Gratis trin for trin instruktioner 
Tænk på tre ting, du ønsker skal ske som et resultat af begivenheden. Det kan være økonomiske mål, sociale mål og personlige mål. Du er i kontrol. 
Sørg for at holde dine teammedlemmer informeret om dine planer. Hvis andre ved, hvad målet er, kan de hjælpe dig bedre, og de vil være mere motiverede til at arbejde sammen med dig mod dit mål. Hvis du ikke kan rekruttere frivillige, så ansæt folk. Det sted, hvor du organiserer dit arrangement, kan sikkert hjælpe dig med det. 
Se efter måder at holde dine omkostninger nede. Fx et billigere sted, eller stå selv for indretningen. Et simpelt møde, der er godt organiseret, efterlader mere indtryk end en storslået fest, der viser sig at være et flop. 
Grib kalenderen og tænk over, hvem dit publikum er. Henvender du dig til hjemmegående mødre og fædre? Så er en hverdagsmorgen et godt valg. Er du målrettet mod studerende? Vælg derefter et sted, der er let tilgængeligt med tog eller cykel. Nogle steder skal bestilles i god tid. Når du ved, hvor du vil holde dit arrangement, skal du kontakte det sted og spørge, om de er ledige på den dato, du ønsker. Arranger dette så hurtigt som muligt; populære steder er hele måneder i forvejen. 
Det er vigtigt at gennemgå hele listen med holdet og se, hvad du stadig mangler. Hvilke praktiske problemer kan du løbe ind i, og hvordan kan du løse dem på forhånd? 
Tænk på andre måder at promovere dit arrangement på. E-mail? Flyer? sociale medier? Tænk over, hvordan du kan opmuntre folk til at komme til dit arrangement, og hvordan du kan holde dem der under arrangementet. 
Opret en tidslinje for hver aktivitet. Hvornår starter og slutter aktiviteten, hvem er der brug for i hvilket øjeblik, hvilke egenskaber har du brug for, og hvornår til hvilken aktivitet. På den måde vokser dit overblik over aktiviteter gradvist til et komplet drejebog. 
Gennemgå planlægningen i detaljer med dit team og dine frivillige. Er alt rigtigt? Hvor er der stadig flaskehalse i planlægningen, og hvordan løser man dem sammen? Sørg for, at der ikke er problemer i teamet. I behøver ikke alle at være hinandens bedste venner, men sørg for, at folk kan arbejde godt sammen. 
Det er vigtigt, at de besøgende på arrangementet føler sig velkomne. Hav et modtagelsesudvalg på en eller to personer, der byder alle velkommen ved indgangen og kan svare på spørgsmål fra besøgende. 
Hvilke sociale medier der er gode at bruge afhænger af, hvem din målgruppe er. Snapchat og Weibo for unge, Instagram for ældre unge, Twitter for folk i trediverne og fyrrerne, LinkedIn for (for det meste højere uddannede) arbejdstagere. 
Sørg for at gemme alle kvitteringer og fakturaer. Du får brug for dem alle. Jo tydeligere du holder styr på dette fra starten, jo lettere er det senere at finde bestemte fakturaer og lave regnskabet. 
Tænk over, hvem din målgruppe er, og vælg de medier, der matcher. Ovenfor har vi allerede talt om forskellige sociale medier. Det samme gælder for papirmedier: Find ud af, hvilke aviser eller magasiner din målgruppe læser, og annoncer i dem. 
Tag dig tid til dette. Lad være med at tænke på ting, før du har fundet på mindst fem ting, du ikke havde tænkt på før. Kuglepenne, førstehjælpskasser, forlængerledninger, flipovers, knagerækker mv. 
Bestil mad og drikkevarer i god tid, eller få dem tilberedt på stedet (glem ikke kaffen – og mælken, sukkeret, slik, skeer og småkager). Hvis der er mad til de besøgende under dit arrangement (snacks eller et måltid), så sørg for at tage hensyn til kostbehov (vegetarisk for eksempel, men glutenfri er også populær i disse dage). Tjek om der er nok borde, stole, mikrofoner, beamers, podier osv. Sørg for yderligere udstyr, hvis det er nødvendigt. 
Antag, at cateren ikke er til stede på det aftalte tidspunkt. Hvad laver du så? Du går til din super handy liste på din telefon og ringer til dem. Åh, de troede, at du selv ville komme og hente de 100 kilo grillkød? Åh hvorfor ikke. Giver du adressen til Tim, han hopper ind i bilen og ordner det. En krise er blevet forhindret. Og til næste gang ved du, at du skal arrangere en anden cateringvirksomhed, eller i hvert fald lave klarere aftaler. 
Tal med din lokationskontakt. De kender placeringen bedre end nogen anden. Er der ting du bør tage højde for?? Lydstyrke af musikken eller en foreskreven lukketid for eksempel? 
Selvom ingen har flere spørgsmål, tjekker du, om alle ved, hvad de skal gøre. Se, om samarbejdet stadig går godt, og ret det, hvis det ikke er det. 
Ring eller skriv til VIP-gæster for at minde dem om, at de forventes. Du vil bemærke, at nogle af dem allerede havde glemt det. 
Tjek om du har nok frivillige. Uanset hvor loyalt dit hold er, kan nogen altid blive syge. Aftal udskiftning om nødvendigt. 
Du kan gøre dette for alle besøgende eller kun for hovedgæsterne og dine frivillige. 
Hvis du virkelig vil være superorganiseret, kan du lave et manuskript til alle oplægsholdere og frivillige. Heri lægger du den information, der er relevant for talerne eller de frivillige. For de frivillige kan det for eksempel være en oversigt over, hvornår hvilket udstyr der skal bruges hvor, eller en rengøringsprotokol. 
Hvis dine teammedlemmer har ting derhjemme, som de skal tage med, så minde dem om det. Det ville være en skam, hvis du først fandt ud af under arrangementet, at den 12.000 papirkopper til kaffe er stadig et sted på et loft. 
Et banner ved indgangen er med til at gøre det klart for besøgende, hvor de skal hen. Sørg også for, at parkeringspladsen er godt afmærket. Opret en reception. Sørg for, at det er tydeligt for talere og besøgende, hvor de kan rapportere. Ovenfor har vi allerede talt om et velkomstudvalg; sørg for, at et eller flere af dine teammedlemmer er klar til at tage imod besøgende. Tænd for musik. Især hvis der er lidt stille i starten, er musikken med til at forhindre akavede stilheder. 
Hvis du vil gøre det endnu bedre, så hyr en professionel fotograf. Du har allerede nok at lave, og uanset hvor god din iPhone eller Samsung er, tager en professionel fotograf endnu bedre billeder. 
Du kan også give dine besøgende et link til en online undersøgelse, hvormed de kan give feedback. Hvis dine deltagere fortæller dig, hvad de kunne lide ved begivenheden, og hvad de ikke kunne lide, kan du oprette en endnu bedre begivenhed næste gang. 
Tjek, at dine besøgende ikke har efterladt noget. Hvis værdigenstande efterlades, bedes du fortælle stedet, at du tager dem med, så du kan returnere genstandene, når ejeren melder sig. Hvis noget blev beskadiget under arrangementet, bedes du give besked til din kontaktperson på stedet. Det finder de ud af alligevel, og så må du hellere være åben om det med det samme. Ryd op i affaldet bedst muligt. Sørg under alle omstændigheder for, at alt affald ligger i skraldespande eller affaldssække. Lokaliteten kan derefter bortskaffe affaldet. 
Tak til alle teammedlemmer, især sponsorer og frivillige. Det ville ikke have været muligt uden dem. Gennemfør regnskabet. Gør det så hurtigt som muligt. Jo før du får det overstået, jo bedre. Arranger en takkefest for dine frivillige og sponsorer. Du ønsker, at de skal føle sig værdsat, og du vil have, at de skal vide, hvor vigtige de er. Returner lejede materialer. Send en besked til VIP-gæster, hvor meget du sætter pris på, at de deltager. Offentliggør de bedste billeder på begivenhedens hjemmeside. 
Hvis du får feedback, skal du handle på det. Hvis du ikke får feedback fra deltagerne, så spørg dine teammedlemmer, hvad de syntes om arrangementet og samarbejdet. Bestem, hvad du selv kan gøre, hvad dine teammedlemmer kan gøre, og hvad du har brug for hjælp fra andre til. Om du kan ansætte andre afhænger af, hvor meget du har brug for deres hjælp, og hvad dit budget er. Smil. Glad udseende gør underværker. Du har det bedre, og dine teammedlemmer går den ekstra mil. Gør folk i dit team ansvarlige for følgende: sponsorer besøgende VIP-gæster og foredragsholdere Logo design, slogan, hjemmeside Præmier, certifikater, besøgstasker, afskedsgaver Transport, forplejning, beliggenhed Presse og promovering Hvis andre tilbyder deres hjælp (hænder, ting eller penge), skal du svare med det samme og oprigtigt takke dem. Ting du skal huske på, når du vælger en placering og forhandler om prisen: Kapacitet Mad og drikke muligheder Tidspunkter (hvor arrangementet kan starte, er der et fast sluttidspunkt, du kan sætte tingene op dagen før) Lys (især vigtigt, hvis dit arrangement er om natten) Hvilket udstyr er til stede (mikrofoner, projektionsskærme, forstærkere osv.) Møbler (borde, stole, duge) Er musik tilladt Tilgængelighed Tilgængelighed af ekstra pladser til organisationen, omklædningsrum mv Samlede omkostninger Planlægning er nødvendig. Du diskuterer planlægningen og bestemmer den med dit team. Bliv ved med det. Under arrangementet skal teammedlemmer være ansvarlige for: Overordnet koordinering Modtagelse af foredragsholdere Mad og drikke Sceneaktiviteter Dagens formand / oplæg Udstyr (lyd, lys, computere osv.) Fotografering Modtagelse af besøgende Parkering Sikkerhed Ting du skal huske på, når du sætter en dato: Er dine vigtigste gæster ledige på den dato Hvilken slags dag fungerer godt for din målgruppe Hvis der er et problem, skal du ikke give andre skylden – løs det. Skal du arrangere et rigtig stort arrangement, så sørg for at have sikkerhed og førstehjælpere til stede.
Arranger en begivenhed
Indhold
At arrangere et arrangement er et kæmpe arbejde. Der er meget at se på. Du kan undgå en masse stress, hvis du planlægger godt. God forberedelse starter måneder i forvejen. Hvad skal du tænke på, så du er selve freden på den store dag? Nedenfor finder du nyttige tips, hvormed du kan ordne det hele ned til mindste detalje.
Trin
Del 1 af 4: Begynd at planlægge måneder i forvejen
1. Bestem formålet med begivenheden. Hvis du ved, hvad målet er, giver det et godt håndtag at designe dit arrangement. Ønsker du at overføre viden om et bestemt tema? Vil du rekruttere donorer til et godt formål? Eller bare hold en stor fest? Prøv at gøre målet så konkret som muligt: hvad vil du opnå, og hvorfor.
- Målet er din mission. Din vej til succes. Hvis du ved præcis, hvad du vil, er det meget nemmere at opnå det.
2. Udfyld dit mål. Hvad er det præcis, du vil opnå? Med dette mener vi ikke, hvor mange mennesker du vil komme, eller om arrangementet overhovedet finder sted, men hvad du vil opnå med dit arrangement. Hvis du for eksempel vil rekruttere donorer til et godt formål, er du så tilfreds, hvis du har 5 nye donorer, eller 50 eller 500? Eller vil du have folk til at blive overbevist om en bestemt idé? Eller at flere måneder senere stadig kan lide videoerne fra din fest på Facebook?
3. Rekrutter frivillige. Organisering af et arrangement foregår ikke på egen hånd. Du har brug for teammedlemmer med forskellige færdigheder. Folk, der kan hjælpe dig med at lave manuskript og budget, som kan lave invitationer og plakater, men også folk, der er til stede på selve dagen, for eksempel for at byde gæsterne velkommen og til at rydde op efterfølgende. Dit team hjælper dig med at få arbejdet gjort. Hvis det overhovedet er muligt, så sørg for at samle folk omkring dig, som du kender, og som du stoler på.
4.Opstil et budget. Dit budget bør indeholde alle mulige udgifter og indtægter. Du medregner også sponsorpenge heri. Hvis du ikke opretter et budget, ender du med en stak kvitteringer og en tom bankkonto. Vær realistisk fra første øjeblik. Dette forhindrer ubehagelige overraskelser.
5. Indstil en dato og et sted. Dette er det vigtigste, når du organiserer dit arrangement. Udover dit tema er dato og sted afgørende for folks valg om de vil med eller ej. Du ønsker at vælge en dato, hvor mange mennesker kan gå, og et sted, der er let tilgængeligt og attraktivt for din målgruppe. Husk også, at placeringen skal være overkommelig for dig.
6. Tænk på logistik. Logistik af alt. Hvor meget parkeringsplads har du brug for, og hvor meget er ledigt? Er stedet tilgængeligt for handicappede?? Hvor mange brugbare pladser har placeringen? Hvilken slags udstyr har du brug for? Hvilke ekstra ting skal du bruge (vand til højtalerne, navneskilte, mapper osv.) og hvilke skal du betale ekstra for? Hvor mange mennesker skal du bruge for at få alt til at køre glat?
7. Tænk på markedsføring. Tænk på en plakat, der angiver dato og klokkeslæt for begivenheden, stedet, hovedgæsten eller gæsterne, navnet på begivenheden og begivenhedens tema. Du behøver ikke at designe en endelig plakat på nuværende tidspunkt, men det er godt at lave et koncept på forhånd for at se, hvor fedt det bliver og bruge det som grundlag for andet reklamemateriale.
8. Organiser dig selv. Kan du stadig se skoven for træerne? Tag en dyb indånding og åbn Excel. Lav en indledende planlægning af aktiviteterne under dit arrangement. Hvilke aktiviteter skal du organisere, og hvordan passer de alle sammen den ene dag. Opret forskellige faner for at organisere dine tanker. Jo mere fyldig Excel bliver, jo klarere bliver det i dit hoved.
Del 2 af 4: Organiser begivenheden to uger i forvejen
1. Sørg for at alt er arrangeret. Mindst to uger i forvejen skal dato, sted, hovedgæst, frivillige under arrangementet og navnet på arrangementet bekræftes. Sørg for, at alle disse vigtige ting er bekræftet i sort og hvid.
2. Saml dit hold. Diskuter det endelige budget og den daglige tidsplan med dit team. Hvis der er spørgsmål om budgettet eller planlægningen, er det nu, du skal få dem ud. Ved alle, hvad der forventes af ham eller hende??
3. Uddeleger arbejde til flere personer og få en med erfaring til at koordinere det. Hvis det er et meget stort arrangement, skal du bruge flere koordinatorer med én person, der holder det samlede overblik.
4. Sørg for, at oplysningerne om dit arrangement på internettet er opdaterede. Du er sikkert på Facebook og Instagram med din begivenhed, men der er andre hjemmesider, hvor du kan annoncere dit arrangement. For eksempel Meetup og Nearify. Hvis du ønsker at sælge billetter online, er der flere hjemmesider, hvorigennem du kan arrangere dette, såsom GO-billetter.
5. Saml sponsorer. At arrangere et arrangement koster mange penge. Du vil ikke betale for det hele selv. Opkræver du entré, kan du få en del af dine udgifter tilbage, men sponsorer kan også bidrage økonomisk (eller en sten). For eksempel kan du mod et økonomisk bidrag nævne navne på sponsorer på plakaten eller din hjemmeside, men du kan også give sponsorer mulighed for at få udleveret deres eget reklamemateriale under arrangementet.
6. Promover dit arrangement. Vi har nævnt plakaten før. Derudover kan du tænke på flyers, annoncer i lokalaviser, pressemeddelelser mv. Sørg for, at folk ved, hvilken stor begivenhed du arrangerer. Du ønsker at være komplet i den praktiske information, som folk har brug for. Giv nok indsigt i indholdet af dit arrangement til at gøre folk nysgerrige.
7. Saml forsyningerne til dit arrangement. Afhængigt af dit arrangement omfatter disse præmier, du vil give, kuglepenne og notesblokke, gaver, du giver til talere og frivillige som tak, og så videre. Glem ikke de oplagte ting, såsom borde og stole, duge, lydudstyr og vejvisere.
8. Vær forberedt på hvad som helst. Sørg for, at billeder og videoer er taget. Sørg for, at der er transport til højttalerne. Sørg for, at der er mad til rengøringspersonalet. Sæt kryds ved det, du allerede har arrangeret, så du ved, hvad du stadig mangler at arrangere.
9. Opret en liste over kontaktoplysninger. Indsaml telefonnumre, adresser og e-mailadresser på dine teammedlemmer. Lav også en liste med kontaktoplysninger på talere og andre gæster og på alle leverandører. Hvis nogen ikke dukker op eller kommer for sent, vil denne liste spare dig for en masse søgning efter det rigtige telefonnummer.
10. Gå til placeringen med dine teammedlemmer. Sørg for at vide, hvor parkeringspladser, toiletter, omklædningsrum, indgange og nødudgange er. Se også hvilke butikker der ligger tæt på, og hvor du kan få ekstra baguette i sidste øjeblik, hvis det er nødvendigt. Sørg for, at du kender placeringen og de umiddelbare omgivelser som din egen bukselomme.
Del 3 af 4: Punktering af i`et en dag i forvejen
1. Forbliv rolig. Du kan gøre det. Det er utrolig vigtigt at bevare roen og ikke hoppe. Du har haft måneders forberedelse; alt er afgjort. det går. Jo roligere du er, jo roligere er dit team, og jo mere jævnt forløber arrangementet.
- Du kan virkelig gøre det. Du ordnede alt. Du har kortlagt alle mulige problemer, og hvis noget går galt, ved du, hvad du skal gøre.
2. Lav et sidste tjek med dit hold. Sørg for, at alle dine teammedlemmer ved, hvordan de kommer til stedet, hvilken indgang de skal tage, og hvornår de skal være der. Du ønsker ikke at modtage opkald fra mistede teammedlemmer fem minutter før start.
3. Tjek alle invitationer og svar på dem. Sørg for, at din gæsteliste er komplet; behandle de seneste logins og logout. Bemærk, at ikke alle, der tilmelder sig, faktisk deltager. Afhængig af arrangementstypen kan det bare være, at 30 % af de tilmeldte alligevel melder afbud.
4. Gå til lokationen og tjek om alt er ok. Er rummene rene og ledige?? Er alt udstyr tilsluttet og virker?
5. Forbered besøgstaskerne. Hvis du skal give alle en pose ved ankomsten, så sørg for at have fyldt den på forhånd. For eksempel med en flaske vand, en notesblok, en kuglepen, en flyer og information, som de besøgende har brug for såsom tidsplanen for de forskellige aktiviteter. Du kan også lægge et lille minde i poserne. Det viser, at det er et gennemtænkt og organiseret arrangement. Med sådan en gave føler besøgende sig værdsat.
6. Udskriv scriptet. Scriptet på din telefon er nyttigt, men et papirscript hjælper dig med at bevare et bedre overblik, især hvis der er mange sider. Scriptet indeholder alle nødvendige oplysninger. Fra minut til minut registreres det, hvordan dit arrangement foregår.
7. Lav en tjekliste over ting, der skal medbringes til stedet. Tjeklisten omfatter som minimum din telefon, listen over kontaktoplysninger og scenariet. Lav en tjekliste, tjek listen, tjek listen igen, og tag alt, hvad du har brug for.
Del 4 af 4: Få arrangementet til at forløbe problemfrit på dagen
1. Vær der til tiden. Tjek at alle er til stede og at alt udstyr virker. Er der nogen der stadig har spørgsmål? Hvis du har tid, så gå en runde om kaffen og få en peptalk. Dit hold kan gøre det. du kan gøre det.
- Sørg for, at dine teammedlemmer er genkendelige, for eksempel gennem et farvet badge. Besøgende ved så, hvem de skal kontakte, hvis de har spørgsmål.
2. Gør outfittet klar. Inde og ude. Vil du have balloner på postkassen? Lanterne på toilettet? Plakater på dørene og på gangene? Hvis du har flere rum, så sørg for god skiltning.
3. Sørg for, at dit team ved, hvad der sker. Hvis en foredragsholder kommer for sent, skal du sørge for, at den, der er ansvarlig for den pågældende aktivitet, arrangerer noget, så besøgende ikke føler sig fortabt. Hvis en pause tager længere tid end planlagt, så sørg for, at dit team ved, at programmet skal justeres. Der sker altid ting, der gør, at du er nødt til at afvige fra din tidsplan. Sørg for at kommunikere om dette med dit team, så alle ved, at tingene bliver anderledes, og hvordan det vil blive løst.
4. tag billeder. Du vil selvfølgelig også gerne have noget at mindes denne fantastiske dag med. Plus, de fleste mennesker kan lide at få taget deres billede. Tag også flotte billeder af bannere fra sponsorer, indgangen og oversigtsbilleder med grupper af mennesker. Hvem ved, du kan bruge disse billeder som reklamemateriale til dit næste arrangement.
5. Giv en afskedsgave til dine besøgende. Når dine deltagere går hjem efter et vellykket arrangement, så giv dem et minde, hvis du ikke allerede har gjort det ved ankomsten. En flyer, der annoncerer en næste begivenhed, er også god at dele ud.
6. ren. Selvom stedet er ansvarlig for rengøring, skal du sørge for at efterlade det ryddeligt. Fjern også alle plakater, balloner og anden dekoration. Fordel arbejdet blandt dine teammedlemmer; Mange hænder gør let arbejde.
7. Håndter alle ting, der skal gøres efter arrangementet. Afhængigt af typen af begivenhed kan det ikke være noget som helst, eller en lang liste med tak, der skal udleveres og kvitteringer, der skal behandles. Her er et par ideer til at komme i gang:
8. Indsaml feedback fra besøgende, frivillige og foredragsholdere. Hvad syntes de gik godt, hvad mindre godt? Hvad kan blive endnu bedre næste gang? Hvad ville du have gjort anderledes? Hvad fungerede godt og hvad gjorde ikke? Vil du arrangere sådan et arrangement igen? Hvad lærte du?
Tips
- De forskellige aktiviteter, der er involveret i at organisere et arrangement, er ligesom de forskellige funktioner i en virksomhed. Regnskab er økonomiafdelingen, annoncering er marketingafdelingen, at skrive pressemeddelelser og henvende sig til lokale medier er PR-afdelingen og så videre.
- Dokumenter og udstyr, du skal være forberedt:
- Budget
- Tidsplan (planlægning af hver aktivitet under arrangementet)
- Invitationer
- Liste over inviterede
- manuskript
- Tale
- Højttalerliste
- Oversigt over kontaktoplysninger
- Tjekliste over ting, der skal medbringes
- Tjekliste over ting at gøre
- Pressemeddelelse
Advarsler
- Gå ikke i panik. Du har alt godt organiseret og forberedt. Er noget galt? Hold dig kold og løs det.
- Under arrangementet kan tingene blive rodede, og der kan opstå spændinger mellem dine teammedlemmer. Bevar roen, bevar overblikket, og sørg for, at dine teammedlemmer tager pauser i tide.
Artikler om emnet "Arranger en begivenhed"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
