Foretag en overførsel på kontoret

1. Diskuter overførslen med din leder. Du bør starte med en grundig diskussion med din vejleder for at bestemme, hvordan han eller hun ønsker, at du skal organisere overførslen. Afhængigt af dit arbejde og hvordan din vejleder har det med dit arbejde, kan du blive bedt om at bidrage meget til overdragelsen. Det kan betyde, at den nytilkomne går med dig i et par dage eller mere.

• Normalt skal du som minimum udarbejde en formel overførselsrapport.
• Diskuter dette med din leder og find ud af, hvor meget tid du skal bruge på det, og hvad overførslen specifikt skal fokusere på.

2. Lav et udkast til dit overførselsdokument i tide. Så snart du har klart, hvad din leder ønsker, kan du oprette en konceptoverførsel. Dette vil hjælpe dig med at forblive organiseret og kategorisere alle de forskellige opgaver og informationer, du skal videregive under overdragelsen. Dette dokument skal under alle omstændigheder indeholde følgende:

3. Ryd op i de løse ender. Hvis du ved, at du snart skal afsted, kan det være nyttigt at bruge lidt ekstra tid på at rydde op i løse ender. Det er tilfredsstillende at gøre dette, og du hjælper din efterfølger med at starte med en ren tavle. Ved at gøre dette sikrer du dig også en afgang på fremragende vilkår og med et godt omdømme.

4. Tal med dine kollegaer. Inden din efterfølger tiltræder, så prøv at give dig tid til at tale med dine kolleger om overførslen og spørg, om de synes, der er noget, du bør understrege. Hvis der udvikler sig noget, som du ikke (længere) kender til, er dette en god mulighed for at finde ud af det og diskutere det.

5. Skriv et formelt overførselsdokument. Det sidste trin i forberedelsen af ​​din overførsel er at udfylde et formelt overførselsdokument. Du kan bygge videre på udkastet til dokumentet, men prøv at være mere omfattende og inkludere alle de vigtige oplysninger. Du skal gennemgå dokumentet med din vejleder og også med kolleger, der skal håndtere det. Prøv dette mindst et par dage før din efterfølger begynder at sende. Indholdet varierer fra job til job, men kan omfatte:

1. Tag så meget tid som muligt. Du kan stadig være der, når din efterfølger starter, så du kan foretage en mere omfattende overdragelse. Længden af ​​dette varierer, men nogle gange får man et par dage eller mere til at få den nye person i gang. Generelt gælder det, at jo mere tid du har til en komplet overførsel, jo flere oplysninger kan du give videre.

• Du vil uden tvivl glemme ting, men hvis nogen følger dig, er du i det mindste i stand til at vise nogen så meget som muligt af de daglige ting.

2. Aflever nøgledokumenter personligt. Under overførslen er det godt at sikre sig, at alle vigtige data og dokumenter overføres personligt. Det sikrer, at de vigtigste forhold er blevet behandlet, og at prioriteringerne er klare. At aflevere dokumenter personligt betyder, at du kan diskutere komplekse oplysninger, før du tager afsted.

3. Gør dit bedste for at hjælpe. Når du er på kontoret med din efterfølger, skal du altid være opmærksom og proaktiv. Gør dit bedste for at komme til overfladen og løse problemer. Din efterfølger er måske ikke helt tryg eller imponeret i løbet af de første par dage, og vil måske ikke genere dig med spørgsmål.

4. Arranger et sidste overdragelsesmøde. Det sidste du gør, før du lukker døren bag dig og afslutter overførslen, er at holde et sidste overførselsmøde med din efterfølger. Bed din efterfølger om at medbringe levende spørgsmål og noter, han eller hun har lavet. Dette møde er en god mulighed for nytilkomne til at sikre sig, at alt om rollen og ansvar er kendt.

1. Påpeg tilgængelig support og træning. Prøv at se overførslen som en mulighed for virkelig at bidrage til nogens chance for succes. Du gør mere end blot at give dit arbejde videre, men du forsøger også at forbedre din efterfølgers faglige udvikling og din vejleders langsigtede sundhed.

• Gør dette ved at pege på mulige relevante uddannelsesmuligheder.
• Måske fik du, da du startede, lov til at lave en række kurser, der hjalp dig til at vænne dig til det og til at udvikle dig selv.
• Sørg for at fortælle din efterfølger dette, og opmuntre ham eller hende til at udforske mulighederne.

2. Tag hensyn til arbejdsklimaet. Når du bruger tid sammen med den person, der skal overtage din stilling, skal du ikke kun fokusere på de tekniske aspekter af jobbet. Hver arbejdsplads befinder sig i et unikt arbejdsmiljø og kultur, der kan være ret overvældende og forvirrende for en nybegynder. Sørg for at have tid til også at informere den nyankomne om, hvordan tingene er indrettet på kontoret.

3. Angiv dine kontaktoplysninger. Hvis du virkelig vil yde dit bedste, kan du give din efterfølger dine kontaktoplysninger. Man kan sige, at han eller hun altid kan kontakte os, hvis der sker noget stort, som kræver lidt vejledning. Ikke alle vil kunne lide at gøre dette, og det afhænger også af dit forhold til din tidligere arbejdsgiver.