Sådan lukkes et klagebrev: 8 trin (med billeder)

Indhold

Trin
- Del 1 af 2: Skrivning af det afsluttende afsnit
- Del 2 af 2: Bestemmelse af, hvilken hilsen der er mest passende

EN klagebrev er en god måde at udtrykke din utilfredshed som kunde i en virksomhed. Du kan for eksempel skrive et klagebrev for at gøre opmærksom på et problem med et produkt eller for at indgive en klage, når virksomheden har ydet meget dårlig service. Efter du har skrevet åbningen og midten af brevet, er det også vigtigt at give en god afslutning på brevet. På den måde sikrer du dig, at dit brev kommer professionelt frem, og at din klage bliver taget seriøst. Ud over et skarpt afsluttende afsnit, bør en formel hilsen og dit navn ikke mangle.

Trin

Del 1 af 2: Skrivning af det afsluttende afsnit

1. Angiv, at du ser frem til et svar. Begynd det sidste afsnit med at angive, at du ser frem til et svar på din klage. Dette minder læseren om, at du forventer et svar på dit klagebrev.

For eksempel kan du skrive noget som: "Jeg ser frem til dit svar på mit brev" eller "Jeg håber på et hurtigt svar på min klage."

Billede med titlen Annoncer en bog på et budget Trin 12

2. Fortæl os, at du er en loyal kunde. Hvis du har købt noget fra virksomheden før og er en loyal kunde, bedes du nævne dette i det afsluttende afsnit. Dette understreger vigtigheden af en god løsning, for ellers kan de miste en god kunde.

For eksempel kan du skrive: "Som loyal kunde håber jeg på en passende løsning på mit problem" eller "Jeg har været en loyal kunde hos din virksomhed i årevis og håber, at du tager min klage alvorligt."

Billede med titlen Check ACT Scores Trin 9

3. Angiv inden for hvilken tidsramme du forventer et svar. Læg et lille pres på virksomheden ved at tilkendegive, at du ønsker et svar inden for en bestemt tidsramme. Angiv også, at hvis du ikke har modtaget et svar inden for den angivne tid, vil du tage yderligere skridt. Du kan for eksempel finde på at engagere et tvistudvalg.

For eksempel kan du skrive: "Jeg vil gerne høre et svar på min besked inden for en uge. Hvis der ikke er svar inden for denne frist, vil jeg indbringe min klage til Tvistighedsudvalget."

Billede med titlen Bliv en satire-tegner Trin 15

4. Angiv eventuelle dokumenter, der er vedlagt brevet. Hvis du sender bevis med brevet, såsom en faktura eller kvittering for dit køb, skal du nævne dette sidst i dit brev. På denne måde kan du være sikker på, at læseren ikke ved et uheld overser dokumenterne. At tilføje en sådan bevisbyrde kan positivt bidrage til, at du får ret og viser virksomheden, at din klage er velbegrundet.

For eksempel kan du skrive: "Som bevis på mit køb har jeg vedhæftet en kopi af min købskvittering til dette brev."

Billede med titlen Udkast til et specialeforslag Trin 4

5. Skriv dine kontaktoplysninger ned i brevet. Afslut afsnittet ved at angive en adresse, e-mail eller telefonnummer, hvor virksomheden kan kontakte dig for at få et svar. Skriv dit telefonnummer fuldstændigt, inklusive områdenummeret på dit bopælssted. Du kan også oplyse dit firmatelefonnummer, hvis du er mere tilgængelig på dette.

For eksempel kan du skrive: "Jeg vil gerne modtage et telefonisk svar på min klage. Du kan kontakte mig på telefonnummer (020) 123 45 67."

Del 2 af 2: Bestemmelse af, hvilken hilsen der er mest passende

Billede med titlen Udfør automatisk skrivning Trin 9

1. Brug "Med venlig hilsen" til en pæn og formel afslutning på dit brev. Selvom den er mindre formel end "Med venlig hilsen", er denne afslutning den mest almindelige. Hvis du skriver et forretningsbrev til en, du ikke kender personligt, såsom en virksomhed, er du altid på rette vej med denne afslutning.