Gratis trin for trin instruktioner 
Brug tekst som: `Juridisk problem - handling påkrævet`, `Skift personlige forhold - kræver øjeblikkelig opmærksomhed`, `Hastende politikspørgsmål` eller `Seneste interview - tak`. 
Start med "Kære [medarbejderens fulde navn]" og slut med "Med venlig hilsen" eller "Tak for din tid, [dit fulde navn]". 
Hvis du kontakter HR for at spørge om ledige stillinger, taler du ikke om et problem. Så må du hellere præsentere dig selv, og gøre din sidste kontakt til virksomheden tydelig. Vær klar over, hvilke handlinger du forventer eller ønsker, at HR-medarbejderen skal foretage. 
Hvis det er muligt, skal du indsende dokumentation for juridiske problemer til HR. Desværre vil de fleste HR-afdelinger forsøge at beskytte virksomheden, hvor det er muligt. Hvis du oplever chikane eller diskrimination, skal du føre optegnelser over datoerne for hændelserne og gemme al skriftlig korrespondance, der indeholder krænkende sprogbrug. Gem både papir- og elektroniske kopier af den dokumentation, du leverer til HR. Du skal beholde originalen og levere kopier til HR. 
For spørgsmål om ændrede personlige forhold kan kommunikation være mindre formel. Hvis du for eksempel skal på forældreorlov, har du sikkert allerede givet din chef besked om din status, og du runder det lige op gennem HR-afdelingen. 
Sørg for at være opmærksom på omkostningerne ved en advokat. De fleste vil være dyre, så du bliver nødt til at afveje disse budgetmæssige spørgsmål mod dit behov for juridisk beskyttelse. 
Hvis du for eksempel føler, at du ikke får nok pauser i arbejdstiden, så tjek pausereglerne først. Din virksomhed har måske kun en uformel, snarere end kodificeret, pausepolitik, hvilket betyder, at der ikke er meget HR kan gøre for at hjælpe dig i en officiel funktion. 
Forvent ikke, at HR har tilfældige samtaler om disse problemer. Når du melder det, er de forpligtet til at handle. 
Dette vil sandsynligvis kræve, at du udfylder papirarbejde med HR, så husk denne procedure. 
Hvis du føler, at der ikke er egnede ressourcer til f.eks. handicappede, kan HR løse dette problem. Afdelingen kan også tilbyde et udpeget område til ammende mødre. 
Hvis du ikke har modtaget svar efter en uge, kan du sende en opfølgningsmail. Derefter må du hellere give slip på virksomheden. 
Skriv en e-mail til en virksomheds personaleafdeling
Indhold
Virksomheder ansætter menneskelige ressourcer til at håndtere alt fra løn- og politikspørgsmål til juridiske spørgsmål. Hvis du har et juridisk eller politisk spørgsmål eller et alvorligt problem med en af dine kolleger, skal du muligvis kontakte HR-afdelingen. Menneskelige ressourcer kan også være den første afdeling, du kontakter inden for en bestemt virksomhed. Det er en god idé at starte denne samtale med en simpel, formel e-mail, der forklarer dit specifikke problem til modtageren.
Trin
Metode 1 af 3: Skriv og send e-mailen
1. Adresser din e-mail til den rigtige person. Tjek HR`s liste og se om der er en person med ansvar for at håndtere netop din sag. Der kan også være et kontaktpunkt til afdelingen i den virksomhed, hvor du arbejder. Hvis du er bekymret for, hvor alvorligt dit problem bliver taget, kan du også kontakte HR-chefen direkte.
- Dobbelttjek, at kun den person, du vil kontakte, er angivet i e-mailen. Især hvis dette er en personlig eller følsom sag, vil du ikke ved et uheld sende det til den forkerte person. Frem for alt skal du sørge for at slette eventuelle lister, som e-mailen ville sende til en fast gruppe af medarbejdere.
2. Angiv et specifikt emne, hvor du gør det klart, hvilken handling der er nødvendig. En klar emnelinje formidler både dit problem og graden af hastendehed, du tildeler det, og vil hjælpe HR med at prioritere dit problem. Hvis du efterlader denne linje tom eller uklar, kan din korrespondance forsvinde i nogens indbakke.
3. Brug en formel hilsen i begyndelsen og slutningen af din e-mail. Du ønsker at sætte en formel og professionel tone tidligt i denne samtale. Dette vil fortælle HR, at du er seriøs omkring håndteringen af sagen. Selvom du ikke kender HR-medarbejderen personligt, så husk, at dette er en forretning og ikke en venlig diskussion.
4. Skriv i klare, direkte og specifikke vendinger. Hold dine sætninger korte og præcise. Giv ikke mere information end nødvendigt, for du ønsker ikke, at læseren skal bruge meget tid på din e-mail. Brug ikke detaljer, der kan forvirre HR omkring dit problem. Du kan håndtere komplicerede sager personligt.
5. Beskriv det præcise problem. Forklar den nøjagtige karakter af dit problem. Angiv en tidslinje for, hvornår problemet startede eller vil begynde. Afklar venligst, om du mener, at dette er et juridisk spørgsmål, eller et problem, der kan håndteres af virksomheden selv.
6. Bemærk, hvis du har dokumentation for dit problem. HR vil vide med det samme, hvordan man reagerer på juridiske eller politiske spørgsmål. Din dokumentation kan påvirke deres svar, da det vil hjælpe med at afklare problemets alvor og de juridiske konsekvenser, en bestemt medarbejder kan stå over for. Gør ethvert `bevis` i din besiddelse klart for HR-medarbejderen, og tilbud at bringe det til et møde.
7. Forklar, hvad du gjorde for at løse problemet. Du har måske allerede prøvet at løse problemet, før du tændte for HR. Måske har du haft en samtale med din chef eller en kollega, eller endda informeret dem om, at du ville kontakte HR. HR-personen vil sætte pris på denne information, da den vil hjælpe dem med at forstå, hvem der allerede er klar over problemet.
8. Bed om en personlig samtale. En samtale, hvor du og HR-medarbejderen sidder ansigt til ansigt, hjælper dig med at diskutere problemet i detaljer. Dette vil give repræsentanten mulighed for at stille opfølgende eller afklarende spørgsmål. Din e-mail er det perfekte sted at begynde at planlægge det vigtige møde. Aftal et passende tidspunkt med hinanden.
9. Sørg for, at kontaktoplysningerne er angivet. Menneskelige ressourcer vil måske kontakte dig via telefon, så angiv flere kontaktoplysninger nederst i din e-mail. Disse oplysninger kan være direkte under dit navn efter lukningen. Tjek venligst rigtigheden af de telefonnumre og e-mails, du angiver.
10. Tjek din e-mail for stave-, stave- og grammatikfejl. De fleste e-mail-tjenester har en stavekontrol. Læs derefter din e-mail igen for at rette manglende ord og grammatiske fejl samt uklarheder.
Metode 2 af 3: Send en opfølgende e-mail
1. Tak til HR for hvert svar, de sender. Først skal du takke medarbejderen for, at han tog sig tid til at gennemgå din sag, da dette straks sætter en høflig tone i din samtale. Sørg for at besvare ethvert svar fra HR omgående. Dette vil indikere, at du stadig er bekymret over problemet og hellere vil behandle det før end senere.
2. Organiser alt det nødvendige materiale til dit personlige møde. Forbered dig på mødet ved at sammensætte en særlig mappe med alle de dokumenter, du vil tage med. Hvis du har et spørgsmål om politik, bedes du bogmærke medarbejderhåndbogen i den relevante politik. Dette vil få samtalen til at køre problemfrit fra starten.
3. Overvej at hyre en juridisk rådgiver, hvis du ønsker at rejse juridiske spørgsmål. Hvis du er bekymret over, hvad virksomheden kan tage imod dig, skal du først tale med en advokat. De kan give dig information om dine rettigheder, og du kan beslutte at tage dem med dig i enhver ansigt-til-ansigt samtale. Det kan være klogt at fortælle HR om dine planer om at ansætte en advokat, hvis du vælger at gå denne vej.
4. Send en e-mail igen, hvis du ikke har fået svar i en uge. En uge anses generelt for at være et passende tidspunkt, før du kan sende en opfølgende e-mail. Står du med et særligt akut problem, kan du sende en opfølgning efter 24 timer. I stedet for at bekymre sig om at komme til at virke som en klynker, så husk, at de har en masse ansvar. De kan have brug for en påmindelse om, at du er et af disse ansvarsområder.
Metode 3 af 3: Beslutning om at kontakte HR eller ej
1. Løs problemet selv, hvis du kan. Har du et simpelt og ikke-juridisk problem, der ikke er relateret til virksomhedens politik, er det muligt at løse det selv. Hvis det er muligt, så tal om problemet med din chef eller dine kolleger, for at løse problemet med dem. Menneskelige ressourcer vil sætte pris på de skridt, du tog for at finde en løsning, før du henvendte dig til dem.
- Hvis du for eksempel føler, at din chef har planlagt for mange weekender, så tal med din chef først. Du ønsker heller ikke at genere HR med en ikke-hastende klage som `Jeg kan ikke lide min arbejdsplads.`
2. Gennemgå din medarbejderhåndbog for at tjekke virksomhedens politikker. Du føler måske, at der er en overtrædelse af virksomhedens politik. Inden du kontakter HR, skal du genlæse de specifikke politikker vedrørende dit problem. Du skal være i stand til at give disse eksempler i samtaler, du har med menneskelige ressourcer.
3. Kontakt HR med det samme, hvis du bliver chikaneret på arbejdet. Tøv ikke med at rapportere det, hvis du oplever nogen form for verbal, fysisk eller seksuel chikane fra nogen kilde på arbejdet. Du er juridisk beskyttet mod denne form for adfærd, og HR er forpligtet til at hjælpe og beskytte dig.
4. Kontakt HR, hvis dine personlige forhold ændrer sig. HR kan hjælpe dig med at planlægge kommende ændringer i din arbejdssituation – for eksempel hvis du er på forældreorlov. De kan sikre, at du får alle dine fordele og forsikringer. De kan også sætte dig i kontakt med personer i virksomheden, som skal gøres opmærksomme på dine skiftende forhold.
5. Kontakt HR, hvis du har brug for offentlig beskyttelse. Der kan opstå visse situationer på arbejdet, som giver anledning til beskyttelse eller kompensation fra det offentlige. Hvis du for eksempel er kommet til skade på arbejdet, kan Human Resources hjælpe dig med at arrangere dækning af dine lægeudgifter.
6. Kontakt personale, hvis du ønsker at komme i betragtning til uddannelse. Trænings- eller mentorprogrammer kan være tilgængelige for at hjælpe dig med at fremme din karriere i din virksomhed. HR kan give dig al den nødvendige information om disse muligheder og muligvis hjælpe dig med ansøgningen til disse programmer. Dette ville være en fantastisk mulighed for at tage din karriere til næste niveau.
7. Spørg personalet om hjælp til nødvendige boliger. Menneskelige ressourcer kan også hjælpe dig med de individuelle behov, du måtte have brug for på arbejdet. Dit arbejdsmiljø skal give dig de samme muligheder for at få succes som enhver anden medarbejder.
8. Kontakt HR, hvis du søger job. Nogle gange kan kontakt til en bestemt HR-repræsentant give dig information om nye jobåbninger eller muligheder for uformelle, "informative" samtaler med medarbejdere. Du kan også kontakte HR for at sige tak for en nylig samtale, du har haft med deres virksomhed.
9. Foretrækker ikke at kontakte HR på grund af personlige klager. Husk på, at HR arbejder for virksomheden først, så det er ikke dem, du skal gå til, hvis du bare vil lufte ud. Selvom du absolut ikke bør undlade at rapportere situationer, der får dig til at føle dig utilpas eller diskrimineret, bør du være forsigtig med at skelne mellem problemer, der simpelthen er irriterende eller trivielle, eller mere alvorlige, juridiske spørgsmål.
Tips
- Forbliv så rolig som muligt med hver e-mail og ansigt-til-ansigt kontakt, du har med HR. Dette vil hjælpe med at holde samtaler høflige og professionelle.
Artikler om emnet "Skriv en e-mail til en virksomheds personaleafdeling"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
