Gratis trin for trin instruktioner 
Dato og tid. Disse kan grupperes sammen eller i deres egne separate sektioner. Beliggenhed. Hvis din virksomhed har flere lokationer, kan du skrive adressen ned, men hvis der kun er én lokation, kan du navngive det lokale, hvor du mødes (f.eks. Mødelokale #3). Deltagere. Jobtitler er normalt valgfrie, men ikke påkrævet. Særlige mennesker deltager. Dette kan være særlige gæster, talere eller mødeledere. 
Hvis vi for eksempel vil skrive en målsætning til et budgetmøde, kan vi bruge dette: "Objektiv: Skitsér de vigtigste finanspolitiske mål for regnskabsåret 2014-2015 og diskuter langsigtede omkostningsbesparende foranstaltninger. Derudover har direktør O & O Marcus Feldman præsenterer resultaterne af en nylig konkurrenceundersøgelse." Hvis du nogensinde har skrevet i en videnskabelig kontekst, kan du se målsætningen som et resumé af mødet. Du siger i bund og grund, i store træk, hvad der skal diskuteres på mødet, uden at gå i detaljer. 
Angiv hvert tidsrum med enten det planlagte start- og sluttidspunkt, eller den tid, du ønsker, at hver del skal tage. Vælg det ene eller det andet system og vær konsekvent – at blande tingene ser uprofessionelt ud. Med andre ord, du vil markere hver tidsperiode med enten start- og sluttidspunkt for det samtaleemne, eller du skriver bare ned, hvor længe du vil have det til at vare. For eksempel kunne en eksempelregel være "14:00 - 14:05: Introduktioner og præsentation" eller "5 minutter: Introduktioner og præsentation". Du bør dog undgå at skifte mellem de to systemer. 
For at undgå pinlige tidsplansproblemer skal du kontakte gæster på forhånd for at finde ud af, hvor meget tid hver af dem skal bruge til deres samtaleemne. 
Hvis du når til slutningen af dit møde, og ingen har yderligere spørgsmål eller kommentarer, kan du altid afslutte mødet tidligt. Mange af dine deltagere vil sikkert takke dig for dette! 
Derudover kan du tjekke, at der ikke er fejl i din kalender, du tid gemme og dig syn fordi at bruge tid på at forklare en dagsorden fuld af fejl kan ødelægge dit møde og være pinligt for dig, især hvis vigtige personer er til stede. 
Møder går dog ofte ikke som planlagt, så vær forberedt på at kompensere, hvis en del af dit møde tager længere tid end du ønsker. Vær fleksibel med at diskutere så meget som muligt i den begrænsede tid, du har til dit møde. Hvis en del af dit møde f.eks. er forsinket, kan du forkorte diskussionen for andre dele af dit møde eller helt udelade relativt uvigtige dele af mødet for at sikre, at det slutter til tiden. 
At starte tidligt giver dig også fordelen af at kunne modtage feedback på din mødedagsorden. At dele et udkast til din kalender med kolleger eller supervisorer og bede om deres input kan hjælpe dig med at rette fejl og tilføje manglende detaljer, som ikke var der før. Hvis du venter til sidste sekund med at skrive din kalender, har du muligvis ikke tid til at bede om denne feedback. Selvom du kan slippe afsted med at skrive dagsordener til almindelige hverdagsmøder dagen før mødet, kan det tage uger at forberede dig til et vigtigt møde. 
Afhængig af vigtigheden af mødet vil du sandsynligvis give deltagerne dagsordenen mindst en time eller to før mødet. Ved store, vigtige møder kan det være nødvendigt at sende dagsordenen en dag eller mere i forvejen. Da folk ofte har travlt eller glemsomme, er det en smart idé at medbringe et par ekstra kopier af dagsordenen til mødet, hvis nogen glemmer deres.
Forbered dagsordenen til et møde
Indhold
Et velordnet møde kræver en velskrevet dagsorden. Sørg for, at dit møde ikke bliver så kedeligt og effektivt, som mange møder ser ud til at være. Ved at holde dig til en detaljeret, men fleksibel dagsorden, kan du holde dit møde strømlinet og fokuseret, så du opnår alle dine mødemål på kortest mulig tid. Uanset om du vil skrive din egen kalender, bruge en skabelon eller få mest muligt ud af en, du allerede har, kan du se trin 1 nedenfor for at komme i gang!
Trin
Del 1 af 2: At skrive en kalender
Opret en kalender fra bunden
1. Start med at give din kalender en titel. Fra den fineste litteratur til det tørreste regneark har næsten alle vigtige dokumenter brug for en titel, og mødedagsordener er ingen undtagelse. Din titel skal fortælle læseren to ting: For det første at han eller hun læser en dagsorden, og for det andet emnet mødet handler om. Når du har besluttet dig, skal du sætte din titel øverst i dit tomme dokument. Titlen behøver ikke at være blomstrende eller kompliceret - i en forretningssammenhæng er enkle og direkte titler normalt bedst.
- Modstå trangen til at bruge separate eller store skrifttyper til din titel. I de fleste tilfælde vil du bruge en enkel, værdig skrifttype som Times New Roman eller Calibri, og gøre din titel i samme størrelse som resten af bogstaverne på dokumentet (eller bare lidt større). Husk, at formålet med din titel er at informere læserne om, hvad de ser, ikke nødvendigvis for at more eller distrahere dem.
2. samling "WHO?", "rigtigt?" og "hvornår?" tilføje data til overskriften. Efter titlen har mødedagsordener normalt en overskrift, der kan variere i detaljer afhængigt af, hvor formel din arbejdsplads er. Denne overskrift er normalt omkring en linje under titlen. Normalt i overskriften sætter du kort faktuelle oplysninger om mødet, som ikke har noget at gøre med det emne, der skal diskuteres. Dette for at personer, der ikke er til stede ved mødet, ved, hvornår og hvor det fandt sted, og hvem der var til stede. Nedenfor er et par ting, du kan tilføje; uanset de data, du vælger, skal du sørge for at mærke hver enkelt information tydeligt (at gøre etiketteksten fed fungerer godt her):
3. Skriv en kort redegørelse med mål. Møder, der ikke har et klart defineret formål, risikerer at spilde værdifuld tid, da deltagerne beslutter, hvad de skal tale om. Spring en linje over efter din overskrift og brug fed eller understreget tekst til at angive din målsektion med en titel som "Objektiv" eller "Mål", efterfulgt af et kolon eller en ny linje. Derefter beskriver du, i nogle få kortfattede og vittige sætninger, de punkter, der skal diskuteres inden mødet. Sigt efter at skrive omkring 1-4 sætninger her.
4. Skriv en oversigt over mødets hovedpunkter. Tidsplaner hjælper med at bekæmpe tendensen til, at forretningsmøder fortsætter alt for længe. Spring en linje over efter din målsætning, giv din tidsplan en fed eller understreget titel, og begynd at oprette tider (som bør matche vigtige diskussionspunkter) i din tidsplan. For at gøre det let at læse, giv hver tidsperiode sin egen linje.
5. Sæt tid af i skemaet til eventuelle særlige gæster. Når gæster kommer til dit møde for at diskutere vigtige emner, vil du gerne afsætte tid til mødet til disse personer. Giv hver gæst deres egen tidsperiode, selvom de har mere end ét samtaleemne. På denne måde kan alle organisere deres egne emner, som de ønsker.
6. Aflad ekstra tid i slutningen af mødet til en undersøgelse. I løbet af den tid kan folk bede om forklaringer om forvirrende emner, udtrykke deres egne meninger, foreslå emner til fremtidige møder og komme med andre kommentarer. Du kan gøre dette spørgsmål eksplicit ved at inkludere det som det sidste punkt i din tidsplan, eller du kan selv tage det op efter mødets sidste punkt.
7. Du kan give et overblik over samtaleemnerne, hvis du vil. Normalt er tidsplanen broderparten af mødedagsordenen - den del, folk kigger på for at styre diskussionen. Men selvom det ikke er vigtigt at gøre denne ekstra indsats, kan det være meget nyttigt for fraværende deltagere at give et ekstra overblik over nøglepunkter. En oversigt minder deltagerne om tilrettelæggelsen af de idéer, der blev præsenteret på mødet, og hjælper folk, der kæmper med at holde styr på hvert emne, der nævnes. Nedenfor er et eksempel på den type oversigt, du sandsynligvis vil bruge:
- jeg. Højt prioriterede budgetposter
- -en. Medarbejdernes rejsebudget
- B. Priser forhandlere
- jeg. Forhandle en bedre aftale?
- C. Lobbyarbejde omkostninger
- II. Foranstaltninger til forbedring af omsætningen
- -en. Alternative serviceaftaler
- jeg. Præsentation af muligheder for kunder
- ii. Anmod om feedback
- B. Geninvestering i mobilteknologi
- ...og så videre.
8. Tjek dagsordenen for fejl, inden den udleveres. Fordi nogle deltagere er meget afhængige af mødedagsordenen, er det en meget god idé at tjekke den for fejl, før den udleveres. At gøre dette er ikke kun en tjeneste for de fremmødte - det afspejler også positivt på din opmærksomhed på detaljer og den værdi, du tillægger din position.
Brug af en kalenderskabelon
- Mens hvert tekstbehandlingsprogram er lidt anderledes, vil de fleste med skabelonfunktionerne lade dig navigere til skabelonerne via menulinjen øverst i programmets vindue.
- Hvis dit tekstbehandlingsprogram kan bruge skabeloner, men ikke har passende skabeloner til mødedagsordener, kan du downloade en fra programmets skabers hjemmeside. For eksempel er skabeloner til Microsoft Word tilgængelige fra kontoret.microsoft.com, mens du kan finde skabeloner til Pages til Mac i Apple App Store.
- Gem Word-skabeloner - Dette professionelle websted tilbyder mange kvalitetsskabeloner til Microsoft Word.
- Word-skabeloner online - En anden god ressource til Word-skabeloner. Denne side tilbyder dog kun få valgmuligheder.
- iWorkCommunity — en god kalenderskabelon til Pages. Denne skabelon er dog til ældre versioner af Pages (før `09).
- App Store har også tonsvis af skabeloner til sider. Desværre er ikke alle disse tilgængelige gratis.
- Efterlad ingen felter tomme. Intet ser mere amatøragtigt ud end f.eks. en linje i et skema, der siger alene "Skriv her". Hvis der af en eller anden grund er dele af skabelonen, du ikke ønsker at udfylde, skal du slette dem i stedet for at lade dem være tomme.
- Hvis du f.eks. synes, at en bestemt skabelon ser godt ud, men dens overskrift er så lang, at den er distraherende, er du velkommen til at fjerne alle unødvendige sektioner af overskriften, som det passer dig, så længe du gør det på en sådan måde, at ikke ødelægge dokumentets layout, eller få kalenderen til at se grim ud.
1. Brug en skabelon, der følger med dit tekstbehandlingsprogram. Mange tekstbehandlingsprogrammer, såsom Microsoft Office, Pages til Mac osv., har standardskabeloner til en række personlige og professionelle dokumenter, herunder mødedagsordener. Med disse skabeloner kan du skabe et professionelt udseende dokument overraskende hurtigt og nemt. Normalt er disse typer skabeloner organiseret i logiske sektioner med et æstetisk tiltalende layout - du skal bare indtaste de relevante data i de tilsvarende rum, og du er godt i gang!
2. Du kan også downloade en skabelon fra en ekstern kilde. Hvis dit tekstbehandlingsprogram ikke leveres med kalenderskabeloner som standard, og du ikke kan få dem på det officielle websted, skal du ikke bekymre dig - der er masser af gratis skabeloner tilgængelige online. En simpel søgning på din foretrukne søgemaskine for eksempel "mødedagsorden skabelon" vil give dig snesevis af relevante resultater. Men fordi ikke alle disse resultater kommer fra officielle, pålidelige kilder, er det vigtigt at skelne, når du vælger, hvilke skabeloner der skal bruges. Nedenfor er et par eksterne websteder, du måske vil besøge:
3. Udfyld felterne i din skabelon. Når du har fundet en passende skabelon i dit tekstbehandlingsprogram, eller downloadet en, som du kan lide, skal du blot udfylde skabelonen med de nødvendige oplysninger. De fleste skabeloner vil have klart markerede områder til at indtaste navne, tidspunkter, samtaleemner, afsnitstitler og så videre. Udfyld alle relevante felter for at færdiggøre din dagsorden, og tjek dit arbejde for fejl bagefter. Så nyttige som kalenderskabeloner kan være, beskytter de dig ikke mod stave-, grammatik- og faktuelle fejl.
4. Foretag små ændringer for at skræddersy din kalender til dine behov. Mødekalenderskabeloner kan være meget nyttige, men der er ingen grund til, hvorfor du skal holde dig til standardkalenderstilen og -layoutet nøjagtigt. Du er velkommen til at foretage ændringer i skabelonens indhold og stil, som du finder passende for at sikre, at din dagsorden lever op til de standarder, din virksomhed har sat for dig, og de standarder, du sætter for mødet.
Del 2 af 2: Bedste fremgangsmåder til brug af en kalender
1. Vælg først de vigtigste emner. Når du planlægger møder, er det normalt en god politik at sætte det vigtigste emne først i tidsplanen. Dette opnår to ting. For det første giver det alle mulighed for at diskutere disse vigtige emner, når de er på deres skarpeste og endnu ikke er trætte i starten af mødet. For det andet, i tilfælde af at mødet slutter tidligt, eller nogle deltagere skal forlade før slutningen, sikrer det, at de vigtige emner allerede er blevet diskuteret.
- Møder går ikke altid som planlagt. Hvis mindre, uvigtige emner droppes i slutningen af et møde, kan du muligvis løse dem selv eller planlægge et andet møde senere. Men hvis du ikke er i stand til at dække de vigtigste samtaleemner, har dit møde ikke nået nogle af dets mål, hvilket kan være både frustrerende og pinligt for dig. At sætte de vigtigste emner øverst i din tidsplan forhindrer for det meste dette problem.
2. Hold dig til din tidsplan, men vær fleksibel. Når man planlægger og gennemfører et møde, er en af de største farer, at det tager længere tid end planlagt. Medarbejdere har normalt en synes ikke godt om møder, der er for lange, og med rette, fordi de kan være rigtig kedelige og forhindre folk i at udføre rigtigt arbejde i stedet for. For at sikre, at dit møde holder tidsplanen, skal du holde øje med uret, og hvis du får muligheden, så fortsæt høfligt ved at sige noget som: "vi er virkelig nødt til at gå videre til næste emne, hvis vi vil væk herfra i tide."
3. Begynd at skrive din dagsorden i god tid før mødet. Mens kalendere ikke nødvendigvis er lige så vigtige som andre typer forretningsdokumenter (såsom rapporter, regneark med data, præsentationsdias osv.), vil du stadig have din dagsorden til at se så professionel og smart ud som muligt, især hvis du deler den med dine kolleger under mødet. For at sikre, at du har tid nok til at producere et kvalitetsdokument, skal du begynde at skrive din dagsorden så tidligt som muligt.
4. Del dagsordenen med deltagerne inden mødet. For at sikre, at alle møder op til mødet med fuld viden om emnet, der skal diskuteres, vil du gerne dele dagsordenen med alle på forhånd. Afhængigt af virksomhedskulturen, hvor du arbejder, kan dette betyde, at du udskriver flere kopier og udleverer dem personligt eller blot at sende kalenderen som en vedhæftet e-mail. Uanset hvordan du distribuerer din kalender, skal du sørge for, at den er fri for tekniske fejl, før du sender den.
Tips
- Hvis nogen er forhindret i at deltage i mødet, så overvej en "Meddelt fravær" sektion øverst på dagsordenen, eller lad plads hertil og bare melde det ud under mødet.
- Et fremragende værktøj til en produktiv møde bruger "DARV": Mål, Kalender, Roller & Ansvar. Dit møde skal først være en objektiv at have. Hvis du bare holder et møde for at give information, skal du ikke spilde folks tid på at mødes. Send dem et nyhedsbrev. Målet bør have en aktiv komponent og, hvis det er muligt, et produkt til at fremvise: "Bestem de kvartalsvise mål for holdet". Dagsordenen er en liste over emner, du tager fat på for at nå dette mål, med en tidsbegrænsning til at holde dig på sporet. For eksempel "1. Tjek status for sidste kvartals mål (15 minutter), 2. Spørg omkring forslag til mål (20 minutter), 3. Vælg top 5 mål (10 minutter) osv." For roller og ansvarsområder bestemmer du, hvem der leder mødet, hvem der tager referat, og hvem der tildeler handlingspunkter som følge af mødet.
- Hvis din virksomhed har en speciel formular til kalendere, så brug denne formular som skabelon. Nogle steder er det vigtigt at holde sig til formlen.
- Afhængigt af hvad dine kolleger foretrækker, kan det være nyttigt at sætte en deadline for folk til at foreslå ideer til dagsordenen. Navngiv en lukkedato og -klokkeslæt, og hold dig til det. Giv plads til tilføjelser, hvor de forbedrer kalenderen, eller når begivenheder træder i stedet for din oprindelige kalender.
Artikler om emnet "Forbered dagsordenen til et møde"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
