Sådan folder du et brev og lægger det i en konvolut

Indhold

Trin
Tips
Advarsler

Hvis du tror, der ikke er meget at vide om at folde et brev, før du lægger det i konvolutten, tager du fejl. Især når det kommer til erhvervsbreve, er der visse regler for, hvordan du skal folde brevet. Derfor, før du lægger dit brev i konvolutten, skal du bruge lidt tid på at lære om de forskellige måder at folde et brev på.

Trin

Metode 1 af 3: Fold et standard forretningsbrev til en standard forretningskonvolut

1. Beskriv konvolutten. Hvis du håndskriver brevmodtagerens oplysninger på konvolutten, skal du gøre dette, før du lægger brevet i, så du ikke efterlader mærker på brevpapiret.

Hvis du vil have dit brev til at se mere professionelt ud, kan du også printe adressen på kuverten.
Du skal indtaste modtagerens adresse på forsiden af kuverten i midten (f.eks. i Holland: navn, postnummer, husnummer og by) og afsenderens adresse (dit eget navn, postnummer, husnummer og by) i øverste venstre hjørne skriv.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 2

2. Læg bogstavet med forsiden opad på bordet foran dig. Før du folder brevet, skal du kontrollere, at adressen på brevet stemmer overens med adressen på konvolutten. Tjek igen, om du har underskrevet brevet.

Teksten skal vende mod dig, som om du læser den.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 3

3. Fold den nederste del af bogstavet op. Tag den nederste kant af papiret. Fold den først op og derefter ned, så den nederste kant er cirka en tredjedel af papirets højde.

Hvis du ikke er sikker på, hvor høj den er, så tag fat i konvolutten og brug den som rettesnor ved at placere den lige under midten af bogstavet.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 4

4. Sørg for, at kanterne er justeret. Før du folder papiret, skal du sørge for, at bogstavets yderkanter er nøjagtigt sammen, så du ikke ved et uheld folder bogstavet skævt.

Folder du ikke kanterne nøjagtigt i de rigtige højder, ender du med et skævt bogstav, og der er stor sandsynlighed for, at det ikke passer i konvolutten.

Når du er sikker på, at de er på linje, skal du forsigtigt folde kanterne hele vejen på midten med fingrene.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 5

5. Fold den øverste del ned. Tag nu den øverste del af brevet og fold det ned, så der er ca. 1 cm mellemrum mellem den nederste fold og den øverste (foldede) kant af bogstavet.

Selv nu, hvis du ikke ved det præcist, så brug konvolutten som rettesnor. Hvis konvolutten er under brevet, kan du tjekke, om brevet passer i konvolutten, ved at lægge brevets øverste og nederste fold oven på toppen og bunden af konvolutten.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 6

6. Fold nu toppen. Husk at placere den øverste del af folden nøjagtigt med sidens kanter. På den måde får du en pæn, lige fold.

Du kan holde en lineal vandret mellem fingrene og glide linealens tynde kant langs papiret, så du får en flot flad og lige fold.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 7

7. Læg brevet i konvolutten. Tag brevet, så folderne peger udad, og den øverste fold falder sammen med toppen af konvolutten. Hold konvolutten, så klappen på konvolutten vender mod dig og åbner mod dig. Læg forsigtigt brevet i konvolutten, så papirets kanter ikke folder eller rives i stykker.

Modtageren skal kunne tage brevet ud af konvolutten og åbne det uden at skulle vende brevet for at læse det.

Metode 2 af 3: Fold et standard forretningsbrev for at få en gennemsigtig konvolut

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 8

1. Sørg for, at dit brev er formateret korrekt. Hvis du bruger en konvolut med et gennemsigtigt vindue, der viser modtagerens navn og adresse, er det meget vigtigt, at dit brev er formateret korrekt, så oplysningerne kommer på papiret på den helt rigtige måde.

For det korrekte format af et forretningsbrev skal du først sikre dig, at marginerne på alle sider er sat til 2,5 cm i dit tekstbehandlingsprogram. Sørg for, at teksten er justeret til venstre på siden, og glem ikke at indtaste modtagerens dato og adresse.
Du skal bruge enkelt mellemrum i hele bogstavet, undtagen mellem afsnit. Du skal springe to linjer over mellem afsnittene. Hele bogstavet skal være venstrejusteret.
Der skal være ca. 5 cm mellemrum fra toppen af papiret til det sted, hvor du skriver den første tekstlinje (datoen).
Skriv datoen fuldt ud (altså ikke 1/4/16, men 1. april 2016).
Tryk to gange på enter for at sætte et mellemrum mellem datoen og hvor du indtaster modtagerens oplysninger.
Indtast modtagerens fulde navn (f.eks. De Heer Jaap de Boer), tryk på enter og indtast modtagerens adresse, tryk på enter igen og indtast modtagerens postnummer, husnummer og bopæl.
Husk at lade plads mellem modtagerens kontaktoplysninger og hilsenen.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 9

2. Fold bogstavet i en såkaldt z-fold. For at bruge det gennemsigtige vindue på konvolutten korrekt skal du folde brevet, så modtagerens navn og adresse vender udad.

Denne måde at folde på er ikke så sikker som at folde et brev ind, men du skal folde det, så navn og adresse kan ses gennem visningsvinduet.

Hvis brevet indeholder følsomme oplysninger, er det bedst at bruge en standardkonvolut uden vindue.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 10

3. Start med bogstavet nedad, så teksten vender nedad. Hvis teksten vender nedad, kan du bedre se, hvor navnet og adressen er, når du folder den.

Hvis du har gjort dette rigtigt, vil du ikke kunne læse brevets tekst.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 11

4. Placer bogstavet, så det er på hovedet. Brevet skal være med forsiden nedad, men det skal samtidig være så modtagerens navn og adresse er så tæt på dig som muligt.

Hvis det gøres korrekt, hvis du ser på papiret nederst, vil modtagerens navn og adresse være på din side.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 12

5. Fold toppen ned. Tag den øverste tredjedel af papiret og fold det mod dig.

Hvis du ikke er sikker på, hvor langt det er, kan du bruge konvolutten som en rettesnor ved at placere den under midten af papiret.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 13

6. Fold bunden op. Tag den nederste tredjedel af papiret og fold det op og væk fra dig.

Du skal nu se modtagerens navn og adresse.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 14

7. Læg nu det foldede brev i konvolutten. Håndter brevet, så modtagerens oplysninger vender mod forsiden af konvolutten. Læg brevet i konvolutten på en sådan måde, at informationen er synlig gennem visningsvinduet.

Hvis du ikke kan se modtagerens oplysninger, lægger du sandsynligvis brevet på hovedet i konvolutten. Fjern brevet fra konvolutten og vend det om (med modtagerens oplysninger stadig pegende mod visningsvinduet).

Metode 3 af 3: Et standard forretningsbrev til en kuvert til små virksomheder

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 15

1. Tjek adressen. Før du folder brevet, skal du sikre dig, at adressen på indersiden af brevet er den samme som den, du skrev eller printede på konvolutten.

På den måde undgår du at sende breve til de forkerte personer.
Glem ikke at tjekke, om du har underskrevet brevet.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 16

2. Læg brevet foran dig på bordet eller på dit skrivebord. Sørg for, at teksten vender mod dig og opad. Dette er din sidste chance for at tjekke brevet og sikre dig, at du ikke har glemt noget.

Har du f.eks. sat datoen over brevet? Der er ingen stave- eller grammatikfejl?

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 17

3. Fold den nederste halvdel op. Tag bunden af brevet og fold det til cirka 1 cm fra toppen af siden.

Som rettesnor kan du lægge kuverten under brevet. Når det er foldet op, skal du sørge for, at brevet er lille nok til at passe i konvolutten.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 18

4. Fold nu brevet. Før du folder papiret, skal du sikre dig, at papirets yderkanter er helt sammen, så du ikke får serif-foldninger. En skæv fold kan forhindre brevet i at passe i konvolutten.

Brug en lineal til at gøre folden flot og skarp. Det gør du ved at holde en lineal vandret og glide den tynde kant langs bogstavet på folderne, så de bliver pæne stramme.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 19

5. Fold højre halvdel af bogstavet indad. Tag nu den højre del af brevet og fold det indad omkring en tredjedel af vejen op ad papiret.

Læg den øverste og nederste kant af bogstavet oven på hinanden og fold først derefter papiret.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 20

6. Fold venstre halvdel af bogstavet indad. Tag den anden side af brevet og fold det indad i højden af en tredjedel af papiret. Dette går ligesom du gjorde med højre side.

Juster den nederste og øverste kant af papiret, så de er nøjagtigt lige, før du folder dem på midten.

Billede med titlen Fold og indsæt et brev i en konvolut Trin 21

7. Drej brevet til venstre eller højre og læg det i konvolutten. Læg den sidste fold, du lavede, først nedad i konvolutten. Læg brevet i konvolutten på en sådan måde, at folderne peger bagud.

Det gør det nemmere for modtageren at se, hvor man skal begynde at folde brevet ud.

Tips

Hvis du bruger en konvolut med en kant, som du skal slikke eller på anden måde fugte, skal du sørge for at fugte kanten fra ende til anden. Lad være med at gøre den for våd, for så hænger kanten ikke godt fast.
Du kan gøre dit brevs foldede kanter flotte og skarpe ved at flade folderne helt ud med en lineal.
Glem ikke at sætte nok stempler på brevet, før du sender det.
Hvis du lægger et brev eller et lykønskningskort i konvolutten, der kun er foldet på midten, skal du sørge for, at folden er i bunden af konvolutten. Dette forhindrer, at modtageren ved et uheld river brevet i to med en brevåbner.
Læs dit brev omhyggeligt, inden du lægger det i konvolutten. Sådan undgår du pinlige fejl.

Advarsler

Hvis du vil sende et langt brev med mange sider, kan du sende det fra posthuset. Over en vis vægt vil forsendelsesomkostningerne være højere end normalt, og på postkontoret kan de fortælle dig præcis, hvor mange frimærker du skal bruge.