

De fleste tekstbehandlingsprogrammer giver dig mulighed for at vælge mellem flere standard bogstavstørrelser. Vælg formatet for et formelt forretningsbrev og ikke formatet til et personligt eller uformelt brev. Vælg en traditionel, letlæselig skrifttype, såsom Times New Roman eller Helvetica. Normalt i bogstavets brødtekst er det valgt at lade to linjer stå åbne mellem afsnittene uden indrykning. Hvis du vælger at indrykke i begyndelsen af hvert afsnit, er det ikke nødvendigt at efterlade to linjer mellem afsnittene. 
Det er meningen, at du også medtager yderligere kontaktoplysninger i brevet, såsom telefonnummer eller e-mailadresse, hvor du kan træffes direkte. Bruger du et brevpapir, der allerede indeholder dine kontaktoplysninger, er det som udgangspunkt ikke nødvendigt at medtage dit navn og adresse igen. Kun hvis du bruger brevpapir, der refererer til din arbejdsgiver som helhed og ikke til dig personligt, skal du også tilføje dine egne data. Der skal være en linje for datoen under adressen. Afhængigt af den model du bruger, kan der også være en emnelinje. Som emne kan du blot udfylde: `Emne: Anbefalingsbrev for` efterfulgt af kandidatens navn. I de fleste tilfælde vil du gerne adressere brevet til en bestemt person. Hvis brevet vil blive læst af mere end én person, skal du blot rette det til `Udvælgelsesudvalget` eller `Optagelsesudvalget`. Tal om muligt med kandidaten for at finde ud af, hvem der er bedst at rette brevet til. 
Brevets udseende giver et indtryk af både kandidaten og dig selv. Det er derfor bedst at sikre, at brevet ser så professionelt ud som muligt. Hvidt papir af god kvalitet er fint. Brug aldrig billigt kopipapir. Du kan helt sikkert finde godt papirvarer i enhver papirvarebutik eller i et af de bedre vandhuse. 
Bemærk, at dit brev normalt ikke bør være på mere end én side. Et akademisk anbefalingsbrev kan være op til to sider langt. Dette vil give dig plads til omkring tre korte afsnit i brødteksten i dit brev. Da plads er det vigtigste kriterium, bliver du nødt til at skrive på en effektiv måde, så hvert ord tæller. Nogle gange kan det være en god idé at tale med kandidaten igen, mens du arbejder med bogstavdesignet. Få lidt mere at vide om det job eller studieprogram, han eller hun søger eller ønsker at søge, og hvilke egenskaber eller færdigheder, der vil blive værdsat af den person, der skal gennemgå brevet. 

Den type færdigheder eller egenskaber, du inkluderer i dette afsnit, afhænger både af dit forhold til kandidaten og formålet med dit brev. En såkaldt karakterreference har til formål at omtale eksklusive karaktertræk i brevet, mens en jobreference primært skal fokusere på specifikke kompetencer, som kandidaten behersker, og som gør ham eller hende egnet til det pågældende job. Akademiske anbefalingsbreve er til en vis grad en kombination af disse to typer breve. Ud over færdigheder, der gør kandidaten egnet til en specifik uddannelse eller studie, kan du også tilføje karaktertræk, såsom hans eller hendes intelligens eller det faktum, at kandidaten er nysgerrig af natur. Dette burde være den sidste sætning i dit første afsnit. Angiv blot færdighederne eller egenskaberne – du vil diskutere dem yderligere i næste afsnit. Du kan for eksempel skrive: "Ud fra min erfaring kan jeg sige, at Jaap Jansen har udholdenhed, organisatoriske og kommunikationsevner til at være en værdifuld tilføjelse til din virksomhed.".` 
Glem ikke, at plads er et vigtigt kriterium, og at bogstavet ikke må være for langt. Det er derfor bedst at forsøge at finde et konkret eksempel, der illustrerer mindst to, hvis ikke alle tre, af de egenskaber eller færdigheder, du nævnte i indledningen. Noget konkret, som du har observeret fra kandidaten, og som demonstrerer de færdigheder eller egenskaber, du har nævnt, er den mest effektive måde at gøre det klart, hvad du mener. For eksempel kan du skrive: `Jaap Jansen har vist mig, at han er i stand til at udføre flere opgaver på samme tid og udføre en række forskellige handlinger i forbindelse med montering eller udskrivning af knapper på samme tid. For eksempel meldte han sig engang frivilligt til at udføre ekstraarbejde, da han forudså produktionsforsinkelser på grund af, at flere andre ansatte var syge. Han har regelmæssigt påtaget sig yderligere ansvar og overarbejde, samtidig med at han har taget en aktiv rolle i sit samfund og sin familie.` 
Dette afsnit bør ikke være længere end to eller tre sætninger. I én sætning kan du opsummere kernen i brevet og anbefale kandidaten. Du kan også inkludere en sætning, der relaterer eksemplet fra andet afsnit til dit fremtidige arbejde. Du kan for eksempel skrive: "Siden da, når jeg evaluerer mine øvrige medarbejderes arbejde, har jeg altid Jaap Jansens arbejde i tankerne. Med sin udholdenhed, organisatoriske og kommunikationsevner ville Jaap være en værdifuld tilføjelse til din virksomhed.` 
Angiv en specifik måde, modtageren kan kontakte dig på, herunder de dage og tidspunkter, hvor du er eller ikke er tilgængelig. Du kan for eksempel skrive: `Hvis du har spørgsmål eller gerne vil diskutere mine oplevelser med Jaap på en mere omfattende måde, så tøv ikke med at ringe til mig på (020) 123 45 67. Jeg kan normalt træffes på dette nummer fra mandag til fredag fra 09:00 til 17:00.` 

Efter omhyggeligt at have gennemgået brevet og sikret, at det er fri for fejl, kan du printe en kopi på dit logo brevpapir eller hvidt brevpapir af god kvalitet. Underskriv brevet med blåt eller sort blæk. Lav en kopi af det underskrevne brev til dit eget arkiv. Lav også en kopi til kandidatens personlige arkiv. Hvis du sender brevet fra din officielle stilling som kandidatens vejleder, kan du blive bedt om at lave en tredje kopi til virksomhedens optegnelser. 
Især hvis du skriver et akademisk anbefalingsbrev eller et anbefalingsbrev for at opnå en professionel licens, kan der være yderligere krav til at sende brevet. Nogle gange kan du bare give brevet til kandidaten, og han eller hun vil videresende det til modtageren, men i andre tilfælde skal du sende det direkte til modtageren, og det er ikke meningen, at kandidaten skal aflevere det. Under alle omstændigheder ser det normalt bedre ud, hvis du sender brevet direkte til adressaten, frem for gennem kandidaten. På den måde ved den endelige modtager, at kandidaten ikke har ændret indholdet af brevet. Vær opmærksom på afleveringsfristen. Du ønsker selvfølgelig at forhindre, at dit brev kommer for sent eller ikke bliver behandlet. Dette ville give et dårligt indtryk af kandidaten eller forhindre ham eller hende i at få det drømmejob eller blive optaget på sin ønskede uddannelse.
Skriv et referencebrev
Indhold
Hvis du har en lederstilling, uanset om du er på en virksomhed, skole eller universitet, eller som frivillig i en forening eller non-profit organisation, kan du lejlighedsvis blive bedt om at skrive et anbefalingsbrev til en person. Folk har ofte brug for et anbefalingsbrev eller en reference for at søge job eller for at søge ind på en bestemt uddannelse, kursus eller studie. Det anbefalingsbrev, du skriver, skal være formelt i både format og tone og skal understrege de positive egenskaber eller færdigheder, der fremkommer af kandidatens arbejde eller adfærd.
Trin
Del 1 af 3: Formatering af et referencebrev

1. Skriv dit brev på computeren ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram. Det kan virke mere personligt at skrive brevet i hånden, men et maskinskrevet brev ser meget mere professionelt ud. Et maskinskrevet brev er også meget nemmere at læse for modtageren.
- Brug hellere et særligt tekstbehandlingsprogram til bogstaver end det almindelige skriveprogram på din computer. For eksempel finder du ikke alle de muligheder, du skal bruge til layoutet af dit brev, i de almindelige tekstbehandlingsprogrammer.
- Hvis kandidaten beder dig sende brevet på e-mail, skal du stadig skrive et brev separat, som du kan underskrive i hånden, så du derefter kan sende det underskrevne brev som en vedhæftet fil i PDF med e-mailen, i stedet for blot at skrive brevet i selve e-mailen.

2. Find skabelonen til et forretningsbrev. Det tekstbehandlingsprogram, du bruger, har som regel flere skabeloner, der gør det nemt for dig at vælge det rigtige format til dit brev. Den klassiske forretningsbrevskabelon har normalt faste marginer og andre foruddefinerede indstillinger, så du ikke behøver at konfigurere det hele manuelt.

3. Indtast navn og adresseoplysninger. Øverst på den første side af brevet skal du indtaste dit navn og din adresse; for at være præcis i øverste højre hjørne af siden. Du sætter navn og adresse på modtageren til venstre på samme side.

4. Hvis du har det, skal du bruge brevpapir med brevpapir. Hvis din arbejdsgiver har specialpapir, eller du har dit eget personlige brevpapir, vil det få brevet til at se meget mere professionelt ud. I begge tilfælde skal du sørge for at udskrive brevet på papir af god kvalitet.

5. Lav et første udkast. Det er normalt en god idé at organisere dine tanker om kandidaten, før du rent faktisk skriver brevet. Lav en liste over karakteristika, som du vil have med i brevet, og vælg derefter de stærkeste punkter.
Del 2 af 3: Lav et første udkast

1. Præsentér dig selv og kandidaten. Der skal være en linje under emnet for dit brev, der starter med `Kære`, efterfulgt af navnet på den person, der skal modtage brevet. I den følgende åbningssætning nævner du dit navn, navnet på kandidaten og årsagen til dit brev.
- Forklar dit forhold til kandidaten, og hvor længe du har kendt ham eller hende. Hvis du har visse kvalifikationer, der gør din reference mere værdifuld, så bør du også nævne dem.
- Bekræft detaljer, der er relevante for kandidatens ansøgning eller ansøgning. Hvis du er hans eller hendes leder på det faglige område, skal du oplyse virksomhedens navn og både din egen stilling og kandidatens stilling (hvis relevant), hvor længe kandidaten har arbejdet i virksomheden, og hvor længe du har været hans eller hendes vejleder.
- For eksempel kan du skrive: `Jeg hedder Ben de Bie, og jeg arbejder som afdelingsleder på Jeansfabrikken. Jeg skriver dette anbefalingsbrev til Jaap Jansen, som har arbejdet under min ledelse på Jeansfabrikken de seneste fem år.`

2. Nævn derefter mindst tre usædvanligt gode kompetencer eller egenskaber, som kandidaten har. Umiddelbart efter din introduktion skal du inkludere en sætning, der viser de træk og/eller færdigheder, du vil beskrive mere detaljeret i brevets brødtekst.

3. Giv eksempler til illustration. I andet afsnit af dit anbefalingsbrev vil du detaljere hver af de færdigheder eller egenskaber, du har anført i slutningen af det indledende afsnit.

4. Skriv dit afsluttende afsnit. I dit tredje og sidste afsnit kan du slutte positivt ved at gentage og opsummere de færdigheder eller egenskaber, du fremhævede i dit brevs brødtekst. Derudover kan du angive, at du mener, at kandidaten er egnet til jobbet eller til den uddannelse eller uddannelse, som han eller hun ønsker at søge eller har søgt på.

5. Inviter til at stille opfølgende spørgsmål. I sidste sætning i dit brev er det bedst at angive, hvordan modtageren lettest kan kontakte dig, hvis vedkommende har spørgsmål eller ønsker at drøfte oplysningerne i brevet yderligere med dig.
Del 3 af 3: Afslutning af referencebrevet

1. Tjek dit brev omhyggeligt. Et bogstav med stave- eller grammatikfejl og forkert brug af tegnsætningstegn giver ikke kun et negativt billede af kandidaten, men også af dig. Afhængigt af hvilken type job, kursus eller uddannelse kandidaten har søgt om, kan et dårligt gennemgået anbefalingsbrev have en negativ indvirkning på.
- Det tekstbehandlingsprogram, du har brugt, har sandsynligvis en stave- og/eller grammatikkontrol, men du bør aldrig stole blindt på disse funktioner.
- Print et udkast til dit brev og læs det omhyggeligt. Læsning af bogstavet bagfra afslører nogle gange fejl, som du måske har overset, når du blot læser bogstavet forfra til bagside.
- Du kan også læse brevet højt. Dette kan hjælpe dig med at opdage grammatiske fejl såvel som mærkelige sætninger eller strukturer, der er forvirrende eller svære at læse. Hvis du finder dig selv stammende ved bestemte dele, mens du læser dem højt, så se om du kan omskrive disse sætninger for at gøre dem nemmere at læse.

2. Sæt din underskrift under brevet. Du bør lukke dit brev med en officiel afsluttende sætning såsom "Med venlig hilsen", efterfulgt af plads til din underskrift. Herunder skal du skrive dit fulde navn, lige under det sted, hvor du skal sætte din underskrift. Du kan også sætte kontaktoplysninger under dit indtastede navn, men det er ikke nødvendigvis nødvendigt.

3. Send brevet. Spørg kandidaten, hvordan man sender brevet til modtageren, og følg disse anvisninger. Sender du brevet på e-mail, kan du også overveje at sende en udskrevet kopi af brevet med almindelig post.
Advarsler
- Forbliv positiv og prøv ikke at nævne nogle svagheder eller andre mindre gode egenskaber, som kandidaten måtte have.
- Hvis du ikke mener, du er i stand til at sige nok positive ting om kandidaten, er det bedre ikke at acceptere anmodningen om at skrive hans eller hendes anbefalingsbrev.
- Glem aldrig, at du ved at skrive et anbefalingsbrev faktisk sætter dit eget omdømme på spil. Det er derfor bedre ikke at gøre det, hvis du ikke har fuld tillid til hans eller hendes egnethed til det job, han eller hun søger.
- Angiv ikke i brevet kandidatens køn, oprindelse eller alder, om kandidaten har et handicap eller andre oplysninger relateret til kandidatens fysiske eller kulturelle situation. Dette er egenskaber, som modtageren af dit brev ikke bør overveje, når han beslutter sig for at ansætte eller optage kandidaten.
Artikler om emnet "Skriv et referencebrev"
Оцените, пожалуйста статью
Lignende
Populær