Sådan skriver du et brev for at anmode om orlov (med billeder)

Indhold

Trin

Orlov er en periode, hvor du har lov til at være fri fra arbejde eller skole. Orlov kan være nødvendigt af en række forskellige årsager, såsom når du selv er syg eller når et familiemedlem er syg, eller på grund af en lang ferie. I nogle tilfælde har medarbejdere lovligt ret til visse former for orlov, såsom barselsorlov eller orlov, når du adopterer et barn, eller når du skal passe en nærtstående. Definitionen af orlov afhænger af fraværets længde. I nogle tilfælde, såsom kortvarigt fravær fra arbejde eller skole på under en måned, anses det ikke som orlov, mens det i andre tilfælde anses for orlov, selv en uges fravær. Det er vigtigt at afgøre, hvad en arbejdsgiver eller skole definerer som orlov, før du ansøger om orlov, da dit fraværsforslag måske ikke er langt nok til formelt at anmode om det.

Trin

Del 1 af 3: Anmodning om orlov fra din arbejdsgiver

1. Giv en tidlig advarsel til din vejleder. Når du anmoder om orlov fra din arbejdsgiver, er det vigtigt at give en tidlig advarsel. At give en tidlig advarsel er naturligvis ikke altid muligt under visse omstændigheder, såsom en elskets uventede død. Men hvis en tidlig advarsel er mulig (for eksempel hvis den orlov, du ønsker, kun er et par uger eller måneder væk), så skriv brevet så tidligt som muligt, så din arbejdsgiver og teammedlemmer på arbejdet kan tage hensyn til det. En god måde at give en tidlig advarsel på er at drøfte orlovsforslaget med din chef, inden du ansøger om orlov. På denne måde kan du henvise til din tidligere samtale i din første sætning, og brevet er ikke en overraskelse for din chef.

Billede med titlen Skriv om dit eget liv Trin 9

2. Indtast en bestemt dato. Nævn de specifikke datoer, du planlægger at blive væk. Vær ikke vag omkring den periode, hvor du ønsker at være fraværende. I nogle tilfælde er det muligvis ikke muligt at angive specifikke datoer, men specifikke datoer vil hjælpe din arbejdsgiver og kolleger med at planlægge på forhånd, hvordan de kan klare dit arbejde i dit fravær. Vær derfor, hvis det er muligt, så konkret som muligt i dit brev om de datoer, du planlægger at være væk fra arbejde.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 3

3. Vær gennemsigtig over for din arbejdsgiver. Vær så gennemsigtig som du kan om, hvorfor du ønsker orlov. Det betyder ikke, at du skal diskutere hver eneste lille detalje om, hvorfor du ønsker at blive væk. I mange tilfælde har din arbejdsgiver ikke engang ret til at kende visse detaljer om dit privatliv. Men ved at være så gennemsigtig og ærlig som muligt over for din arbejdsgiver om, hvorfor du ønsker orlov, minimerer du muligheden for konflikt med ledelsen.

Billede med titlen Bestem aktiver i regnskab Trin 7

4. Diskuter, hvordan dit arbejde afleveres i dit fravær. I dit brev skal du angive, at du er bevidst om dit ansvar, og du forstår, at du inden du rejser gerne vil diskutere, hvordan dit arbejde vil blive overdraget i dit fravær. Du kan give detaljer i dit brev om, hvordan du mener, dit arbejde skal afleveres (for eksempel ved at efterlade detaljerede noter til dine teammedlemmer om aktuelle projekter, der skal udføres i dit fravær, eller give dine kontaktoplysninger, så teammedlemmerne kan nå dig i nødstilfælde).

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 5

5. Vide, hvilke typer orlov du har ret til. Vid, at du ifølge loven har ret til visse former for orlov. Det er vigtigt at skelne mellem orlov, du har ret til, og orlov, der kun kan godkendes af din arbejdsgiver.

I Holland har du for eksempel ret til mindst 16 ugers ulønnet barselsorlov (men du kan stadig modtage dagpenge) efter et barns fødsel eller senest 22 uger efter et barns adoption.

Hvis du skriver et brev for at anmode om orlov, som du er berettiget til efter loven, kan du basere din anmodning på det. For eksempel kan du sige: "Som du og jeg begge ved, har jeg ret til at tage afsted. Jeg håber at få fri mellem (indtast datoer). Hvordan kan vi sikre, at produktiviteten fortsætter?Desuden, hvis du spørger din arbejdsgiver, hvordan du opretholder produktiviteten, viser det, at du bekymrer dig om din arbejdsgivers velbefindende, hvilket kan styrke din position på arbejdet.

Hvis du beder om fri, som din kontrakt ikke automatisk giver dig ret til, så juster din tone, så du viser, at du er ked af ulejligheden og lover at indhente den tabte tid, så godt du kan.

Fortæl din chef, om du har optjent feriedage eller sygedage.

At inkludere disse oplysninger i brevet gør også tingene mere overskuelige for HR-direktøren, hvis din chef beslutter at afvise din ansøgning, og du skal klage.

Billede med titlen Dokumentere en proces Trin 1

6. Giv ideer til, hvordan du uddelegerer dit arbejde under dit fravær. Selvom din chef måske har det sidste ord om dette, kan du komme med nyttige forslag til, hvilke af dine medarbejdere du synes er bedst til at overtage forskellige aspekter af dit job i dit fravær. Giv dog ikke alt til én person, da det ville være uretfærdigt over for netop den kollega.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 7

7. Brug en respektfuld tone. Uanset omstændighederne er det vigtigt, at du ansøger om orlov på en høflig måde. Du bør med andre ord anmode i stedet for at kræve, selvom du er juridisk berettiget til det. At spørge høfligt kan undgå konfrontation med ledelsen.

Del 2 af 3: Ansøgning om orlov fra dit universitet eller din skole

Billede med titlen Skriv et orlovsbrev Trin 8

1. Find en orlovsanmodningsformular. Studerende, der ønsker at ansøge om orlov fra deres universitet eller skole, skal generelt udfylde en formular. Download en orlovsanmodningsformular fra dit universitets websted. Disse skemaer skal også være tilgængelige på din uddannelsesafdeling.

Billede med titlen Skriv et orlovsbrev Trin 9

2. udfyld formularen. Skemaet beder om oplysninger som dit navn, studienummer, din adresse og dit studieprogram.

Skemaet vil sandsynligvis også bede om din nationalitet eller visum. En orlov kan påvirke internationale studerendes visum. Det skyldes, at hvis du er international studerende, har du fået et visum til at studere. Hvis du trækker dig fra din uddannelse i længere tid, kan du blive bedt om at vende tilbage til dit hjemland og ansøge om visum igen, hvis du ønsker at komme tilbage. Find ud af, hvad effekten af en orlov kan være på dit visum, hvis du er international studerende på et studievisum. Denne politik varierer fra land til land og bestemmes af regeringen.

På universiteter i USA spørger skemaet, om du modtager økonomisk støtte fra det offentlige. Hvis du er studerende i USA og modtager en godtgørelse, er du generelt forpligtet til at deltage for at modtage denne godtgørelse. En orlov kan påvirke din ret til denne dagpenge, så det er vigtigt at kontakte dagpengekontoret og tale med en økonomisk rådgiver om, hvordan du bedst søger orlov. I Holland skal du som studerende på skolen også anmode om orlov på grund af kravet om fremmøde eller uddannelse.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 10

3. Skriv et brev til din orlovsanmodning som underbyggende dokumentation. Orlovsanmodningen skal normalt være ledsaget af dokumentation, som dit universitet skal bruge for at godkende din anmodning. Hvis du ansøger om en militærorlov, skal du tilføje din militærkendelse. Hvis du anmoder om orlov af medicinske årsager, skal du vedlægge et brev fra din læge eller sundhedsplejerske. Men hvis du søger om orlov af personlige årsager, skal du skrive et orlovsanmodningsbrev med angivelse af omstændighederne og begrundelsen for din anmodning.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 11

4. Vær gennemsigtig omkring dine grunde. Hvis din anmodning om orlov er af personlige årsager, er det vigtigt at være så gennemskuelig som muligt over for din afdeling, så din afdeling kan afgøre, om du har ret til orlov i netop din situation.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 12

5. Nævn i dit brev alt arbejde, du ønsker at udføre under dit fravær. For eksempel kan du være en forskerstuderende, der ansøger om orlov for at gennemføre dit forskningsprojekt et fjerntliggende sted. Ph.d.-studerende har normalt ret til denne form for orlov. De skal dog drøfte deres planer med deres fakultetsfaglige vejledere, inden orloven gives, så studievejlederen kan bekræfte over for instituttet, at du (den studerende) opfylder dine forskningsmål. Angiv i din orlovsanmodning alt arbejde, du planlægger at udføre under dit fravær.

Del 3 af 3: Formatering af dit brev

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 13

1. Angiv afsenderens adresse. Det kan virke unødvendigt at oplyse din egen adresse, hvis du arbejder i samme bygning som din arbejdsgiver, men det vil sikre, at brevet returneres til den rigtige adresse, hvis posthuset laver en fejl i leveringen. Personaleafdelingen finder det også nemt at arkivere dit brev, hvis din adresse er skrevet på det.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 14

2. Brug den dato, brevet blev udfyldt. Ofte vil folk datere deres brev, når de starter det, men hvis du har brug for et par dage til at afslutte brevet, så glem ikke at ændre datoen til den dato, brevet blev udfyldt og underskrevet.

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 15

3. Angiv modtagerens adresse. Angiv adressatens navn og deres personlige titel (f.eks. dr. Smith, Prof. luter).

Billede med titlen Skriv et fraværsbrev Trin 16

4. Brug modtagerens navn til hilsenen. Selvom du kender din chef godt, så tiltal hende formelt med hendes professionelle eller personlige titel efterfulgt af hendes efternavn.