Gratis trin for trin instruktioner 
Brevmodtageren skal være i stand til at identificere hovedpunktet i brevet inden for fem sekunder, så undgå lange, usammenhængende introduktioner. Du kan indsætte yderligere detaljer eller forklaringer om situationen i afsnittet efter din indledende sætning, men den første linje skal straks henlede opmærksomheden på din klage så tydeligt som muligt. For eksempel kan din åbningssætning lyde: "Jeg skriver for at klage over en ødelagt hårtørrer, som jeg købte hos din virksomhed den 15. juli i din afdeling på A Street, Sample City.` 
Prøv at være så konstruktiv som muligt i dine kommentarer, og foreslå en måde, der vil hjælpe dig og fortsætte forholdet til virksomheden. Hvis du beder om dine penge tilbage eller en anden form for kompensation, samtidig med at du oplyser, at du har til hensigt at flytte til en anden virksomhed, vil de ikke føle sig meget tvunget til at prøve at løse problemet. Hvis du ønsker, at virksomheden skal løse et bredere problem, så skriv det også i dit brev, men indser, at det kan tage tid at gøre det. Truer ikke med en retssag i dit første brev. Det kan være den løsning, du i sidste ende har brug for, men send dit klagebrev først og vent på svar. 
Vær sikker på at du kopier sender enhver dokumentation, du ønsker at inkludere, ikke originalerne. På den måde kan vigtig information ikke gå tabt, hvis du skal vise beviserne til en anden. Sørg også for at angive det nøjagtige antal bilag i brevteksten. For eksempel: `Vedlagt vil du finde en kopi af min originale kvittering, samt en kopi af hårtørrerens garantibevis og serienummeroplysninger.` 
At sætte en tidsgrænse vil også hjælpe med at forhindre dit brev i at blive væk eller glemt, hvilket kan føre til yderligere problemer og vrede mellem dig og virksomheden. Sørg for, at den periode, du giver, er rimelig. En uge eller to er normalt nok, selvom dette vil variere afhængigt af, hvad din anmodning er. 
Afslut brevet med Med venlig hilsen eller Venlig hilsen (sidstnævnte er lidt mere formelt). Undgå uformelle afsluttende formler som "Hilsen". 
Undgå overdreven detaljering eller lange diatriber eller monologer. Prøv at holde dit brev begrænset til den ene side, eller mindre end omkring 200 ord. 
Håndhævelse af respekt omfatter en række ting, såsom kvaliteten af det anvendte sprog, din viden om dine rettigheder og virksomhedens ansvar samt en professionel præsentation af brevet. Alle disse ting giver dig troværdighed, hvilket burde have en positiv effekt på svaret på dit brev. 
Skriv altid dit brev på en computer, det gør det lettere at læse og ser meget pænere ud. Hvis du skal skrive dit brev i hånden, skal du sørge for, at din håndskrift er klar og læselig, uden overstregede ord eller blækpletter. For at skrive din signatur skal du efterlade et tomt felt nedenfor Med venlig hilsen eller Venlig hilsen hvor du skal sætte din underskrift. Indtast dit navn under dette felt, så det er let læseligt. Hold brevet pænt og veloplagt, med afsnit af omtrent samme størrelse. 
Det er bedre at starte med kundeserviceafdelingen, før du går højere, i stedet for at gå direkte til toppen. Dette skyldes, at kundeserviceafdelingen er mere erfaren i at håndtere denne type klager, og breve til den administrerende direktør vil sandsynligvis blive videresendt til denne afdeling. Hvis dette er tilfældet, kan kundeservicemedarbejdere automatisk begynde at se dig i et ugunstigt lys, fordi du forsøgte at gå hen over hovedet på dem. Husk, at hvis du skriver et brev til en CEO eller CEO, skal det være ekstra klart, kortfattet og velskrevet, da de sandsynligvis ikke ved noget om hændelsen endnu. 
Skriv et klagebrev til en virksomhed
Indhold
At skrive et klagebrev er noget, de fleste skal gøre på et tidspunkt. Uanset om du er utilfreds med en virksomheds produkt eller service, er det normalt muligt at løse problemet på en gensidigt fordelagtig måde gennem et fast, men høfligt klagebrev. At skrive et klagefirma burde ikke være svært eller skræmmende - du skal bare tydeligt angive fakta og høfligt bede om en løsning.
Trin
Metode 1 af 3: At skrive dit klagebrev
1. Adresser dit brev til kundeserviceafdelingen. Hvis du skriver et klagebrev, har du størst chance for succes, hvis du sender brevet til virksomhedens kundeserviceafdeling. Kundeserviceafdelingen er vant til at behandle klager, og dit brev vil sandsynligvis blive behandlet effektivt og effektivt.
- Prøv at finde ud af navnet på lederen eller direktøren for kundeservice, og adresser dit brev til ham eller hende personligt. Start dit brev med Kære gentleman eller fru, efterfulgt af deres efternavn. Hvis du ikke kan finde kundeservicechefens navn, så skriv bare Kære hr. / frue.
- Du bør kunne finde adressen til kundeserviceafdelingen på virksomhedens hjemmeside, eller på virksomhedens kampagne- eller reklamemateriale eller på produktemballage eller etiketter.
2. Kom hurtigt til sagen i dit brev. Den allerførste linje i dit brev skal tydeligt angive, hvorfor du skriver brevet, og hvad din klage præcist er. Angiv så mange relevante fakta som muligt, herunder dato, tidspunkt og sted, hvor du foretog købet eller modtog tjenesten, sammen med eventuelle relevante serie- eller modelnumre.
3. Angiv specifikt hvilket resultat eller middel du gerne vil se. Hvis du ønsker en ombytning, dine penge tilbage, en reparation eller anden form for kompensation, bedes du angive dette tydeligt i dit andet afsnit. Dette vil hjælpe med at undgå at få et standardbrev og give modtageren noget at arbejde med.
4. Vedlæg kopier af støttedokumenter. Dette kan omfatte kvitteringer, garantikort, kopier af checks, du har sendt og, hvis det er relevant, fotos eller videoer. Al dokumentation skal ledsage dit brev.
5. Giv dem en vis tid til at løse problemet. Det kan hjælpe at angive en nøjagtig tidsperiode, inden for hvilken du gerne vil have problemet løst. Dette vil give dig ro i sindet og hjælpe med at løse problemet hurtigt.
6. Luk brevet respektfuldt. Tak til modtageren for deres hjælp, og lad dem vide, hvordan og hvornår de kan kontakte dig for at løse problemet. Dette vil gøre deres arbejde meget lettere, så du kan se frem til et mere effektivt resultat.
Metode 2 af 3: Brug den korrekte tone og format
1. Vær høflig. Du kan være vred, og du kan have ret, men at være uhøflig vil kun gøre modtageren defensiv. Skriv i en respektfuld tone og undgå for enhver pris truende, vrede eller sarkastiske kommentarer. Husk, at den person, der læste dit brev, ikke var direkte ansvarlig for, hvad der skete, og de vil være meget mere positive og villige til at hjælpe en høflig, høflig kunde end en vred, anklagende.
- Husk, at den virksomhed, du skriver til, ikke er rettet mod dig. De fleste virksomheder har en interesse i at holde deres kunder glade.
- Du vil være meget mere succesfuld, hvis du behandler modtageren som en, der ønsker at hjælpe dig, i stedet for at antage, at de har ondsindede hensigter.
- Skriv ikke, når du er sur. Vent med at skrive dit brev, indtil du er faldet til ro. Eller hvis du foretrækker det, skriv brevet, mens dampen stadig kommer ud af dine ører, og vent derefter en dag eller to, før du sender det. Du vil sikkert gerne omformulere tingene, for at fjerne de skarpe kanter.
2. være kortfattet. Kundeservicemedarbejdere kan modtage hundredvis af breve om dagen, så det er vigtigt, at du hurtigt kommer til sagen, så de ved præcis, hvad de har med at gøre, så snart de begynder at læse. Hvis dit brev er for langt eller detaljeret, vil læseren læse det groft og ende med ikke at have en klar idé om det præcise problem eller din ønskede løsning.
3. aftvinge respekt. At håndhæve respekt i dit brev giver den rigtige tone og fortæller virksomheden, at din klage skal tages alvorligt. Det gælder især ved mere alvorlige klager, som kan have betydelige økonomiske konsekvenser.
4. Organiser dit brev på en klar og korrekt måde. At formatere dit brev på en professionel måde vil som nævnt ovenfor have en positiv indflydelse på, hvordan din klage modtages. Sæt dit navn, adresse og dato øverst til venstre efterfulgt af navnet eller titlen på den person, du skriver til, sammen med virksomhedens adresse lige over brevets tekst.
5. Tjek stavning og grammatik. Forkert stavning og grammatik kan have negativ indflydelse på, hvordan din klage modtages. Sørg for at bruge en stavekontrol på din computer, før du udskriver brevet, eller få en anden til at læse det, før du sender det.
Metode 3 af 3: Opfølgning
1. Vent, indtil den tidsfrist, du har givet, er forbi. Vær tålmodig og gør intet, før fristen i dit første brev er overstået. Hvis denne dato passerer, og du stadig ikke har hørt noget, kan du følge op med et telefonopkald eller e-mail for at sikre, at brevet er modtaget. Det er altid bedst at give virksomheden fordelen af tvivlen.
- Hvis du stadig ikke har modtaget nogen information i forhold til dit brev, eller hvis du har, men situationen ikke er blevet løst tilfredsstillende, kan du gå videre med at sende din klage til en højere oppe.
2. Bearbejd kommandostrukturen. Hvis det ikke lykkes dig at handle med direktøren for kundeservice, så prøv at finde ud af, hvem der er højere og skriv til denne person. Hver gang du bevæger dig op ad stigen, det være sig fra kundeservicerepræsentant til direktør til næstformand til administrerende direktør, tilføjer du den korrespondance, du havde på det tidligere niveau. På den måde vil din nye repræsentant i virksomheden vide, hvad der foregår, og det er sandsynligt, at problemet kan løses uden at gå i retten.
3. Hvis du vil starte en retssag, så gå til en advokat. Han eller hun vil vide, hvad han skal gøre. Husk på, at retssager er en sidste udvej, og hvis du nævner det med det samme i dit brev, vil du anlægge en negativ tone og risikere at sidespore krav om erstatning. Det kan også vise sig negativt for dig, hvis de opdager, at du bluffer.
Tips
- Før du skriver, skal du bruge et øjeblik på at tænke over, hvad der skete. Når du har tænkt over alt og ved præcis, hvad du vil have, og hvordan du beder om det, er du klar til at skrive dit brev.
- Sørg for, at dit brev indeholder dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer (hjem, arbejde og mobil, hvis det er muligt). Bed også om læserens detaljer, så I begge kan holdes orienteret om eventuelle fremskridt med din klage.
- Læs det igen og sørg for, at alt er sandt, oprigtigt og verificerbart.
- band ikke. Husk du vil have kompensation eller en løsning, og det hjælper ikke at fornærme din læser. Hvis du vil bruge et stærkere sprog, så undgå den passive stemme og brug ord, der er mere direkte og beskrivende. måske var du det chokeret eller følte du overhovedet afsky, stærkere ord end blot skuffet.
- At sende din klage skriftligt har en stærkere effekt end at sende virksomheden en e-mail, fax eller kommentarer på deres blog eller hjemmeside. De fleste virksomheder behandler formelle skriftlige klager med højere prioritet.
- Hvis du skriver for at klage over en bestemt person, skal du begrænse dit brev til vedkommendes mangler og ikke klage over organisationen som helhed. Hvis du skriver for at klage over virksomhedens politikker, skal du ikke støde lytteren eller politikkerne. Fortæl bare dit problem og hvordan du vil have det løst.
- Send ikke vidneforklaringer under ed. Faktisk, hvis du tror, at du måske i sidste ende bliver nødt til at gå i retten, vil du sandsynligvis tilbageholde ikke kun vidneforklaringen, men også hendes navn. Husk også, at det nok ikke er billigt at gå i retten. I de fleste tilfælde er det bedre at nå til enighed uformelt eller højst via et tvisteudvalg.
- Der findes forbrugerhjemmesider, hvor du kan klage og se, om andre har stået i samme situation med den specifikke virksomhed.
- Gem kopier af al korrespondance og de datoer, dine breve blev sendt.
Advarsler
- Det er ulovligt at skrive et brev, der truer med fysisk overfald, ødelæggelse af ejendom eller et angreb på sundhed eller sikkerhed. En trussel kan tolkes som intimidering og kan føre til en retssag og kan medføre bøder eller endda fængselsstraf. Gør dig selv en tjeneste og slip for trusler. Sæt dem ikke på papir og send dem ikke!
Artikler om emnet "Skriv et klagebrev til en virksomhed"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
