Sådan skriver du et forslag til ledelse: 11 trin (med billeder)

Indhold

Trin
- Del 1 af 2: At skrive dit forslag
- Del 2 af 2: Indsend dit forslag

At udarbejde et forslag til ledelse giver mening, hvis du ser muligheder for at forbedre processer, øge salget eller realisere besparelser. Du kan også skrive et forslag, hvis du ser noget, som du synes burde eller kunne gøres anderledes. Hvis du ønsker at udarbejde et forslag til ledelsen af din virksomhed, så tag dig tid til at indsamle de nødvendige oplysninger. Diskuter forslaget med kollegerne for at se, om de er enige. Tilgå ledelsen på den rigtige måde.

Trin

Del 1 af 2: At skrive dit forslag

1. Bestem, hvad problemet er. Uanset om du vil foreslå at strømline processer eller reducere omkostningerne, skal du have et klart billede af, hvad problemet er. Du har ofte selv en idé om dette, men hvis du vil gøre en pointe og få noget løst, så sørg for at kunne formulere problemet kortfattet.

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 2

2. Lav research. Inden du begynder at skrive dit forslag, er det vigtigt, at du tjekker alle fakta. Tal med de involverede. Det kan for eksempel være kolleger, arbejdsledere eller kunder. Læs om lignende virksomheder, og hvad de kan gøre anderledes.

Hvis du for eksempel synes, din virksomhed skal skifte cateringfirma, så tal med køkkenpersonalet, som arbejder for den nuværende cateringvirksomhed. Hvad tænker de? Har de måske arbejdet andre steder med andre cateringfirmaer? Hvilke forskelle ser de? Hvad synes dine kollegaer om catereren? Hvis du ikke er tilfreds med maden, kan det bare være din personlige smag frem for at kvaliteten er undermålig.

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 3

3. Skriv en problembeskrivelse. For at præsentere dit forslag, beskriv den aktuelle situation. Angiv alle relevante fakta. For eksempel hvem der er involveret, datoer og lokationer. Giv ikke en værdidom i dette afsnit; begrænse dig til en objektiv skitse af den aktuelle situation.

I eksemplet med catereren kan du for eksempel skrive: "Virksomhed X har arbejdet med caterer Y i 7 år nu. I denne periode faldt antallet af måltider at vælge imellem fra fem til to. Antallet af vegetarretter er faldet, og nogle dage tilbydes der slet ikke vegetarretter.”

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 4

4. Forklar hvad din løsning er. Efter at have identificeret problemet, beskriv den løsning, du foreslår. Hvis dit forslag består af flere elementer, så start med det vigtigste element i dit forslag. Vis, at dine resultater er baseret på forskning.

Du kan for eksempel skrive: ”Jeg råder Virksomhed X til at skifte til en anden cateringvirksomhed. Virksomhed X har flere muligheder i denne henseende. Caterer W og Caterer Z tilbyder begge flere valgmuligheder i måltider og har et sammenligneligt omkostningsniveau som den nuværende udbyder. Derudover kan Cateraar Z i højere grad opfylde vores medarbejderes behov, da de har et omfattende udvalg af vegetariske, veganske og glutenfrie retter. Selvom Caterer W tilbyder færre veganske retter, ville de også være en god mulighed. Forskning tidligere i år viser, at 40 % af vores medarbejdere er vegetarer, 10 % er veganere, og 2 % af vores medarbejdere følger en glutenfri diæt.”

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 5

5. Lav en plan. Beskriv hvert skridt, der skal tages for at implementere forslaget. Angiv pr. trin, hvad omkostningerne er forbundet med dette trin, og hvad gennemløbstiden er. Vær gennemsigtig i, hvilke omkostninger der er sikre, og hvilke afhænger af visse faktorer. Du kan nummerere trinene, hvis du vil. Giv derefter mere detaljerede oplysninger. Overvurder ikke fordelene ved dit forslag. Angiv så objektivt som muligt, hvad det forventede afkast er.

”For at skifte caterer er det nødvendigt at: 1. Opsige den nuværende kontrakt med Caterer Y; 2. inviter Caterer W og Caterer Z til en smagssession; 3. Træf et valg for en af de to cateringfirmaer; 4. At indgå en kontrakt med den valgte cateringvirksomhed. Omkostningerne ved den nye kontrakt forventes at være sammenlignelige med omkostningerne ved den nuværende kontrakt med Caterer Y. Hvis vi overholder den opsigelsesfrist, der er aftalt i den gældende kontrakt med Caterer Y, er der ingen omkostninger forbundet med aflysningen. Skiftet til en anden cateringvirksomhed kan derfor være omkostningsneutralt med mulige positive effekter i medarbejdertilfredsheden, fordi tilbuddet i kantinen øges.”

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 6

6. Angiv hvilke indvendinger der kan være. Vis, at du er klar over, at der er potentielle indvendinger mod forslaget. Kan man for eksempel forvente modstand fra medarbejderne?? Måske er nogle kolleger store fans af den nuværende cateringvirksomhed. Angiv, hvad der kan gøres for at fjerne eventuelle indsigelser og minimere risici.

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 7

7. Angiv venligst, hvad der er nødvendigt for at gennemføre forslaget. Hvis dit forslag betyder, at der skal indkøbes ting, eller der skal indsættes ekstra medarbejdere til implementeringen, bedes du angive dette. Angiv også hvilken tidsforpligtelse der er behov for. Det kan du gøre i form af en tjekliste. For eksempel:

Påkrævet: arbejdsgruppe, der vurderer de forskellige cateringfirmaer (4 ansatte fra forskellige dele af organisationen), 2 timer til smagningssessionen, 3 timer til at udarbejde vurderingsrapporten.”

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 8

8. Afslut med de vigtigste fordele. Uanset hvilken ændring du foreslår, gentag den til sidst. Opsummer dine tre hovedpunkter og afslut med en sammenfattende sætning. Tænk på dette som et resumé. For eksempel:

”Som dette forslag viser, har Caterer Y reduceret udvalget af retter over de seneste 7 år. Caterer W og Caterer Z tilbyder et bredere udvalg til samme pris. Jeg anbefaler at arrangere en prøvesession med disse to cateringfirmaer med det formål at vælge en ny cateringfirma til vores virksomhed. Forventningen er, at dette vil øge medarbejdertilfredsheden og fastholdelsen.”

Nævn økonomiske og kvantitative fordele. Fører din innovation for eksempel til omkostningsbesparelser? Angiv derefter det.

Nævn kvalitative fordele. Nogle gange kan fordelene ved et forslag ikke angives med hårde tal. Hvis dit forslag for eksempel øger medarbejdertilfredsheden, bedes du angive dette. Kvalitative fordele kan være lige så værdifulde som kvantitative.

Del 2 af 2: Indsend dit forslag

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 9

1. Vis forslaget til en kollega. Bed en kollega om at give dig feedback på dit forslag. Måske er din kollega helt enig i dit forslag. Hvis din kollega ikke er helt enig i dit forslag, så tænk over hans indvendinger. Hvis du mener, at indsigelserne er berettigede, så juster dit forslag. Hvis du mener, at indsigelserne i sig selv er berettigede, men ikke fører til en anden konklusion, så angiv indsigelserne i det afsnit, hvor du skitserer de mulige indsigelser mod forslaget.

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 10

2. Skrab op. Når dit forslag er klar, og du har fået en anden til at læse korrektur, skal du gennemgå det grundigt igen. Kører alle sætninger korrekt, er der ingen stavefejl, er det kortfattet nok. Du ønsker ikke, at dit forslag skal være for langt, for så læser ledelsen det måske ikke. Maksimalt to sider er en fin længde.

Billede med titlen Skriv et forslag til ledelse Trin 11

3. Send forslaget til ledelsen. Når dit forslag er færdigt, skal du bestemme, hvem det skal sendes til. I nogle organisationer er det tydeligt, hvem der har ordet om et bestemt emne. I andre organisationer er dette mindre tydeligt. Spørg hvem du skal kontakte. Sekretærer er ofte godt klar over dette.

Når du har fundet den rigtige person, så prøv at planlægge et fysisk møde med vedkommende for at diskutere forslaget. På den måde får du mere opmærksomhed om forslaget, end hvis du sender det på papir eller på e-mail.