Sådan beder du om en udsættelse i et brev

Indhold

Trin
Tips
Advarsler

Nogle gange sker der noget, der får dig til at bede om en forsinkelse. For eksempel på dit studie, når du har brug for mere tid til dit speciale, eller når du er i fare for at misse deadlines for et projekt på jobbet. Det er herefter vigtigt at skrive et brev på en korrekt og effektiv måde, hvor du anmoder om udsættelse. Tænk grundigt over, hvad du præcis vil spørge om. Hvor meget forsinkelse har du brug for, og hvorfor? Skriv og send derefter et formelt brev med anmodning om kvittering for modtagelsen.

Trin

Metode 1 af 3: Forbered indholdet af dit brev

1. Skriv brevet hurtigst muligt. Begynd at udarbejde brevet, så snart du ved, at du har brug for en udsættelse. Dette giver modtageren så meget tid som muligt til at træffe en beslutning om din situation. Du viser også, at du er forberedt, selvom du beder om en justering af planlægningen.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 2

2. Bestem, hvor meget ekstra tid du har brug for. Tag alle omstændigheder i betragtning og indsend en realistisk anmodning. Hvis du beder om for lidt ekstra tid, kan du blive nødt til at bede om forlængelse igen. Hvis du beder om udsættelse anden gang, giver det indtryk af, at du ikke har noget overblik. Så undgå det; overvurder hellere mængden af ekstra tid, du har brug for.

Afhængigt af situationen kan dit brev føre til forhandlinger. I så fald er det mere bekvemt i første omgang at bede om mere ekstra tid, end du har brug for. Dette skaber plads til at forhandle. Hvis den person, du beder om udsættelse, ikke er villig til at give dig så meget tid, som du har bedt om, kan du gå på kompromis og stadig ende med en brugbar udsættelse for dig.

Vurder dit tempo baseret på, hvad du allerede har gjort, og hvad du stadig skal gøre. Hvis du for eksempel har arbejdet på et projekt i tre måneder, bør du rimeligt godt kunne vurdere, hvor meget du stadig skal lave, og hvor lang tid det vil tage.

Vær opmærksom på begrænsninger, der gælder for modtageren. Det kan godt være, at den, du beder om udsættelse, også skal overholde deadlines, der er hæmmet af din udsættelse. For eksempel skal undervisere på en højskole eller et universitet ofte aflevere karaktererne inden en bestemt dato, og de tilpasser afhandlingsfristen derefter.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 3

3. Vær opmærksom på reglerne. Tjek venligst den aktuelle deadline, før du anmoder om at ændre fristen. Du vil ikke give indtryk af, at du ikke har overblikket ved at vise, at du ikke helt ved, hvad der forventes af dig, når du beder om udsættelse.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 4

4. Giv en god grund til, hvorfor du beder om udsættelse. Normalt er der en deadline af en grund, så hvis du beder om udsættelse skal du have en god grund til det. Tænk grundigt over, hvad den gode grund er, og sæt den ærligt på papiret. Du må ikke lyve eller overdrive; det vil ikke hjælpe dig.

En god grund kunne være, at du gerne vil arbejde grundigt og omhyggeligt. Hvis du for eksempel arbejder på et projekt, der har betydning for andres sikkerhed, kan det være nyttigt at angive dette, når du anmoder om udsættelse.

Hvis du har flere grunde til at bede om en udsættelse, skal du vælge den vigtigste og fokusere på det. Hvis du f.eks. ønsker mere tid til at svare på et jobtilbud, skal du angive, at du har brug for mere tid til at finde ud af, hvad flytteomkostningerne vil være for dig (hvis ja) i stedet for at sige, at du venter på et tilbud fra en anden arbejdsgiver.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 5

5. Medtag venligst relevante detaljer som en del af din anmodning. Ved at give detaljer fremstår dit brev mere troværdigt og professionelt. Dette er især vigtigt, hvis du adresserer dit brev til en offentlig myndighed eller en anden instans, hvis personer du aldrig har mødt.

Hvis din bedstefar f.eks. dør to dage før, du skal aflevere dit speciale, skal du angive, at du anmoder om udsættelse på grund af `familieforhold` i stedet for de mere vage `omstændigheder`. Du kan endda angive, at din bedstefar er gået bort, og hvor længe du er fraværende som følge heraf.

Sørg for, at dine papirer er i orden, før du indsender anmodningen om udsættelse. Især hvis din anmodning er rettet til regeringen eller en anden officiel institution, er det godt at angive, hvilke handlinger og anmodninger du har truffet indtil videre. Hvis du kan vise, at du har fulgt de rigtige trin indtil videre, vil det kun virke til din fordel.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 6

6. Vælg et positivt bogstav. Ingen gider læse et brev, der kun nager. Beskriv negative begivenheder kortfattet, med fokus på den positive løsning, du foreslår. Hvis du for eksempel føler, at løntilbudet er for lavt, kan du skrive: "Jeg har brug for mere tid til at overveje dit tilbud. Jeg tror dog, at jeg med en højere løn ville kunne varetage stillingen bedre.”

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 7

7. Læs dit brev grundigt, inden du sender det. Tag dig tid til at læse dit brev i sin helhed. Pas på stavefejl eller sætninger, der ikke flyder korrekt. Brug grammatik- og stavekontrollen på din computer. Hvis det er muligt, så bed en anden om at læse brevet, før du sender det. Tag dig virkelig tid til dette; med stavefejl er dit brev uplejet, og det hjælper ikke på din anmodning.

Metode 2 af 3: Følger de officielle konventioner

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 8

1. Brug den rigtige rækkefølge i overskriften. Du starter med dit navn og adresse øverst til venstre. Derefter en tom linje og derefter navn og adresse på den, du henvender brevet til, også til venstre. Så endnu en tom linje og derefter datoen, hvor du sender brevet (også til venstre). Hvis du har en reference fra tidligere korrespondance, så sæt den under datoen (igen med en tom linje imellem). Så endnu en tom linje og derefter emnet for dit brev.

Hvis du sender din anmodning via e-mail, kan du springe alt dette over og begynde med hilsenen. Indsæt emnet og attributten (hvis der er en) i emnelinjen i din e-mail. Sender du for eksempel en mail til din underviser, kan du indsætte emnelinjen: `Tom de Vries Studenternummer 042142242 Anmod om udsættelse af speciale`.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 9

2. Brug en fuldstændig og korrekt hilsen. Start med `Kære` og derefter `Sir` eller `Fru` og derefter efternavnet. I stedet for `sir` eller `frue` kan du nogle gange også bruge nogens titel. For eksempel `Kære Professor De Wilde`.

Selvom du kender adressaten, skal du vælge en formel hilsen. Altså ikke `Hej Erik` eller sådan noget.

Prøv at adressere dit brev til en bestemt person. Hvis du sender brevet til en myndighed, og du virkelig ikke ved, hvilken person inden for denne myndighed der skal sende brevet, skal du vælge `Dear Sir/Fru`.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 10

3. Brug afsnit korrekt. Normalt er tre afsnit nok. Det første afsnit er indledningen og består af en eller to sætninger. I andet afsnit skal du forklare, hvad din anmodning er, i to til fire sætninger. Tredje afsnit er det afsluttende og består af en til to sætninger.

Du kan for eksempel starte dit brev med: "Jeg hedder Tom de Vries, og jeg deltager i dit foredrag om moderne historie tirsdag morgen.” Som følge heraf ved din lærer med det samme, hvem du er og behøver ikke finde ud af det.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 11

4. Vær opmærksom på det afsluttende afsnit. Undervurder ikke vigtigheden af et godt resumé. Gentag din anmodning i én sætning og giv en åbning for kontakt. Afslut for eksempel med: “Hvis du har spørgsmål til min anmodning, hører jeg meget gerne fra dig.”

Efter selve dit brevs indhold følger den afsluttende hilsen. Den mest almindelige er "Med venlig hilsen". I meget formelle situationer kan du i stedet vælge "Med venlig hilsen". Alle andre muligheder, såsom `Hilsen` eller `Hilsen` er for uformelle.

Hvis du har brug for et svar inden en bestemt dato, bedes du angive det i det afsluttende afsnit. Skriv f.eks.: "Da jeg skal bestille en flyrejse senest (dato) for at komme rettidigt til min farfars begravelse, vil jeg gerne høre fra dig inden (dato), om du er enig i ovenstående anmodning". Vælg din formulering omhyggeligt; prøv ikke at være for nøjeregnende.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 12

5. Tilføj dit navn og underskrift. Efter den afsluttende hilsen følger et komma. Derunder skal du lade tre til fire linjer være tomme. Dit navn vil være nedenfor. Du bruger den tomme plads over dit navn til at sætte din signatur. Hvis du sender brevet, udelader du de hvide streger. I så fald vil dit navn stå direkte under den afsluttende hilsen.

Metode 3 af 3: Send brevet til modtageren

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 13

1. Lav en kopi af dit brev. Når dit brev er færdigt, skal du lave en kopi af dit brev. Hvis du sender dit brev med posten, skal du lave en kopi af den underskrevne version. Hvis du ikke har en kopimaskine, kan du tage et billede af det underskrevne brev og gemme det. Sender du brevet med posten på en senere dato end angivet på brevet, så notér dette på din kopi af brevet. Gem kopien til dine egne arkiver.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 14

2. Send brevet med almindelig post. Tag dit brev med til posthuset eller til en postkasse eller et poststed hos det postselskab, du vælger. Hvis du vil være sikker på, at dit brev er ankommet, skal du vælge levering med bekræftelse på modtagelsen. Det betaler du ekstra for.

Hvis du sender brevet med posten, skal du sørge for, at brevet udskrives på en printer af god kvalitet. Hvis der er pletter eller blækstriber på den, skal du udskrive brevet igen.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 15

3. Send brevet på e-mail. Dette er ofte den bedste måde at sende din anmodning på, da det kræver den mindste indsats og er meget pålidelig. Inden du sender e-mailen, skal du tjekke modtagerens e-mailadresse og inkludere en tydelig emnelinje.

Modtageren kan se, hvornår du har sendt mailen. Vær opmærksom på dette, især hvis du har evnen til at sende e-mails om natten.

Hold din e-mail formel. Vær lige så formel i din e-mail, som du ville være i et brev. Det betyder også, at du sender en e-mail fra en e-mailadresse, der ser forretningsmæssigt ud. Undgå en adresse med tal og specialtegn. Opret om nødvendigt en ny virksomheds-e-mailadresse. noget som "tom"[email protected]` er fint.

Fax ikke dit brev, medmindre modtageren udtrykkeligt har anmodet om det. Hvis du faxer dit brev, skal du opbevare forsendelsesbekræftelsen, som faxmaskinen udskriver, efter dit brev er blevet sendt.

Billede med titlen Skriv et brev, der beder om en forlængelse Trin 16

4. Bel. Hvis din udsættelse er meget presserende, eller du har brug for en udsættelse kort før deadline, kan det være bedre at ringe til den, du anmoder om udsættelsen i stedet for at maile eller sende et brev. Hvis du ringer i stedet for at skrive, så brug stadig en formel tone og forklar på en struktureret måde, hvorfor du beder om forsinkelse. Tag noter på forhånd, og hav dem ved hånden, når du ringer.

Tips

Prøv at holde dit brev på én side. Med et længere brev risikerer du at blive hængende i for mange detaljer og miste læseren.
Tjek om modtageren normalt sender en leveringskvittering. Det er ofte tilfældet med statslige institutioner, f.eks. Hvis du ikke modtager en bekræftelse på modtagelsen, når du skulle have, er der en god chance for, at din anmodning ikke er nået frem.

Advarsler

Vær realistisk i dine forpligtelser. Hvis du lover at lave ekstra arbejde, så husk det, når du foreslår den nye deadline. Du vil gerne undgå, at du i den ekstra tid, du får, kun har travlt med det ekstra arbejde, så du stadig ikke kommer til dit originale arbejde i sidste ende.
Sørg for, at anmodningen om udsættelse er en engangsbegæring. Sørg for, at du rent faktisk får arbejdet udført inden den nye deadline. Du ønsker ikke at skulle bede om udsættelse en anden gang.
Tjek, om du har inkluderet alle vedhæftede filer med din anmodning. Det kan være nødvendigt, især for offentlige myndigheder, at inkludere visse vedhæftede filer med dit brev. Inden du sender brevet, skal du kontrollere, om de vedhæftede filer er fuldstændige.