.
Tips
- Brug en god pen til at underskrive brevet.
- Læg altid vægt på den positive side af tingene. Nævn hvad du kan i stedet for hvad du ikke kan. For eksempel, hvis et produkt er udsolgt, skal du ikke fortælle kunden, at du ikke kan levere ordren; i stedet sige, at produktet har været meget efterspurgt og er udsolgt. Så giver du kunden besked, hvornår du kan levere ordren.
- Vær punktlig. Hvis du ikke kan sende et fuldstændigt svar inden for en uge, så lad modtageren vide det og angiv også, hvornår han eller hun kan forvente et fuldt svar.
- Når du skriver et kompliceret brev, er det ofte godt først at udarbejde et udkast.
- Skriv de emner ned, du ønsker at dække i dit brev. Rækkefølgen er ligegyldig.
- For hvert emne skal du lave en liste med nøgleord, eksempler, argumenter og fakta.
- Tjek, at alle emner i dit udkast er relevante for dit formål og din målgruppe.
- Slet alt, der ikke er relevant.
- Sæt informationerne i den rækkefølge, der er mest praktisk for læseren.
Advarsler
- Sørg for, at tonen i dit brev hverken er for kort eller for påtrængende – husk, at du med et forretningsbrev forsøger at opbygge eller forbedre et professionelt forhold.
- Vær forsigtig med smiger. Du kan give et oprigtigt kompliment, men hvis du overdriver det, betyder det, at du er afhængig af komplimenter og smiger for at udføre dit arbejde i stedet for at bruge dine faglige egenskaber.
Artikler om emnet "Skriv et forretningsbrev"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
