Forebyggelse af fejlkommunikation: 14 trin (med billeder)

Indhold

Trin
Tips

Fejlkommunikation kan være både sjovt og frustrerende. Hvis du vil reducere fejlkommunikation, skal du tale klart og ikke antage noget. Tjek med personen for at sikre, at du bliver forstået. Når du kommunikerer elektronisk, skal du være klar, kortfattet og informativ. At være en god lytter kan også hjælpe med at forhindre fejlkommunikation. At holde dit fokus på dine samtaler kan reducere risikoen for fejlkommunikation.

Trin

Del 1 af 3: Kommuniker tydeligt

1. Tænk før du taler.Ved først at tænke over, hvad du vil sige kan du organisere dine tanker og forberede dig på at sige noget meningsfuldt. Især hvis du er ved at have en vigtig samtale, skal du sørge for, at dine ord er i orden, så du kan sige, hvad du mener.

Husk at din holdning og tone kan formidle meget. Begræns din opmærksomhed til emnet og prøv ikke at afvige fra det.
Hvis du har problemer med at sige, hvad du vil sige, så skriv nogle punkter ned for at sikre, at du ikke glemmer, hvad du vil sige.
Tag en bevidst pause, før du taler. Vi har ofte en tendens til at springe hovedkulds ind i en samtale, men ved bevidst at tage pauser og tage et par øjeblikke til at organisere vores tanker, før vi taler, er vores kommunikation mere tilbøjelig til at være klar, og de omkringstående er villige til at lytte.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 2

2. henlede opmærksomheden. At have en persons opmærksomhed betyder at sikre, at han eller hun lytter og forstår, hvad du siger. Få øjenkontakt og sørg for, at personen lytter. Hvis den anden person er distraheret eller optaget af noget andet, så bed om deres opmærksomhed eller prøv en anden gang. Hvis den anden person virker distraheret af noget andet, så bed om opmærksomhed ved at sige: "Jeg vil være sikker på, at du forstår", eller "Jeg ville sætte pris på din fulde opmærksomhed.".

Hvis personen virker distraheret, så sig, at du taler senere, når han eller hun er mere tilgængelig.

For eksempel, hvis du har brug for at tale med nogen, men de har travlt med noget andet, så lad dem vide, at du har brug for at tale, og at du vil have hans opmærksomhed.

Lad være med at råbe eller råbe ad nogen om opmærksomhed – kontakt vedkommende og henvend dig personligt, når det er muligt.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 3

3. Tjek dine antagelser. Du kan gå ud fra, at alle forstår, hvad du siger eller beder dem om at gøre, men for at være sikker, skal du præcisere alt, som personen måske ikke er sikker på. For eksempel, hvis du giver anvisninger, forklar, hvad personen stadig skal gøre for at forberede sig. Du kan over- eller undervurdere nogens viden eller færdigheder, så det er bedre at spørge.

Dette gælder især, når du taler med nogen fra en anden kultur end din. Du kan antage, at de forstår jargon eller andet sprog, men det skader ikke at spørge. Hvis nogen ser forvirret ud, så prøv at forklare bedre.

Billede med titlen Undgå fejlkommunikation Trin 4

4. Vær høflig. At være høflig i at kommunikere betyder at være åben, ærlig og venlig. Du siger ikke noget, der kan være passivt-aggressivt, sarkastisk eller sårende til eller om den person, du taler med. Koncentrer dig om at være venlig og sig, hvad du mener på en måde, der er let at forstå. Hvis du afbryder andre mennesker, er uhøflig eller respektløs, vil du ikke kommunikere effektivt.

Sarkasme kan let misforstås. Selvom det måske er meningen, at det skal være sjovt, kan det stadig føre til misforståelser, hvis du siger det modsatte af, hvad du egentlig mener. Folk kan blive forvirrede over, hvad du egentlig mener. Sarkasme kan også være utilsigtet ond.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 5

5. Tjek for forståelse. Tjek om personen har forstået dig. Det gør du ved blot at spørge: `Er det klart?` eller: `Har du spørgsmål??Dette giver personen en chance for at udtrykke enhver tvivl eller problemer, de måtte have.

Dette kan hjælpe folk med at føle sig trygge ved at stille spørgsmål eller bede om afklaring.

Når du giver anvisninger, så bed personen om at gentage dem, så du ved, at han eller hun forstår.

I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt at give et kort resumé.

For eksempel, "Så, bare for at være klar, tager vi først fat på Ramaker-kontoen, og derefter holder vi et hurtigt møde om, hvordan vi løser kommunikationsproblemerne.". Forstået?`

Billede med titlen Undgå fejlkommunikation Trin 6

6. Opfølgning. Spørg den person, du kommunikerer med, for at sikre, at du har kommunikeret tydeligt. For eksempel, hvis du har sendt en e-mail, skal du sende en anden og spørge: "Hvordan har du det?? Har du nogen spørgsmål?` Hvis du har talt med nogen, så spørg dem et par dage senere: `Tjekker lige. Alt godt?`

Hvis du tror, du måske har miskommunikeret, så brug dette øjeblik til at få det hele klart igennem og afklare, hvad der muligvis kan være forvirrende.

Del 2 af 3: At være en god lytter

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 7

1. Forstå kropssproget. Meget af kommunikationen er non-verbal. Vær opmærksom på det; det kan være meget vigtigt. Bevar øjenkontakten og vær opmærksom på eventuelle ændringer i din egen øjenkontakt eller den anden persons øjenkontakt. Vær opmærksom på en persons kropsholdning og ansigtsudtryk og se, om der er nogle modsætninger. Hvis du bemærker forskelle, bedes du spørge igen eller bede om afklaring.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 8

2. Lyt nøje efter. Giv din fulde opmærksomhed, når nogen taler. Mange mennesker prøver at tænke på, hvad de skal sige næste gang, men forbliver involveret i den person, der taler. Folk sætter pris på, når de føler sig hørt og forstået, og en af de bedste måder at gøre dette på er gennem aktiv lytning. Vend din krop mod dem og læn dig mod dem. Bliv ikke distraheret (såsom af mobiltelefoner) og forbliv tilstede med personen.

Lyt ikke kun til de ord personen siger, men lyt også til informationen og den måde, han eller hun kommunikerer på. For eksempel kan personens stemme ændre sig, hvis han eller hun taler om noget følelsesmæssigt eller føler sig utilpas.

Billede med titlen Undgå fejlkommunikation Trin 9

3. Afbryd ikke de andre. Når en anden taler, så gør dit bedste for ikke at afbryde dem. Lad personen afslutte sine tanker, før du tilføjer eller siger noget andet. Dette viser, at du lytter, og at du bekymrer dig om, hvad personen siger. Hvis du har en tendens til at afbryde folk ofte, kan de føle sig frustrerede og ikke sige alt, hvad de gerne vil sige.

At lade nogen afslutte deres sind betyder, at du lytter fuldt ud og ikke har noget imod dine egne ord. På den måde vil personen føle sig mere tryg ved at dele alt og ikke glemme noget, de gerne ville sige, fordi samtalen blev forledt.

Billede med titlen Spørg forældre om puberteten Trin 11

4. Stil spørgsmål. Hvis noget ikke er klart, eller hvis du ikke helt forstår noget, så sørg for at stille et spørgsmål om det. Prøv at sige noget som: "Vil du præcisere, hvad du mener med ___?` eller `Jeg er ikke sikker på, jeg forstår ___. Kan du forklare det?`

Hvis personen stadig taler, og du ikke vil afbryde, så skriv spørgsmålet ned, så du ikke glemmer at stille det.

Del 3 af 3: Elektronisk kommunikation

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 10

1. Organiser informationen. Hvis du forsøger at få information igennem, skal du sikre dig, at oplysningerne når frem til personen effektivt. Hvis du for eksempel planlægger en begivenhed, skal du angive vigtige detaljer: sted, tidspunkt og hvad folk skal medbringe. Giv klare anvisninger eller trin, som folk kan tage, og sørg for, at oplysningerne er klare.

Inden du sender informationen eller invitationen, bedes du kontrollere, at den indeholder alle nødvendige oplysninger.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 11

2. Brug færre ord. Når du kommunikerer via tekstbeskeder eller e-mail, skal du komme til sagen. En lang e-mail kan forvirre, hvad du ønsker at formidle. For eksempel, hvis du fremsætter en anmodning, skal du gå direkte til sagen og fremsætte din anmodning. Du kan sige, hvorfor anmodningen skal fremsættes, men bliv ikke ved for evigt. Bare sig, hvad du har brug for, og afslut e-mailen kort efter.

Hvis du har tendens til at skrive lange e-mails eller tekster, vil folk sandsynligvis bladre igennem dem i stedet for at læse dem grundigt. Hvis du ikke kan undgå dine lange breve, så overvej at sætte de vigtigste ting først.

Husk på, at e-mails ikke udsender sociale signaler som ansigtsudtryk og tonefald. Brug derfor et klart sprog og undgå sarkasme.

Emojis er nyttige i sociale e-mails, men ikke i de fleste forretnings-e-mails.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 12

3. Koncentrer dig om ét emne. Hold beskeden så enkel som muligt. Gå ikke rundt eller gå ind i en masse ekstra detaljer, og dæk ikke flere emner i én e-mail. Det er bedre at fokusere på ét emne eller emne ad gangen end på mange ting i en enkelt e-mail. Hvis du har flere ting at diskutere, så diskuter én ad gangen via e-mail. På den måde kan personen slette enhver e-mail, når han eller hun er færdig med hvert emne, uden at glemme at gøre eller dække noget.

Hvis du insisterer på at beskæftige dig med flere emner på samme tid, så giv en klar afgrænsning. Brug punktopstillinger eller organiser det anderledes for at hjælpe med at tydeliggøre indholdet.

Billede med titlen Undgå miskommunikation Trin 13

4. Kom lige til sagen. Selvom det er fint at starte dine e-mails med, "Hvordan har du det??` eller anden venlighed, brug ikke for meget tid på at tale om noget, der ikke har noget at gøre med det, du ønsker at formidle. Fokuser på din anmodning eller de oplysninger, du vil dele med personen. Gå ikke rundt og giv ikke en lang introduktion. Gå i stedet ind til kernen af, hvad du vil eller har brug for at sige.

Tips

Sørg for, at du ikke bruger sarkasme i chats, onlinemeddelelser eller e-mails uden emojis. Sarkasme kommunikeres ofte ikke godt via tekst, så det er bedst at gøre det personligt.