Gratis trin for trin instruktioner 
Ved at holde styr på vigtig information før, under og efter arrangementet kan du oprette en mere specifik og i sidste ende mere effektiv rapport. Dette giver dig også mulighed for at afslutte det tidligere. Husk, at dataindsamling er en løbende proces, hvor du kan engagere flere personer, hvis det er nødvendigt (inklusive eventuelle praktikanter). Den nederste linje er, at du ikke behøver at vente med at lave rapporten til slutningen af begivenheden. 
Udvælg et par højdepunkter fra begivenheden for at uddybe. Tænk over, hvilke tre ting der virkede bedst, og hvilke tre ting der var mest overraskende. Undgå at fylde rapporten med banale detaljer, såsom frokostmenuen eller et detaljeret resumé af hovedtalerens hele præsentation. Du skal tage de ting op, der har betydning. 
Hvis begivenheden handlede om et nyt produkt, kan du vise et billede af det. Billeder af den faktiske begivenhed hjælper med at illustrere rapporten. Prøv at få billeder af sponsorerne ved arrangementet, som du kan bruge til din rapport. Dette er endnu en opgave, der ikke kan vente til efter begivenheden. Prøver, reproduktioner og andre prøver på stedet er gode at bruge. Angiv antallet af personer, der har modtaget sponsorkuponer mv. Dokumentér både on-site og off-site promotion genereret af begivenheden, i medierne, til målgruppen og for sponsorerne. 
Ud over cirkulation og rækkevidde skal du fokusere på trykte annoncer og artikler med sponsorers navne og promovering. Dokumenter tv-reklamer, gratis omtale, rækkevidde, reklameomkostninger og nyhedsdækning. Glem ikke at dokumentere radiodækning, medieannoncer, reklameomkostninger, kampagner, revisionsrapporter og så videre. 
Du kan tilføje programmet for begivenheden. Du kan også diskutere, hvem der var de vigtigste deltagere i begivenheden. Hold dog disse dele korte. Sørg for at bruge mest tid på at optage og diskutere begivenhedens nøgleresultater og sammenligne dem med de ønskede resultater. Vær realistisk og prøv ikke at få tingene til at se bedre ud, end de er. 
Du skal angive alle omkostninger, herunder markedsførings- og salgsfremmende aktiviteter, personaleomkostninger og sponsoromkostninger. Det er en god idé at tilføje et detaljeret budget. Økonomiske ledere og ledere ønsker at se beviser til støtte for konklusionerne. Tilføj en beregning af gevinst samt omkostninger, sponsorater og understøttende dokumenter. Sørg for at sammenligne det opnåede overskud med det budgetterede overskud. Sammenlignet med hvad? Det er et godt spørgsmål at stille. 
Andre relevante statistikker og data kan omfatte antallet af salgsleads og antallet af besøgende på en specifik stand. At nævne data gør rapporten mere troværdig. Oplys om deltagerne/besøgende. Angiv demografiske karakteristika, antal besøgende og forskningsresultater for de besøgende (såsom købsadfærd). Rapport om antallet af personer, der har reageret på sponsorernes kampagner, og om donationer til velgørende formål. Dokumenter den økonomiske effekt og medarbejderdeltagelse. 
Indsaml citater og feedback fra begivenhedens deltagere og teammedlemmer, så vurderingen af begivenhedens succes og mangler ikke udelukkende kommer fra forfatteren, der skriver rapporten. Så er det mere troværdigt. Overvej også, om du vil tilføje ekstern forskning. At give en værdi til promoveringen i medierne er noget en tredjepart kan undersøge. Bedøm placeringen og opsætningen. Du bør bruge lidt tid på at vurdere effektiviteten af mødestedet og opsætningen fra andres perspektiv. Diskuter, hvordan rummet blev brugt af konferencen, arrangementet osv. 
Sørg for, at dine svar har dybde. En god tommelfingerregel er skrivereglen `vis, fortæl det ikke.’ Det betyder at give specifikke eksempler til støtte for generelle punkter i rapporten. Glem ikke din målgruppe og sørg for, at din skrivestil er formel og professionel. En hændelsesrapport er ikke et tilfældigt dokument; det er et vigtigt dokument for at afgøre, om begivenheden var det værd, så den skal være autoritativ.
Skriv en begivenhedsrapport
Indhold
Du skal muligvis skrive en begivenhedsrapport for at afgøre, om en begivenhed var vellykket, ved at sammenligne resultaterne med målene. Det er en vigtig måde for personer eller virksomheder, der har været vært for arrangementer, til at vurdere, om de skal foretage justeringer næste gang. Der er visse måder, hvorpå du kan sikre, at du laver en vellykket begivenhedsrapport. Dette er vigtigt, hvis du overvejer at være vært for et andet arrangement!
Trin
Del 1 af 3: Udarbejdelse af din begivenhedsrapport
1. Bestem stil og layout af præsentationen for hver målgruppe. Begivenhedsrapporter kommer i papirform, indbundet eller hæftet, i digital form, PDF, der kan e-mailes, PowerPoint-præsentationer og så videre.
- Sørg for, at begivenhedsrapporten er opdelt i klare sektioner. Du skal vurdere, hvordan arrangementets resultater klarede sig i forhold til målene. Opsummer de vigtigste resultater af begivenheden.
- Skræddersy begivenhedsdækningen til hver sponsors behov og interesser og din målgruppe. Tænk på sponsorernes mål. Til en vis grad er sponsorer hovedmålgruppen for en begivenhedsrapport. De vil gerne vide, om det var værd at sponsorere arrangementet. Så tænk over, hvad de vil vide, og hvad deres varme emner er.
- Lav også begivenhedsrapporten på en sådan måde, at den passer til arrangementets og sponsorernes individualitet. Lav ikke en simpel rapport. Andre målgrupper for begivenhedsrapporten omfatter ledere og økonomichefer.
2. Opret en proces for at holde styr på de oplysninger, du har brug for under arrangementet. Du skal ikke kun stole på din hukommelse.
3. Lad det komme ned til hovedpunkterne. Et af problemerne med begivenhedsrapporter er, at de ikke gør meget mere end at gruble på dagsordenen eller fokusere på feel-good, opløftende udtalelser. Gør det ikke. Fremhæv i stedet hovedpunkterne med et klart, analytisk syn.
Del 2 af 3: Bringe det rigtige indhold til din rapport
1. Skriv et ledelsesresumé. Hændelsesrapporten skal indeholde et ledelsesresumé, der er en komprimeret version af den fulde, detaljerede rapport. Husk, at resuméet er som en introduktion.
- Du kan oprette to rapporter - et resumé for personer, der er interesserede i resultaterne af begivenheden, og en mere detaljeret, fuldstændig rapport for personer, der rent faktisk har bidraget til eller sponsoreret begivenheden.
- I resuméet skal du fokusere på de vigtigste mål og resultater. Resuméet skal være kort - kun en eller to sider. Den skal opsummere hovedpunkterne i begivenheden, og den bør indeholde en kort fortolkning af dataene.
2. Brug visuelle elementer i din begivenhedsrapport. Det er ofte mere effektivt at bruge et diagram til at vise statistik frem for at give dine læsere en masse tal.
3. Dokumenter al promovering og mediedækning. Du ønsker at bestemme, hvor stærkt begivenheden er blevet promoveret i medierne i forhold til dens mål.
4. Lav en erklæring om formålet med arrangementet. Det er meget vigtigt at knytte begivenhedens mål til resultaterne, så sørg for at inkludere en påmindelse om, hvad begivenhedens oprindelige mission var, og hvilke mål der blev sat.
5. Tilføj økonomiske oplysninger til begivenhedsrapporten. Det er vigtigt at give et detaljeret billede af arrangementets budget og hvad der faktisk er blevet brugt (eller eventuelt modtaget). Sørg for at inkludere en sammenligning af budgetterede udgifter med faktiske udgifter, og fremhæve de ting, der fungerede godt, og de ting, der kunne forbedres.
6. Tilføj statistik, der er relevant for læserne. Du bør ikke lave en rapport, der kun indeholder feel-good information. Antallet af personer, der deltog, er et antal, du skal nævne. Det er en god idé at levere målbare data.
7. Giv et kvalitativt element, der kontekstualiserer dataene. Din rapport bør indeholde statistik, men du har også brug for udtalelser fra deltagerne for at give kontekstuel feedback.
Del 3 af 3: Afslutning af din begivenhedsrapport
1.Udfyld rapporten til tiden. Prøv at skrive og udgive rapporten ret hurtigt efter begivenheden. Sørg for at planlægge det i din kalender, så det kan ske. Nogle mennesker foreslår at udgive en begivenhedsrapport inden for 30 dage, men andre siger, at du kan gøre det inden for et par dage.
- Uanset deadline, så sørg for at overholde den. Måske skriver du begivenhedsrapporten for et bureau hyret af en specifik kunde. Vær opmærksom på alle anmodninger.
- Den nederste linje er, at din målgruppe forventer en grundig og punktlig rapport. Så tag dig tid til at gøre det ordentligt og ordentligt, men vent ikke så længe, at det bliver forældet.
2.Læs din begivenhedsrapport. Sørg for, at din begivenhedsrapport har korrekt grammatik, og undgå stavefejl, tegnsætning og andre trykfejl.
Tips
- Tag flere billeder, end du tror, du har brug for. Du vil være tilfreds med mulighederne senere.
- Når du vil have et tilbud fra en af lederne og planlæggerne, skal du ikke gå til dem først. Det er dem, der bliver længst, så spørg publikum først; det er dem, der går hurtigst hjem. Lad være med at chikanere en taler eller vejleder, når han/hun har travlt med noget andet; de vil være tilgængelige for spørgsmål senere.
- Når du samler citater, skal du starte samtalen og blive ved med at stille spørgsmål naturligt, indtil du finder den person, du vil tale med.
- Saml flere tilbud, end du tror, du har brug for. Du vil være tilfreds med mulighederne senere.
- Gode billeder viser begivenhedens handling eller folks reaktion på begivenheden.
- Prøv at få billeder af hele begivenheden, inklusive publikum og taleren på ét billede, så du viser læseren, hvor stor den var.
Fornødenheder
- Et digitalt kamera
- En notesblok
Artikler om emnet "Skriv en begivenhedsrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
