Gratis trin for trin instruktioner 
For eksempel, hvis dit projekt involverer produktion og forsendelse af 1000 T-shirts for 1000 euro, kan du være bekymret, hvis du kun har tjent 300, men allerede brugt 500 euro. Du kunne også se, at du er to dage foran tidsplanen og kommentere det. 
For eksempel, hvis din T-shirt-virksomhed er foran tidsplanen og bagud i budgettet, kan du se dette som en grund til at øge produktionen og balancere tingene. 
Prøv at sikre dig, at din leder kan se alle oplysningerne i de første minutter efter at have læst rapporten. For eksempel kan du straks starte din rapport med noget direkte som: "Parker Transport er i øjeblikket forud for tidsplanen. Vi brugte 50 % af budgettet og producerede 30 % af produktet. Ved at fremskynde produktionen kan vi reducere omkostningerne.” Hvis ledere er tilfredse med det, de ser i begyndelsen, ved de måske allerede nok. Hvis der er noget i resuméet, der indikerer et problem, kan de hurtigt flytte derfra til den relevante information længere nede i rapporten. 
For eksempel, skriv ikke noget som "Vores produktionsledere, Frank og Sandra, gjorde et godt stykke arbejde. Frank er der altid meget tidligt, og Sandras er altid den sidste, der går, for at sikre, at vi producerede alt til tiden.” Fremhæv i stedet nøgledatoerne: "Vi er 20 % foran tidsplanen, da produktionslederne (Frank og Sandra) har forlænget produktionstiden med to timer om dagen.” 
Hvis din leder vil se den store historie, kan du navngive et kapitel Resultater`, et andet kapitel `Udfordringer` og et tredje `Løsninger`. For en leder, der kan lide at se tingene kronologisk, kan du prøve et kapitel "Denne uges fremskridt" efterfulgt af "Næste trin". 
Hvis din leder eller virksomhed konkret beder om en færdigskrevet rapport, skal du naturligvis efterkomme det ønske. 
Undgå for eksempel sætninger som "Augustsalget går godt, den bedste måned til dato, takket være Marie og Sams virkelig enestående indsats.” Du kan sige det samme meget kortere: “Augustsalget er det bedste endnu, takket være Marie og Sams hårde arbejde.” 
Hvis din leder ønsker at modtage rapporter sjældnere, gør du selvfølgelig, som du bliver bedt om.
Skriv en statusrapport
En statusrapport kan virke som en opgave, men at skrive den kan faktisk være en god mulighed for at kommunikere med ledelsen. Uanset hvilket projekt du arbejder på, bør du fokusere på at give specifikke detaljer, der beskriver projektets budget og fremskridt. Sæt de vigtigste oplysninger i et resumé i begyndelsen. Følg derefter op med de vigtigste detaljer, der beskriver projektet i form af resultater og udfordringer. Hold tingene korte, men informative, og ledelsen er glad.
Trin
Del 1 af 2: Opsætning af din rapport
1. Fokus på omkostninger og tidsramme. Uanset hvilket projekt du arbejder på, vil ledere gerne vide, hvordan det går med hensyn til budget og fremskridt. Opsæt din rapport, der indsamler oplysninger om, hvordan projektet klarer sig økonomisk. Kom desuden med nogle kommentarer om, hvorvidt projektet er i tide eller ej.
2. Vær ærlig omkring problemer. Hvis du ved, at der er problemer med projektomkostninger og fremskridt, skal du ikke skjule dem. Det vil kun føre til større problemer senere hen. Tænk i stedet over, hvordan disse problemer relaterer sig til ting, der går godt.
3. Give løsninger på problemer. En del af formålet med en statusrapport er at hjælpe lederen med at beslutte de næste skridt. Du kan hjælpe ved at foreslå løsninger på visse problemer, der skiller sig ud for dig. Når du bygger rapporten, skal du tage noter om, hvordan dine løsninger er relevante for omkostninger og fremskridt.
Del 2 af 2: At sætte det hele sammen
1. Giv rapporten en titel. Start din skriftlige rapport med et kort resumé, titel og dato. Fordi statusrapporter skal være korte, behøver de ikke at være på en separat titelside. Hvis du indsender rapporten via e-mail, er et klart emne tilstrækkeligt, så din leder ved, hvad e-mailen handler om.
- Noget som "August 2017 Parker Transport Report" er fint.
- Angiv altid data, så det er tydeligt, hvilken periode du rapporterer om.
- Hvis din virksomhed bruger bestemte formater til rapportering, skal du sørge for at bruge dem også.
2. Start med et resumé. Ledere har travlt og har brug for at se den vigtigste information med det samme. Et par linjer i begyndelsen af rapporten kommer til sagens kerne, og forklarer kort hvordan projektet skrider frem med hensyn til budget og fremskridt.
3. Angiv de mest relevante detaljer. List de vigtigste resultater indtil videre med fokus på milepæle og nøgledata. Informer din leder om resultater frem for aktiviteter.
4. Organiser fakta. Her kan du skræddersy rapporten til din leders stil. Hvis du kender din leders måde at arbejde på, kan du skræddersy rapporten derefter. Hvis du ikke er sikker, så fokuser på et kort, direkte resumé i en stil, du kender godt.
5. Brug kugler. Ledere skal have den information, de har brug for, hurtigt og på en letlæselig måde. Afsnit er for lange til at læse og skjuler nøgleoplysninger. Men med punktlister er det nemt at scanne rapporten igennem.
6. Tilføj visuelle elementer efter behov. Nogle ledere finder det nyttigt at tilføje visuelle signaler for at forklare, hvordan et projekt forløber. For eksempel kan du sætte et grønt lys ved siden af en omkostningspunkt, hvis det går godt, men et orange lys ved siden af en om fremskridt, hvis du er ved at komme lidt bagud.
7. Gennemgå din rapport og rediger den efter behov, før du sender den til din leder. Stavefejl og manglende sætninger er aldrig gode, selv ikke i en kort, relativt uformel statusrapport. Stol ikke udelukkende på elektronisk stave- og grammatikkontrol. For at holde rapporten kort og direkte, se på, hvad der stadig kan gøres (såsom unødvendige adverbier og adjektiver).
8. Rapportér mindst en gang om måneden, medmindre du har andre instruktioner. Din virksomhed kan bede dig om at levere statusrapporter efter en tidsplan, f.eks. ugentligt eller ugentligt. Rapportering mindst en gang om måneden er generelt godt for at holde din leder informeret. Kontakt ham, hvis du ikke er sikker på, hvornår statusrapporterne skal ind.
Artikler om emnet "Skriv en statusrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
