Gratis trin for trin instruktioner 
For eksempel kan brevet spørge om status for en ansøgning. Hvis du ikke er involveret i ansættelsesprocessen, bedes du ringe til ansættelseschefen for at tjekke status for ansøgningen, før du svarer. 
Hvis den person, du gav brevet til, tager noget tid om at svare, er det god praksis at svare den oprindelige skribent, at du har videresendt brevet til en, der er mere kvalificeret til at besvare brevet. Dette lader forfatteren vide, at deres besked er blevet modtaget, og at nogen arbejder på det. 
En simpel åbning som "Jeg skriver som svar på dit brev af 13. juni" er perfekt til et svarbrev. Hvis du ikke er den oprindelige person, som modtageren har skrevet brevet til, bedes du oplyse, hvem der har sendt dig brevet. Skriv for eksempel: "Vores kundeservicemedarbejder, Michelle Harris, videresendte dit brev til mig.` 
Angiv, hvad det oprindelige brev spurgte om, og besvar derefter spørgsmålet. For eksempel: `I dit brev spurgte du, hvem der er kontaktperson for spørgsmål fra medierne. Den person er Janet Walters. Hendes e-mailadresse og telefonnummer er som følger.` For længere spørgsmål, brug en nummereret liste til at besvare hvert spørgsmål. Dette er lettere at læse og viser, at alle spørgsmål er blevet dækket. Vær modig, men hold det kort. Et par sætninger pr. spørgsmål burde være nok til at besvare personens oprindelige spørgsmål. 
Brug altid en forstående tone, når du afslår en anmodning, men giv også et bestemt svar. Sig for eksempel: "Jeg kan desværre ikke opfylde denne anmodning. Vi har ikke de oplysninger, du har brug for, og jeg kan ikke sige, hvornår vi har dem.` Hvis du muligvis er i stand til at besvare spørgsmålet med flere oplysninger, så spørg personen om et svar. Sig noget som: "Jeg vil gerne svare på dit spørgsmål, men jeg skal først vide mere om din situation. Hvis det er praktisk for dig, bedes du svare med datoen for din forespørgsel og navnet på den person, du kontaktede, jeg vil svare så hurtigt som muligt.` 
Nogle mennesker foretrækker at åbne deres brev med en tak. Den nøjagtige placering er ikke så vigtig, så længe du takker personen på et tidspunkt. 
Hvis du skriver i hånden eller udskriver brevet, bedes du efterlade plads til din underskrift efter at have udskrevet dit navn. Når du sender en e-mail, er det nok kun at nævne dit navn. 
Det er også klogt at få læst brevet af en ven eller kollega. De kan prøve at sætte sig i modtagerens position og angive, om de ville være tilfredse med svaret. 
Et simpelt `tak fordi du skriver, vi sætter pris på at høre fra dig` kan gøre en stor forskel i tonen i dit brev. Gør sætninger som denne til en vane i dine breve. Giv aldrig indtryk af, at du er irriteret over den person, du skriver. Det er bedre at overdrive med venlighed end at få nogen til at tro, at du er vred eller irriteret. 
Dette er især vigtigt, hvis du driver en virksomhed eller besvarer en kundeserviceforespørgsel. Din klient kan blive frustreret, hvis de skal bruge tid på at læse et langt brev, der kunne have været halvt så langt. Du skal selvfølgelig ikke være så kort, at du ikke svarede på personens spørgsmål. Hvis noget har brug for meget forklaring, så giv det. Men vær ikke lang om substansen og giv ikke mere information end nødvendigt. 
En god tommelfingerregel er at forestille sig, at din læser læser brevet hurtigt. Vil den så være i stand til at se alle de vigtige pointer, du har gjort? Hvis ikke, så forbedre dit sprog og gør det klarere. 
Rediger dit brev ved at spørge dig selv: "Ville nogen, der ikke udfører mit arbejde, vide, hvad jeg taler om?"?Hvis ikke, så skift dit sprog, så almindelige mennesker kan forstå. Dette er en god måde at fjerne jargon fra din skrivning. 
Stol ikke udelukkende på stavekontrol for at finde dine fejl. Disse programmer fanger normalt ikke grammatikfejl. Læs bogstavet ord for ord for at finde dine fejl. Hvis dette er et vigtigt brev, for eksempel adresseret til en forretningspartner, så bed en anden om at læse det også. Et frisk udseende kan opdage fejl, du har overset.
Skriv et svarbrev
Indhold
Et svarbrev er et svar på et brev, der stiller et spørgsmål eller anmoder om oplysninger. Det er hovedsageligt for eksempel virksomhedsmeddelelser. For at komponere et perfekt svarbrev skal du først omhyggeligt gennemgå det originale brev og bestemme, hvad brevskriveren ønsker fra dig. Find derefter alle de yderligere oplysninger, du har brug for for at svare på anmodningen. Skriv et høfligt, klart brev, der adresserer spørgsmålet eller spørgsmålet fra det originale brev. Hold tonen venlig og informativ for at sikre, at din modtager er tilfreds med dit svar.
Trin
Metode 1 af 3: Gennemgang af det originale brev
1. Bestem, hvad der blev spurgt om i det oprindelige brev. Et svarbrev skal omhandle, hvad det oprindelige brev ønskede at vide. Læs det originale brev omhyggeligt. Find ud af, hvad skribenten har brug for, og hvordan man giver den nødvendige information.
- Nogle gange er det ikke så let at afgøre, hvad der bliver bedt om i et brev, især hvis brevet ikke er tydeligt skrevet. Tjek brevet for at finde ud af, hvad den originale forfatter har brug for fra dig.
- Tag eventuelt noter til brevet for at finde ud af, hvad det handler om. Skriv ned, hvad brevet spørger om, og hvordan du kan besvare det.
2. Find ud af, hvilke oplysninger der anmodes om i brevet, hvis du ikke allerede ved det. Hvis det brev, du modtog, beder om oplysninger, kan du måske ikke vide det udenad. Gør hvad du kan for at finde ud af, hvordan du besvarer forfatterens spørgsmål, før du svarer på brevet.
3. Videresend brevet til en anden, hvis du ikke er kvalificeret til at svare. Nogle gange, især i erhvervslivet, sender folk breve til den generelle adresse eller kontaktperson. Hvis du modtager et brev, som du ved, at en anden kan svare meget bedre på, så send det videre til dem for at svare. Dette sikrer, at modtageren får det mest præcise svar som muligt.
Metode 2 af 3: Formulering af svaret
1. Ret brevet til den person, der har anmodet om oplysningerne. Åbn altid med en høflig hilsen såsom "Kære", efterfulgt af personens navn. Hils personen direkte i stedet for en generisk hilsen såsom "Til modtageren". Sidstnævnte er upersonlig og fremstår, som om anmodningen blev håndteret af en computer. I stedet er det mere personligt at hilse på personen ved navn og vise, at der blev udvist omhu med at skrive dette svar.
- Hvis du ikke kender personen personligt, så brug venligst titlerne Sir eller Madam efterfulgt af personens efternavn. Hvis personen har en bestemt titel, såsom Dr., så brug det.
- Hvis du kender personen eller ikke ved, hvad vedkommendes køn er, så brug vedkommendes fornavn.
- Som en god regel starter brevet med samme navn og titel, som personen underskrev sit brev med. For eksempel: hvis brevet er underskrevet med `Drs. -en. Janssen`, start dit svar med `Kære Dr. -en. Janssen`.
2. Angiv, at du svarer på det originale brev. Lad læseren vide i din første sætning, at du svarer på hans eller hendes brev. Dette fortæller læseren, at deres brev er modtaget og behandlet, og hvad formålet med dit brev er.
3. Besvar personens spørgsmål så direkte som du kan. Kom til hjertet af brevet efter åbningen. Ret hvert spørgsmål eller bekymring i personens originale brev så fuldstændigt som muligt. Sørg for at ramme hvert punkt, så personen er tilfreds med dit svar.
4. Angiv venligst tydeligt, hvis du ikke kan efterkomme personens anmodning. Nogle gange kan du ikke opfylde en persons anmodning. Vær direkte omkring dette. Brug ikke et langtrukkent svar til at mildne slaget. Modtageren vil sætte pris på et klart, direkte svar på deres spørgsmål. Husk altid at være høflig og undskylde, mens du gør dette, så du ikke støder modtageren.
5. Tak personen for at skrive. Uanset om du var i stand til at svare på personens anmodning eller ej, så vær altid høflig og tak personen for deres brev. Dette viser, at du værdsætter deres opmærksomhed og fortsætter med at opretholde et positivt forhold til brevskriveren.
6. Underskriv brevet med dit navn og titel. Luk brevet med en formel afslutning såsom "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit navn. Hvis du arbejder for en virksomhed, så skriv din stilling under dit navn.
7. Gennemgå brevet for at sikre, at du har besvaret personens spørgsmål. Din modtager vil blive frustreret, hvis de får et svar, der ikke besvarer deres spørgsmål. Hvis du ikke tilfredsstiller personen, kan det gøre en kunde utilfreds eller skabe mere arbejde til dig, fordi du bliver nødt til at svare på et andet spørgsmål senere. Sørg for, at modtageren er tilfreds ved at besvare deres spørgsmål så fuldstændigt som muligt. Dobbelttjek dit brev og sørg for, at alt fra det originale brev er adresseret. Hvis der mangler noget, skal du tilføje det, før du sender brevet.
Metode 3 af 3: Brug en professionel tone
1. Brug det typiskeformatet på et forretningsbrev. Betragt alle svarbreve som formel forretningskommunikation. Skriv professionelt og i henhold til et normalt forretningsbrev, for at sætte den rigtige tone.
- Øverst til venstre skriv dit navn, titel, virksomhed (hvis relevant) og adresse. Nedenfor skriver du datoen. Skriv til sidst hele navn og adresse på den person, du svarer.
- For maskinskrevne bogstaver skal du bruge marginer på 2,5 cm rundt om kanten. Hold en enkelt linjeafstand i teksten og to mellemrum mellem afsnit.
- Når du skriver bogstavet, skal du bruge en 12-punkts skrifttype og en standardtekstindstilling. Hvis du skriver brevet i hånden, skal du sørge for at skrive læseligt.
2. Få modtageren til at føle sig tilfreds med deres anmodning. Dette er især vigtigt, hvis du driver en virksomhed eller service. Folk skal altid føle, at du værdsætter deres tid og tanker. Tak dem for deres anmodning og brug altid en varm, hjertelig tone, når du skriver.
3. Hold brevet kort, så din modtager kan læse det hurtigt. Respekter din modtagers tid. Forvent ikke, at de læser et tre-siders brev, når et afsnit kan besvare spørgsmålet fint. Venligst adresser problemet i det originale brev, så godt du kan, og send derefter brevet. Tilføj ikke ekstra passager, som ikke behøver at stå i brevet.
4. Skriv tydeligt, så modtageren forstår dit svar. Brug ikke lange sætninger eller komplicerede udtryk. Skriv i et klart, direkte sprog, der ikke vil forvirre din læser. Kortere sætninger er bedst til dette formål.
5. Undgå jargon og tekniske udtryk, som læseren måske ikke forstår. Det har at gøre med at skrive klart. Medmindre du er sikker på, at den person, du skriver til, er en professionel, der forstår tekniske termer, så udelad dem fra dit brev. Erstat fagudtryk med alternative ord, som en ikke-specialist kan forstå.
6. Læs korrektur på dit brev. Slåfejl og andre fejl får din skrivning til at se uprofessionel ud. Læs altid dit brev og ret eventuelle problemer med stavning, grammatik, struktur og tekstflow. Et par minutters ekstra arbejde kan få dit brev til at se meget mere professionelt ud.
Artikler om emnet "Skriv et svarbrev"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
