Gratis trin for trin instruktioner 
Hvem skal læse rapporten? Inkluder alle i din målgruppe, som med rimelighed kunne bruge rapporten. Hvis du skriver til forskellige typer læsere, skal du inkludere alle de nødvendige oplysninger, så selv den mindst informerede læser nemt kan forstå det. Brug dog overskrifter til hvert afsnit, så de informerede læsere kan springe information over, som er overflødig for dem. Du kan også inkludere sektioner for hver målgruppe for at imødekomme deres individuelle behov. 
Finansielle detaljer Tabeller Grafer Statistikker Undersøgelser Spørgeskemaer Samtaler med eksperter, kolleger, kunder mv. 
Har projektets løbetid ændret sig? Hvilke opgaver har du udført siden sidste statusrapport? Hvilke opgaver vil du lave næste gang?? Er du på vej til at gennemføre projektet til tiden? Hvis ikke, hvorfor? Hvilke flaskehalse er du stødt på, og hvordan vil du løse dem? Har du lært noget i denne måned? 
I de fleste tilfælde bør du starte rapporten med at forklare resultaterne og konklusionerne eller anbefalingerne. Forklar derefter, hvordan du kom til dette punkt, og din begrundelse, hvis nogen. Hvis du er ved at komme med en kontroversiel konklusion eller anbefaling, så forklar først processen og ræsonnementet, så din målgruppe vil være i stand til at forstå, hvorfor du kom op med denne idé. 
Du behøver ikke at opsummere hele rapporten. Fokuser kun på hovedideerne i rapporten, såsom de vigtigste anbefalinger eller konklusioner, du præsenterer. Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over. 
Brug titler og overskrifter til hvert afsnit for at gøre rapporten let at læse. Hvis du skriver en statusrapport, behøver du normalt ikke at inkludere en indholdsfortegnelse, medmindre din chef foretrækker. Tilføj dog titler og overskrifter for hvert afsnit for at gøre det nemmere at navigere i rapporten. 
Introduktionen behøver ikke at være lang. Vær direkte og specifik, så læseren forstår sammenhængen og formålet uden en lang forklaring. Skriv to til fire afsnit til introduktionen. I en statusrapport bør indledningen ikke indeholde mere end et eller to afsnit. Den skal opsummere projektet og hvad du håber at opnå. Du kan også angive, hvad du allerede har gennemført, og hvad du vil gøre derefter. 
I de fleste tilfælde indeholder dette afsnit et indledende afsnit og en liste over de konklusioner, du har draget. Sådan ser en konklusion ud: `1. Vores befolkning bliver ældre, hvilket fører til flere sundhedsrisici for vores kunder.` Når du skriver en statusrapport, har du ingen resultater eller konklusioner at fremlægge. Angiv i stedet dine præstationer eller de udførte opgaver i afsnittet efter din introduktion. Du kan også skrive et kort afsnit på to til fire sætninger i dette afsnit. Normalt er en liste dog tilstrækkelig. Du kan liste: `Rejste 200 € for at betale for festivalteltet`, `Kontrakteret med festplanen for at styre festivalplanen` og `1500 beboere blev undersøgt for at indsamle offentligt input.` 
For eksempel kan du skrive: `1. Træn alle medarbejdere til at udføre CPR.` Når du skriver en statusrapport, oplister du i stedet de opgaver eller mål, du ønsker at nå i den kommende arbejdsperiode. Du kan f.eks. angive "Find festivalleverandører", "Godkend festivaldesigns" og "Bestil salgsfremmende plakater". 
Dette inkluderer en længere diskussion af forskningen og evalueringerne. Dette afsnit skal være det længste i rapporten. Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over. Inkluder i stedet et afsnit om de forhindringer, du stødte på, mens du arbejdede på projektet, og hvordan du håndterede dem. Du kunne skrive: `Mange beboere returnerede ikke undersøgelsen, fordi den ikke var stemplet. I fremtiden vil vi inkludere forudbetalt post i vores undersøgelser eller give beboerne mulighed for at udfylde deres undersøgelse digitalt.` 
Medmindre andet er angivet, skal du bruge APA-format til forretningsrapporter. Du kan springe dette afsnit over, hvis du er ved at udarbejde en statusrapport. 
For eksempel: `Bilag A`, `Bilag B` og `Bilag C.` Hvis du skriver en statusrapport, behøver du ikke inkludere dette afsnit. 
Du kan skrive: "Kunstfestivalplanlægningsprojektet er på vej og vil blive afsluttet efter tidsplanen. Vi har gennemført 90 % af vores forplanlægningsaktiviteter og flytter nu vores fokus til at indkøbe det nødvendige udstyr. Projektet har ingen udestående forhindringer, men vi vil tage fat på eventuelle fremtidige forhindringer undervejs.` 
Du kan skrive "Indkomst steg 50 % for fjerde kvartal" i stedet for "Indkomst steg 50 % for at skabe stor omsætning i fjerde kvartal.` 
Bemærk venligst, at nogle arbejdsrapporter kan være ret lange, da de kan indeholde meget information. Din skrivning skal dog altid være kortfattet. Det er fint at skrive, "Salget steg i det sidste kvartal, efter at salgsstyrken anvendte cold calling," snarere end: "Vi oplevede en eksponentiel stigning i omsætningen i det sidste kvartal, da vores talentfulde og dedikerede sælgere vendte til potentielle kunder, begyndte at ringe for at spørge dem. at købe flere produkter.` 
I stedet for at skrive: "Uengagerede medarbejdere har lav moral, hvilket gør kontoret til en sjælløs maskine," kunne du skrive: "Personal, hvis produktivitetsscore var lavere end andre rapporterede at føle sig uengagerede.".` 
Hold dit sprog professionelt gennem hele rapporten. 
Hvis det er muligt, så bed en anden om at tjekke rapporten for dig, da det er svært at få øje på dine egne fejl. Hvis tiden tillader det, bør du lægge rapporten til side i mindst 24 timer, før du gennemgår den.
At skrive en arbejdsrapport
Indhold
At skrive en arbejdsrapport kan være imponerende, selvom det måske er nemmere, end du måske tror. Arbejdsrapporter bruges normalt til at forklare fremskridtene i et arbejdsprojekt eller til at give konklusioner og anbefalinger vedrørende problemer på arbejdspladsen. For nemt at skrive en effektiv arbejdsrapport, start med at overveje dit mål, dit publikum, forskningen og budskabet. Forbered derefter din rapport ved hjælp af et standard forretningsrapportformat. Endelig kan du ændre rapporten for at gøre den effektiv.
Trin
Del 1 af 3: Planlægning af en arbejdsrapport
1. Bestem formålet og emnet for rapporten. Måske har nogen bedt dig om en rapport. Målet eller emnet er sandsynligvis inkluderet i anmodningen. Hvis du ikke er sikker på, hvad målet eller emnet er, så overvej, hvad du formidler til dit publikum. Du kan også bede din chef eller supervisor om afklaring.
- Målet kan for eksempel være at analysere et forretningsproblem, forklare resultaterne af et projekt, du har arbejdet på, eller give din vejleder et overblik over dit arbejdsforløb.
2. Bestem den tone og det sprog, der passer til målgruppen. Overvej, hvad målgruppen allerede ved, samt den jargon, de vil forstå. Når du skriver en arbejdsrapport, kan du ofte bruge mere fagligt sprog og jargon, end når du skriver til den brede offentlighed.
3. Saml din forskning og støttemateriale, hvis det er relevant. Medtag det materiale, du har brugt til at drage konklusioner eller udvikle anbefalinger. Det vil du henvise til, når du udarbejder rapporten, og du skal muligvis medtage den i rapportens bilag. Disse er den slags ting, du kan medtage, når du udarbejder rapporten:
4. Se dine fremskridt, når du skriver en statusrapport. En god statusrapport giver et hurtigt overblik over det arbejde, du har udført, hvad du skal lave, og om projektet er på vej. Det er bedst at tænke på det som et svar på spørgsmål, folk har om dit projekt. Her er, hvad du skal inkludere i din rapport:
5.Skab et overblik med de oplysninger, du skal have med i din rapport. Skriv dine ideer ned i en oversigt og brug dette som skrivehjælp. Mens du gør dette, skal du udvikle overskrifter til din rapport for at hjælpe dig med at organisere, hvad du skal sige. Oversigten behøver ikke at være pæn eller veludviklet, for den er kun til personlig brug.
Del 2 af 3: Udarbejdelse af en arbejdsrapport
1. Brug en forside eller titelside. Titelbladet skal indeholde rapportens navn efterfulgt af datoen – på en separat linje – hvor du har indsendt den. På en tredje linje nævner du navnene på alle forfattere. Skriv derefter navnet på din organisation på den fjerde linje.
- I nogle tilfælde kan du også tilføje et motivationsbrev for at forklare, hvorfor du har skrevet rapporten, hvad den indebærer, og hvad du synes, du skal gøre næste gang. Dette er mere almindeligt med rapporter, der har taget lang tid at udarbejde eller kræver yderligere forklaring, før læseren selv ser rapporten.
- Med en statusrapport angiver du dit navn, projektnavn, dato og rapporteringsperiode på en titelside. Placer hvert element på en separat linje. Du kan mærke hver linje med `navn`, `projektnavn`, `dato` og `rapporteringsperiode`, eller du kan blot angive oplysningerne.
- Spørg din chef, om der er nogle specifikke anbefalinger til udarbejdelse af din arbejdsrapport. Han eller hun er den bedste kilde til at udarbejde din rapport.
2. Giv en oversigt over de vigtigste oplysninger. Medtag dine konklusioner, motiver og anbefalinger. Dette giver dig mulighed for at forstå hovedpunkterne i din rapport uden at skulle læse rapporten i sin helhed. Du behøver ikke at skrive en detaljeret forklaring, men læseren skal kunne forstå, hvad rapporten handler om. Resuméet skal være fra én til fem sider.
3. Integrer en indholdsfortegnelse med det, der er i rapporten. Angiv sektionsoverskrifterne i indholdsfortegnelsen, samt sidetallene, hvor sektionen begynder. Giver læserne mulighed for nemt at navigere gennem rapporten for at finde de nødvendige oplysninger.
4.Skriv en introduktion at give et overblik over rapporten. Fortæl læseren, hvorfor du skrev denne arbejdsrapport. Opsummer konteksten omkring rapporten og forklar dit mål. Angiv de spørgsmål, du vil besvare, eller det problem, du vil løse. Angiv rapportens deadline og en handlingsplan med dens indhold.
5. Forklar de resultater eller konklusioner, du præsenterer. Giv et grundlæggende overblik over den forskning eller de evalueringer, du har gennemført i forbindelse med dette projekt. Diskuter og fortolk derefter dine observationer, og hvordan de relaterer sig til rapportens emne.
6. Giv dine anbefalinger for fremtiden. Dine anbefalinger bør forklare, hvad der vil ske i fremtiden. Forklar, hvad løsningerne vil medføre, og hvordan de hænger sammen med dine konklusioner. Efter at have skrevet din forklaring, giv dine anbefalinger i form af handlingspunkter i en nummereret liste. List dine anbefalinger fra vigtigst til mindst vigtig.
7. Diskuter processen og ræsonnementet, der førte til dine konklusioner. Forklar, hvordan du greb emnet, problemet eller problemstillingen an. Tjek dine observationer og forklar derefter, hvordan de fører til dine anbefalinger. Opdel diskussionen i forskellige sektioner med overskrifter, der fortæller læseren, hvad der er i den sektion.
8. Angiv alle referencer, du brugte ved udarbejdelsen af rapporten. Referencer kan omfatte magasinartikler, nyhedsartikler, interviews, undersøgelser, spørgeskemaer, statistikker og anden relateret information. Citér disse referencer i slutningen af rapporten og referer til siden som `Referencer`.
9. Giv vedhæftede materialer såsom undersøgelser, spørgeskemaer eller e-mails. Ikke alle arbejdsrapporter behøver vedhæftede filer. Du kan dog inkludere dem, hvis du vil give læserne materiale, du har refereret til, eller hvis du vil give yderligere oplysninger for at hjælpe dem med bedre at forstå emnet eller dine observationer. Mærk hver vedhæftet fil med et separat bogstav.
10. Afslut en kort konklusion sammen med et resumé af dine observationer eller fremskridt. Du behøver måske ikke at konkludere, men at skrive det kan være en fin opsummering af din indsats. Hold din konklusion til tre til fire sætninger, der opsummerer de oplysninger, du præsenterede i din rapport.
Del 3 af 3: Gør rapporten effektiv
1. Brug klare overskrifter til at hjælpe dit publikum med at navigere i rapporten. Skab overskrifter, der er direkte og gå direkte til sagen. Læseren skal vide præcis, hvad rapporten indeholder.
- Overskrifterne kunne være: Introduktion, Fuldførte opgaver, Mål for det næste kvartal, Forhindringer og løsninger og Konklusion.
- Juster sektionerne med oplysningerne i rapporten.
- I en statusrapport er læserne sandsynligvis din vejleder, teamet eller kunderne.
2. Brug et enkelt og direkte sprog til at formidle dine ideer. En arbejdsrapport behøver ikke at indeholde svære ord og kreative sætninger. Du skal bare formidle din pointe til læseren. Udtryk dine ideer med de enklest mulige ord og præcist.
3. Skriv kort for at gøre rapporten så kort som muligt. Unødvendig skrivning spilder både din og læsernes tid. Vær ikke overfladisk og gå direkte i gang.
4. Udtryk dine ideer i objektivt og ikke-emotionelt sprog. Hold dig til fakta og lad læseren drage deres egne konklusioner baseret på et objektivt syn på emnet. Selvom du måske kommer med anbefalinger til et problem, så prøv ikke at fremkalde læsernes følelser for at overbevise dem. Lad læseren danne deres egne ideer og dømmekraft baseret på et objektivt syn på fakta.
5. Undgå at bruge slang såvel som ordet `jeg` i de fleste rapporter. Det kan være hensigtsmæssigt at bruge `jeg` i en statusrapport, når du skriver om et projekt, du arbejder med alene. Hvis ikke, så lad være med at bruge ordet `jeg` eller anden slang i din arbejdsrapport. Det er dog okay at bruge `dig`, når du målretter en sætning.
6. Gennemgå din rapport for at sikre dig, at den ikke indeholder nogen fejl. Grammatik- og stavefejl underminerer fagligheden i din arbejdsrapport. Det er vigtigt, at du gennemgår rapporten for at sikre, at du ikke har brugt tastefejl, forkerte formuleringer eller misbrugte ord. Det er bedst at tjekke rapporten mindst to gange.
Tips
- Når du har skrevet din første arbejdsrapport, kan du bruge den som skabelon til fremtidige rapporter.
- Du har sikkert allerede en arbejdsrapportskabelon på din arbejdsplads. Spørg din vejleder for at se, om du kan bruge en skabelon til din rapport.
- Hvis det er muligt, så baser dit rapportformat på en eksisterende arbejdsrapport fra din virksomhed eller organisation. Tjek filer på dit kontor, eller bed en kollega eller supervisor om en kopi af en eksisterende rapport.
Advarsler
- Hvis du bruger en eksisterende rapport som eksempel, skal du ikke kopiere ordlyden i den. Dette er plagiat og vil sandsynligvis føre til professionelle konsekvenser.
Artikler om emnet "At skrive en arbejdsrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
