Gratis trin for trin instruktioner 
Kom hellere ikke med påstande som f.eks, "Jeg tror, at vi alle ville være meget gladere, hvis vi kunne gå i afslappet tøj på fredag." Det ville være bedre at forske i undersøgelser af mulig højere moral på kontoret, når medarbejderne får mere autonomi i deres tøjvalg, og nævne det i dit notat. 
Prøv f.eks. følgende: "Ifølge vores fund,..." eller "Forskning fra EPA viser det...". 
Vælg også en simpel skrifttype, såsom Times New Roman. Nu er det ikke tid til at lege med "sjove" skrifttyper som Comic Sans (der bliver gjort grin med, hvis du vælger denne)!). 
Det er normalt ikke nødvendigt at indrykke afsnit. 
Som et forslag til en idé eller løsning. Hvis du for eksempel mener, at du har en løsning på problemerne med overarbejde, kan du skrive disse ideer i et notat og sende dem til dine vejledere. At opdele opgaver. For eksempel kan afsendelse af et notat være en effektiv metode til at tildele ansvar for en kommende konference, som din afdeling er vært for. som rapport. Du kan også sende et notat for at opdatere dine kolleger om en nylig begivenhed, give en opdatering om et projekt, som en statusrapport eller rapportere om resultaterne af en undersøgelse. 
De skal være kortfattede, klare og lette at læse for travle personer. Så det er vigtigt, at vigtig information ikke overses. Ved at holde notatet fokuseret, vil dit budskab blive godt modtaget og forstået. 
Du vil for eksempel skrive en anden type notat, hvis du vil informere kollegerne om planerne for en overraskelsesfest for folkene på kontoret på sommerfødselsdage, sammenlignet med dem til din vejleder om resultaterne af din månederlange research. 
TIL: Navnene og titlerne på alle, der modtager dit notat. FRA: Angiv dit fulde navn og titel. DATO: Angiv venligst den fuldstændige og korrekte dato - glem ikke at inkludere året. Emne: Giv en kort, men specifik beskrivelse af, hvad notatet handler om. Bemærk, at det også er kutyme at angive emnet med "m.b.t.:" (en forkortelse af med hensyn til) eller "Vedrørende:". 
Det er dårlig forretningspraksis at sende dit notat til alle i virksomheden, hvis det kun vedrører eller berører nogle få personer. Folk bliver hurtigt overvældet af et stort antal memoer og kan begynde at ignorere dem eller ikke læse dem omhyggeligt. 
Husk dette, når du udfylder oplysningerne for alle på modtagerlisten: medtag de involveredes fulde navne og virksomhedstitler. 
Har de for eksempel en ph.d.?? Hvis ja, er det generelt en god idé at henvise til dem som Dr. hvad er deres titel? Er de for eksempel en næstformand eller en dekan? Hvis ja, bør du adressere dem som sådan i dit notat. 
For eksempel: "Ny kunde" er ret vag, og hvis nogen kigger i deres egne filer fra et par uger eller dage siden, vil de have svært ved at finde dit notat. Noget ville være bedre, "Fremskridtsrapport om forskning i at udvide kundebasen". 
Dette er tænkt som en hurtig og effektiv måde at formidle vigtig information på, og det skal være klart for dit publikum, hvem der vil og ikke vil få notatet. 
For eksempel, "Jeg skriver dette pga...". Indledningen skal give et kort overblik over, hvad modtagerne kan forvente af notatet. 
Hold det kortfattet - et par sætninger eller et kort afsnit er nok. 
Du kan for eksempel vælge at organisere kerneoplysningerne efter tekstens betydning, eller hvis du forklarer en procedure, nedbryde kernedelene af dit notat, så de svarer til de forskellige stadier i processen. 
For eksempel kan du inkludere alle følgende afsnit, når du skriver om en kommende kontorflytning: "Nyt sted til vores hovedkontor," "Vigtige retningslinjer for kontorpakning", og "Tidslinje for afslutningen af kontorflytningen." 
De individuelle afsnit eller afsnit i dit notat bør kun fokusere på én idé. 
Denne standardsidebegrænsning gælder for et dokument med almindelig tegnafstand og tomme linjer mellem afsnit. 
Men hvis de oplysninger, du skitserede, var komplicerede, eller hvis du sendte et notat, der er længere end normalt, kan det være nyttigt for dig kort at opsummere de vigtigste punkter. 
Hvad er formålet med notatet? Vil du have, at modtagerne gør noget? Skal de svare på en bestemt dag? Hvis ja, angiv venligst dette tydeligt. Hvis der ikke kræves yderligere handling, så skriv en simpel afsluttende sætning, som f.eks "Det vil jeg gerne diskutere yderligere" eller "Lad mig vide, hvis du har spørgsmål eller kommentarer". 
Hvis det er sædvanligt at underskrive formelt (f.eks, "Med venlig hilsen fru Smith"), gør dette selv. Selvom du springer underskriften over, kan du stadig inkludere dine initialer i slutningen af dokumentet. 
Du skal også henvise til de vedhæftede filer i selve notatet. Hvis du for eksempel underretter dine medarbejdere om en kommende kontorflytning, kan du skrive noget i stil med følgende: "Vi sigter efter at være klar med flytningen i slutningen af dette kvartal. Se den vedhæftede tabel 1 for en mere detaljeret tidsplan." 
Overvej ikke at sende den i et stykke tid efter den første korrekturlæsning, hvis det ikke haster. Hvis du gennemgår notatet efter en time eller to, vil du muligvis bemærke fejl, som du oprindeligt overså. Hvis notatet indeholder følsomme oplysninger, bedes du gennemgå virksomhedens politikker for at se, hvem der kan gennemgå notatet for dig og give den endelige godkendelse af dets indhold.
Skriv et notat
Indhold
Et memorandum - almindeligvis kendt som et notat - er et dokument, der normalt bruges til intern kommunikation mellem kolleger eller medarbejdere i en afdeling. Denne wikiHow leder dig gennem processen med at skrive et forretningsnotat.
Trin
Del 1 af 3: Indstilling af sprog og formateringsindstillinger
1. Undgå alt for uformelt sprog. Generelt skal dit sprog være enkelt og simpelt, men ikke for corporate. Brug ikke en alt for hverdagsagtig samtaletone i dit notat.
- Undgå for eksempel at skrive ting som, "Hej gutter! TGIF eller ej? Pyt, jeg ville bare diskutere en vigtig forretningssag."
- I stedet er det bedre at komme direkte til sagen: "Dette er statusrapporten for Project Z".
2. Undgå følelsesmæssigt sprog. Det er også bedst at holde en neutral tone og undgå følelsesladet sprog. Gør dit bedste for at citere fakta og beviser til støtte for dine påstande.
3. Brug retninger. Når du citerer beviser eller henviser til en kilde, skal du sørge for at bruge et sprog, der lader læseren vide, hvad du gør.
4. Vælg en passende skrifttype og -størrelse. Dit notat skal være let at læse, så det er bedst at undgå ekstremt små skrifttyper - 11 eller 12 punkter er standard.
5. Brug standardmargener til dit notat. 1-tommers marginer er almindelige for forretningsnotater, selvom nogle tekstbehandlingsprogrammer har forudformaterede kreditnotaskabeloner med lidt bredere marginer (f.eks. 1,25 tommer).
6. Brug enkelt linjeafstand til dit dokument. Firmamemoer oprettes normalt ikke med dobbelt mellemrum 2. For at holde antallet af sider lavt, er det bedst at bruge enkelt-mellemrum, men efterlade tomme linjer mellem individuelle afsnit eller afsnit.
Del 2 af 3: Forberedelse til at skrive et forretningsnotat
1. Gad vide om notatet skal sendes. Hvis du har brug for at underrette flere personer på dit team om en vigtig forretningssag, er det en god idé at sende et notat. Du kan endda sende et notat, hvis du kun kommunikerer med én person, for eksempel hvis du gerne vil have korrespondancen mørklagt.
- Dog kan det i nogle tilfælde være nemmere blot at tale direkte med den pågældende.
- Nogle oplysninger kan også være for følsomme til at indsætte i et notat.
2. Bestem, hvad dit mål er med notatet. Afhængigt af dit specifikke formål vil indholdet og organisationen af dit notat ændre sig. De fleste notater er skrevet af følgende årsager:
3. Begræns emnet. Du arbejder måske på mange projekter på samme tid og fristes til at sende et notat for at holde dine kolleger, overordnede eller kunder informeret om alt, hvad du arbejder på i øjeblikket. Husk dog, at firmanotater bør fokusere på ét problem.
4. Tænk på dit publikum. Indholdet, stilen og tonen i dit notat vil afhænge af den påtænkte målgruppe, så tænk grundigt over, hvem der skal modtage dit memo.
Del 3 af 3: Udarbejdelse af dit forretningsnotat
1. Tag dit memo. Der er mange forskellige typer af erhvervskorrespondance. Standardproceduren for et notat er også at give dokumentet titel som sådan.
- For eksempel: skriv `Memo` eller `Memorandum` øverst på siden.
- Det er op til dig, om du vil retfærdiggøre titlen til venstre eller centrere den. En god tommelfingerregel er at bruge de firmanotater du har modtaget som eksempel, og kopiere formateringen.
2. Skriv overskriften på dit notat. Den første del af dit notat skal indeholde fire vigtige oplysninger. I senere trin vil du finde mere detaljeret information om hver del.
3. Forbered omhyggeligt din modtagerliste. Sørg for at inkludere alle, der har brug for at blive informeret. Begræns distributionen af dit notat til dem, der har brug for at vide det.
4. Brug de korrekte navne og titler til personerne på din modtagerliste. Selvom du vejleder din chef, er det bedre at holde skriftlig korrespondance mere formel. For eksempel ringer du måske til hende "Susan" når du mødes i salen, men af hensyn til dit notat, henvend dig til hende som "Fru Willems" eller "dr. Willems".
5. Tjek de korrekte titler på de personer, du sender et eksternt notat til. Hvis du sender et notat til en person uden for dit kontor, er det også vigtigt at finde ud af den korrekte titel. Tag dig tid til at undersøge deres profil; deres personlige oplysninger vil sandsynligvis blive opført på deres virksomheds hjemmeside.
6. Komponer omhyggeligt emnelinjen. Din emnelinje er beregnet til at være kort, men også klar og ikke for generel.
7. Spring hilsningen over, hvis det er nødvendigt. Det er op til dig, om du vil starte et notat med en hilsen, som f.eks "Kære fru Winters" eller "Kære kollegaer". Husk dog, at disse hilsner ikke forventes i et forretningsnotat.
8. Skriv det første, indledende afsnit af notatet. Beskriv tydeligt dit formål med at skrive og sende notatet.
9. Hold introduktionen kort. Der er ingen grund til at indsætte alle detaljer og/eller beviser i første afsnit af dit notat.
10. Beslut dig for organiseringen af kernen i dit notat. Efter introduktionen indeholder et forretningsnotat normalt to til fire ekstra afsnit, før det lukkes. Indholdet og organisationen vil variere afhængigt af dit emne.
11. Beslut om du vil inkludere underoverskrifter og titler. Dit forretningsnotat skal have klare afsnit. Det er almindeligt, at firmanotater er opdelt i overskuelige sektioner, så adressaterne nemt kan læse og absorbere informationen. Du kan yderligere hjælpe dem med at forstå hovedpunkterne i dit notat ved at tilføje overskrifter for afsnit.
12. Skriv specifikke undertekster. Sørg for, at fokus i hvert afsnit er klart for dit publikum.
13. Medtag emnesætninger i hvert af afsnittene i selve notatet. Den første sætning i hvert afsnit eller afsnit bør gøre det klart for publikum, hvad hovedpunktet i det pågældende afsnit vil være.
14. Overvej at bruge punkttegn. Du kan finde det nyttigt at bruge punktopstillinger eller lister til at fremhæve de vigtige punkter. Dette kan hjælpe læserne med at fokusere på hovedpunkterne og læse notatet hurtigere og mere effektivt.
15. Hold det kortfattet. Et typisk forretningsnotat bør ikke være længere end én til to sider.
16. Beslut om du har brug for et opsummerende afsnit. Generelt er der ingen grund til at opsummere, hvad du lige har skrevet i dit notat, især hvis du har formået at holde det på en side.
17. Tilføj et afsluttende afsnit eller afsnit. Selvom du ikke synes, det er nødvendigt at opsummere notatet, bliver du stadig nødt til at lukke teksten. Tænk over følgende:
18. Underskriv notatet, hvis du vil. Det er generelt ikke nødvendigt at tilføje dit fulde navn eller underskrift i slutningen af dit notat. Husk dog på, at det er bedst at følge kollegers eksempel.
19. Kommenter eventuelle vedhæftede filer. Hvis du inkluderer vedhæftede filer med dit notat, såsom tabeller, diagrammer eller rapporter, skal du inkludere dette i slutningen af dit notat. For eksempel, "bilag: tabel 1".
20. Læs notatet omhyggeligt. Før du sender notatet, bedes du læse korrektur på teksten omhyggeligt. Tjek, at dine sætninger er grammatisk korrekte, at der ikke er stavefejl eller tegnsætning, og at indholdet er klart.
Artikler om emnet "Skriv et notat"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
