Brug minutter (med billeder)

Indhold

Trin
Tips
Advarsel

Tillykke, du er netop blevet valgt eller udnævnt til sekretær for bestyrelsen! Ved du, hvordan referattagning under et møde fungerer, og hvordan man uddyber og præsenterer referatet?? Nedenfor er en trin-for-trin forklaring på, hvordan du tager referater af både uformelle møder og mere formelle møder, som du måske også ønsker at bruge den meget brugte møde- og konferencehåndbog til i USA Roberts ordensregler (bogstaveligt: The Rules of Robert) ønsker at konsultere.

Trin

Del 1 af 4: Forberedelse

1. Sørg for, at du er bekendt med organisationens møderegler. Hvis det er meningen, at sekretæren skal tage officielt referat, så spørg, om du skal følge Roberts regler eller en anden guide. Hvis reglerne er mindre officielle, så spørg, hvad der præcist skal medtages i referatet, og hvordan de vil blive brugt.

Som notattager behøver du ikke at kunne alle Roberts regler udenad. Det kan dog være en god idé at købe bogen (eller låne den af formanden), da den indeholder mange nyttige og specifikke oplysninger.
Sørg for, at du ved, hvad din rolle er. Det er muligt, at sekretæren eller referatsekretæren ikke deltager i mødet, men det er også muligt, at han eller hun deltager i diskussionen og samtidig tager referat. Under alle omstændigheder er sekretærens rolle altid mere beskeden, og han eller hun er mindre fremtrædende end formanden for organisationen eller den person, der leder mødet.

2. Forbered en model på forhånd. Mødereferat indeholder ofte meget af den samme information. Lav derfor en model med et standardformat, hvor du allerede medtager tilbagevendende dele. Reserver under alle omstændigheder plads til følgende oplysninger:

Organisationens navn.

Mødetype. Er det et almindeligt ugentligt eller årsmøde, mødet i et mindre udvalg, eller er mødet indkaldt af en særlig grund?

Dato, tid og sted. Giv plads til start- og sluttidspunkter (åbning og lukning).

Navnet på dirigenten eller den person, der leder mødet, og navnet på sekretæren (eller deres stedfortrædere).

Liste over `deltagere` og `fravær` undskyldninger. Dette er et fancy navn til deltagerlisten. Notér, om beslutningsdygtigheden (det mindste antal personer, der er nødvendige for at stemme om et forslag) er til stede.

Plads til din signatur. Som notattager skal du altid signere dit arbejde. Hvis referatet skal godkendes, kan der kræves yderligere underskrift. Dette afhænger af organisationens politik.

En dagsorden, hvis der er en. Hvis dirigenten eller den person, der leder mødet, ikke har bedt dig om at udarbejde en dagsorden, skal dagsordenen foreligge efter anmodning. En dagsorden er et godt værktøj til at skrive mødereferater.

3. Sørg for, at du har en notesblok eller bærbar computer med dig. Uanset hvad du medbringer, så sørg for, at det er noget, du er tryg ved at arbejde med. Hvis du skal bruge minutter oftere, skal du købe en speciel notesblok eller oprette en mappe til den på din computer.

Hvis du tog referatet fra et tidligere møde, og det endnu ikke er sendt til godkendelse, skal du også medbringe disse referater til mødet.

Du kan valgfrit optage mødet ved hjælp af en stemmeoptager. Dette kan være nyttigt, når du udarbejder referatet, men du bør også altid tage noter. Hvis du optager mødet, så spørg, om alle er enige, og sørg for, at referatet ikke er en ordret udskrift af optagelsen.

Du kan tage noter hurtigere ved hjælp af stenografi eller stenografi, men du behøver ikke at skrive hvert ord ned, når du tager minutter. Det er endnu bedre at lade være.

Hvis hensigten er, at alle kan følge dig, mens du tager minutter, kan du bruge en overheadprojektor eller præsentationsstativ. Sørg for, at du kan tage dine notater pænt og uden pletter eller rynker med dig efter mødet for at udarbejde referatet yderligere.

Del 2 af 4: At tage noter

1. Bestå en deltagerliste. Så snart alle er der, send et ark papir (eller i store møder med mange mennesker, flere ark) med plads til alles navn og kontaktoplysninger. Du kan bruge dette efter mødet til at udfylde `deltagelses`-delen af din model, men du kan også vedhæfte den udfyldte navneliste direkte til referatet.

Hvis der er mange, du ikke kender (nå), kan det være nyttigt at tegne et kort over alle pladserne og udfylde det ved at bede alle tilstedeværende en efter en om at præsentere sig selv. Hold dette kort ved hånden, mens du bruger minutter, så du kan kalde folk ved navn, hvis det er relevant (se nedenfor).

2. Udfyld så mange dele af modellen som muligt. Mens du venter på, at mødet starter, kan du allerede nu skrive navnet på organisationen, dato og sted for mødet og typen af møde (f.eks.: ugentligt bestyrelsesmøde, møde i et særligt udvalg mv.). Når mødet starter, noter du åbningstiden.

Hvis du ikke har en model, så skriv disse oplysninger ned i begyndelsen af dine noter.

Såfremt mødet er indkaldt af særlige grunde eller på et særligt tidspunkt, opbevares indkaldelsen til medlemmerne. Tilføj indkaldelsesansvarlig som bilag til det detaljerede referat.

3. Bemærk resultatet af det første forslag. Et officielt møde starter normalt med et forslag (formelt: et forslag) om at godkende dagsordenen, så det bruger vi som eksempel her. Hvis mødet starter med et andet forslag, så skriv mindst de samme relevante oplysninger ned:

Officielt, når man fremsætter et forslag (eller indsender et forslag), siger nogen `I propose` (på engelsk: `I move`). Så det bliver sagt `Jeg foreslår at godkende dagsordenen.`

Navnet på den person, der indgiver forslaget (dvs. den person, der fremsætter forslaget).

Resultatet af afstemningen. Hvis afstemningen er for, skriv `forslag vedtaget`.` Hvis afstemningen er imod, skriv `forslag afvist`.`

Hvis et forslag er for langt til at blive nedskrevet ord for ord, så spørg, om forslaget kan indgives skriftligt. Hvis dette sker oftere, kan du spørge uden for møderne, om dette ikke kan blive officiel politik for motioner eller forslag fra et bestemt ordtal.

Hvis du har udarbejdet dagsordenen, er det også muligt, at du er referat og den, der fremsætter dette forslag på samme tid. Det er ikke noget problem. Så længe du forbliver upartisk, kan du registrere dine egne handlinger i referatet uden problemer.

4. Bemærk de øvrige forslag under mødet. Lyt omhyggeligt til alle diskussioner, men (medmindre andet er angivet!) skriv dem ikke ned. Når et nyt forslag fremsættes, skal du kun skrive de relevante oplysninger ned.

For hvert nyt forslag, glem ikke at skrive den nøjagtige ordlyd af forslaget, navnet på den person, der indgiver forslaget, og resultatet af afstemningen.

For nogle forslag skal forslaget støttes med et sekund, før det kan stemmes om. Hvis nogen f.eks. siger "Jeg støtter forslaget" eller "Jeg støtter forslaget", skriv personens navn som et sekund.

Hvis du gerne vil have forslaget gentaget, men du ikke kender navnet på den person, der indgiver forslaget, skal du høfligt afbryde mødet og spørge personen om hans eller hendes navn. At nedskrive den rigtige information nøjagtigt er vigtig nok til at berettige en kort afbrydelse.

Når et forslag ændres, skal du blot omskrive forslaget i dine noter. Medmindre ikke alle er enige i ændringen, og det genererer en masse diskussion, er der ingen grund til at bemærke, at en ændring (officielt: ændring) er foretaget.

5. Lyt nøje til alle rapporter og rapporter og bed om en kopi. Når nogen læser en rapport, nyhedsbulletin eller lignende højt, skriv personens navn (eller navnet på det underudvalg, der har udarbejdet det første udkast). Hvis det involverer et forslag, så skriv det ned på samme måde som alle andre forslag.

Det er meget nyttigt at sikre, at du får en kopi i slutningen af mødet. Bemærk, at du ved mødets afslutning skal bede læseren eller mødelederen (lederen for organisationen eller mødet) om en kopi. Når du har skrevet referatet, skal du tilføje en kopi af hver rapport eller rapport som en vedhæftet fil.

Hvis der ikke er nogen tilgængelige kopier, skal du notere, hvor originalen opbevares, eller om nødvendigt bede om den efter mødet.

Når et medlem af mødet rapporterer noget mundtligt, skal du i stedet for at læse den skrevne tekst skrive et kort, objektivt resumé af rapporten. Undgå specifikke detaljer og citer ikke taleren ordret.

6. Registrer alle handlinger og tildelte opgaver. Dette inkluderer, hvad der siges om udførelsen af de opgaver, der blev tildelt på det foregående møde, samt eventuelle nyligt tildelte opgaver og handlinger, der skal udføres. Er nogen tildelt at skrive et brev? Skriv derefter navnet på den pågældende person og de givne instruktioner.

Afhængigt af hvor formelt mødet er, vil mange af disse handlinger falde ind under overskriften "forslag" (eller "forslag"). Under et mere uformelt møde skal du holde dine ører åbne for mindre klart formulerede beslutninger.

Angiv kort, hvis givet, årsagen til, at en bestemt beslutning blev truffet.

7. Bemærk alle ordenspunkter. Når der gøres indsigelse mod en bestemt procedure, skal indsigelsen nedskrives i sin helhed, begrundelsen herfor og den fuldstændige afgørelse som formuleret af formanden.

Glem ikke at medtage i referatet henvisninger til Roberts ordensregler, organisationens vedtægter eller virksomhedens protokol.

8. Optag kun diskussionsresuméer, når du bliver bedt om det. Officielt skal referatet være en optegnelse over hvad Færdig er, og ikke af det, der er sagde er. Under alle omstændigheder skal du i første omgang altid følge organisationens regler så nøje som muligt.

Når du noterer diskussioner, skal du være så objektiv og upartisk som muligt. Medtag konkrete punkter, ikke meninger, og brug så få adverbier eller adjektiver som muligt. Prøv at skrive så tørt, faktuelt og kedeligt, som du kan!

Nævn ikke navne i diskussionsresuméet. Dette er især vigtigt i heftige diskussioner, der kan støde visse mennesker.

9. Sørg for en god konklusion i slutningen af mødet. Bemærk, hvornår mødet lukkede. Glem ikke at medbringe kopier af eventuelle rapporter eller bede nogen om at e-maile dem til dig.

Læs altid dit referat for at se, om der mangler noget, og om der skal gives yderligere forklaring nogen steder. Hvis du har brug for at spørge nogen om noget, så gør det, før alle andre er gået.

Del 3 af 4: Udarbejdelse af minutter

1. Start dette så hurtigt som muligt. Det er bedst at skrive det officielle referat ud umiddelbart efter mødet, når alt stadig er frisk i hukommelsen.

2. Indtast mødeprotokollen på en computer. Hvis du brugte en bærbar computer under mødet, har du allerede gjort det. Gem dine noter og åbn et nyt dokument til referatet, så du til sidst kan lægge dine noter og referatet side om side for at sammenligne dem.

3. Organiser dine noter i klare afsnit. Start et nyt afsnit for hvert forslag, beslutning og bemærkning til forretningsordenen. Vær opmærksom på følgende ved udarbejdelsen af referatet:

Undgå stave- og grammatikfejl. Brug stavekontrol, hvis det er nødvendigt.

Skriv hele teksten i samme udsagnsform. Brug enten datid eller nutid, men bland dem ikke sammen i det samme dokument.

Referaterne skal være så objektive og upartiske som muligt. Din egen mening bør aldrig fremgå af referatet. Det er meningen, at du skal skrive en objektiv og upartisk rapport, som kan bruges af alle.

Brug et enkelt, præcist sprog. Omskriv alt, der lyder vagt i mere præcise termer, og fjern alt for farverige beskrivelser eller uldent sprog.

Inkluder kun de handlinger, der er truffet, ikke diskussionerne. Medmindre du er blevet bedt om at notere alle diskussioner, skal du kun fokusere på hvad Færdig er, og ikke på alt, hvad der er sagde er.

Nummerer siderne for nem reference senere.

4. Send et første udkast til referat til alle, der deltog i mødet. Du kan bruge kontaktoplysningerne på mødelisten eller, hvis du ikke har dem, spørge mødelederen, hvordan du når alle.

5. Få referatet godkendt. Du kan blive bedt om at læse referatet højt på næste møde og indsende det til godkendelse. Hvis forslaget vedtages, anføres det på referatet, at det er godkendt.

Hvis referatet er rettet, før det godkendes, skal du ændre dokumentet og til sidst angive, at referatet er blevet rettet. Du behøver ikke at give beskrivelser af specifikke rettelser.

Hvis nogen efter godkendelse af referatet fremsætter et forslag om berigtigelse, skal du medtage den nøjagtige ordlyd af dette forslag i det relevante referat og notere, om forslaget er vedtaget eller ej.

Del 4 af 4: Brug af mødeskabeloner

1. Besøg et websted for skabeloner til mødereferater. Med disse færdiglavede skabeloner sparer du tid ved at konfigurere dine minutter og undgår fejl.

2. Tag dig tid til at gennemse webstederne. Brug søgefunktionerne og gennemse mulighederne for at finde den, der passer dig bedst.

Hvis du har brug for en bestemt slags skabelon, f.eks. en bestemt standard, gennemse webstederne til dine specifikke behov og download en ved at klikke på `download` eller `brug skabelon`-knapperne. Sørg for at opbevare den et sted, der er let at finde, så den ikke bliver væk.

3. Åbn filen. Nu hvor du har downloadet den, skal du udpakke filen og åbne den i Microsoft Word eller Excel. Brug den seneste version af Microsoft Word for den bedste kvalitet og brugervenlighed. At holde sig opdateret gør arbejdet lettere og giver dig mulighed for at drage fordel af nye funktioner.

4. Tilføj dit firmalogo og copyright-tegn i overskriften. Fjern det andet eksempellogo - men sørg for at læse vilkårene for brug af det websted, du fik skabelonen fra først. På den måde undgår du unødvendige juridiske problemer.

5. Skift titlen. I titelområdet skal du fremhæve ordene `Møde/Gruppe` og skrive titlen til dine mødereferater.

6. Skift tema (valgfrit). For at få din mødeskabelon til at se smukkere og mere professionel ud, overvej at ændre farverne eller vælge et allerede oprettet tema. Det er enkelt: find fanen `Sidelayout` og følg den til sektionen `Farver og temaer`. Der kan du tilpasse, hvordan din skabelon ser ud. Du kan også få det matchet med farverne på dit firmalogo.

7. Navngiv skabelonsektionerne. Skabelonen skal indeholde flere feltnavne. Måske har du brug for mere, måske mindre, eller måske kan du ikke lide den måde, de er mærket på. Tilpas dem til dine møders behov.

8. Gem skabelonen på din bærbare computer, så du kan tage den med til møder og tage referater. Hvis du fortsætter med at bruge Microsoft Office, vil det være hurtigt og nemt, og du burde kunne følge med i mødet på en endnu mere organiseret og præcis måde end før. Du kan også udskrive din skabelon for at håndskrive dine noter, men sørg for at holde felthøjden for at sikre, at du kan få plads til så mange oplysninger, som du har brug for.

9. Læs korrektur på din skabelon. Tillykke! Din skabelon til mødeprotokoller er færdig. Din produktivitet og nøjagtighed i møder bør stige eksponentielt nu, hvor du har en skabelon til at guide dig og organisere dine tanker. Som med ethvert projekt, gennemse din skabelons detaljer for at se, om noget mangler eller er uklart. Når du er sikker på, at alt er i orden, vil din skabelon være klar til brug, og du er klar til dine kommende møder.

Tips

Indtast referatet umiddelbart efter mødet. Dette fungerer bedst, når alt stadig er frisk i din hukommelse. Det er derfor vigtigt, at de fremmødte hurtigst muligt får et eksemplar, hvor de stillede opgaver er skrevet ud.

Sæt dig så tæt som muligt på mødelederen, så du kan forstå alt klart og bed om forklaringer diskret.

Bed folk om at skrive deres forslag ned, så du ikke behøver at gøre det på stedet.

Opbevar referatet et sikkert sted.

Du kan til enhver tid afbryde mødet og bede om en forklaring.

Referater er meget vigtige. De opbevares i et arkiv og konsulteres nogle gange flere år senere. Især når det kommer til et juridisk spørgsmål, kan nogens omdømme afhænge af det.

Læs visse uddrag Roberts ordensregler, især delen om, hvordan man bliver en god sekretær.

Skriv tingene i den rækkefølge, de sker. Hvis et bestemt emne er nævnt to gange, så skriv det også ned to gange, og lad være med at sammenfatte det under én nævner.

Advarsel

Gør ikke referatet for detaljeret. Selvom du bliver bedt om at vise diskussionerne, skal du gøre det så kortfattet som muligt. Begræns dig selv til at vise hovedpunkterne, ellers bliver det hurtigt for meget, og du mister overblikket og risikerer at tage alle mulige irrelevante detaljer ind.
Referatet bør aldrig afspejle notetagerens personlige mening eller følelser!
Hvis en del af mødet er underlagt tavshedspligt mellem fx en advokat og dennes klient, bør du ikke notere den del. Bemærk i stedet, at "bestyrelsen oplyste, at samtalen var underlagt tavshedspligt mellem advokat og klient". Der blev ikke taget referat af mødet.
Når du tager referater fra et fortroligt møde som beskrevet ovenfor, skal du lave separate referater og ikke opbevare dem sammen med referater fra almindelige møder. Angiv tydeligt, at det er fortrolige oplysninger, og sørg for, at det er klart, hvem der har adgang til dem.