Gratis trin for trin instruktioner 
Noget, som din dagsorden bestemt bør indeholde, er et skøn over den tid, der kan afsættes til hvert diskussionspunkt. At have en grov tidsplan på forhånd gør det lettere ikke at lade mødet tage for lang tid. Mens nogle af punkterne på din dagsorden kan køre lidt længere (og andre tager lidt kortere tid), gør det at have en tidsplan det meget nemmere at holde øje med dette og gribe ind, hvis det er nødvendigt. 
Referaterne fra tidligere møder kan være en vigtig informationskilde for dig som formand. Disse er en oversigt over de drøftelser, der har fundet sted og beslutninger truffet på tidligere møder, hvilket gør det relativt nemt og hurtigt at deltage igen. Du kan endda sende vigtige mødereferater til deltagerne gennem din kalender. 
Bruger du en elektronisk præsentation (såsom PowerPoint osv.).), brug et øjeblik på at gøre dig bekendt med den fjernbetjening eller klikker, du skal bruge til at skifte dias. Du vil helst ikke spilde tid på at rode med enheder, når du kunne diskutere vigtige emner. 
I stedet for selv at nævne tidligere møder, så bed en officiel sekretær eller arkivar om at læse disse referater for at give resuméet en formel karakter. Du kan også overveje at læse vigtig korrespondance eller meddelelser, der er fundet sted siden sidste møde. Bemærk, at hvis du udleverer kopier af notaterne/korrespondancen til de fremmødte, er det normalt ikke nødvendigt at læse dem højt. 
Afhængigt af kulturen og reglerne på arbejdet, kan din virksomhed eller organisation have specifikke procedurer til at træffe en beslutning - for eksempel skal flertallet af deltagere bare nå til konsensus, eller en udvalgt gruppe højtstående personer kan påtage sig opgaven. at træffe alle beslutninger. Bemærk, at nogle ting bare er for omfangsrige til at gennemføre i perioden mellem to møder. Det er ikke nødvendigvis nødvendigt at dvæle ved udviklingen af langsigtede projekter, der endnu ikke er klar. je skal dog fremsætte beslutninger om projekter, hvor der i øjeblikket er behov for handling. 
Dette trin er kritisk - det er din sidste chance for at sikre, at alle forlader mødet og ved præcis, hvad projektets status er, og hvad der forventes af dem. 
Bemærk, at det ikke er det "nødvendigvis" er påkrævet for at planlægge et nyt møde, hvis du har behandlet alle tidligere og nuværende punkter under det nuværende. Men hvis der er nok uafsluttede forretninger til at berettige fremtidige diskussioner, eller du afventer udvikling af visse projekter, er det sandsynligvis en god idé. 
Sørg for, at vigtige beslutninger bliver registreret (hvis du har en officiel notetager eller arkivar, tildel ham/hende denne opgave). Hvis du vil gøre en indsats for at stille de svære spørgsmål, vil du gerne sikre dig, at svarene er godt sporet. 
Led et møde
Indhold
Forretningsarbejde, især i et kontormiljø, kræver en vis grad af samarbejde. Vigtige beslutninger kræver ofte involvering af mere end én person, og vigtige projekter vil ofte kræve flere personers ekspertise. Møder er en måde at gøre samarbejdet mere struktureret og organiseret på, men uden et formål eller retning kan møder hurtigt blive for lange og ineffektive. At vide, hvordan man planlægger, forbereder og leder et møde med dig i stolen, kan betyde forskellen mellem et effektivt møde eller spildtid.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse af mødet
1. Diskuter det næste møde med dine deltagere. Når du hører, at du skal lede et kommende møde, er en af de første ting, du skal gøre, at bruge lidt tid på at tale med de mennesker, der skal deltage (især dem af højere rang eller vigtige personer). Spørg dem, om der er noget, de især gerne vil tale om under mødet. Noter deres svar og brug dem som rettesnor, når du skriver dagsordenspunkterne.
- At spørge deltagerne, hvad de vil diskutere, er et smart træk, ikke kun fordi det gør det nemmere at komme med dagsordenspunkter, men også fordi det får dem med inden selve mødet. Folk har en tendens til at være mere opmærksomme og deltage i et møde, når de ved, at der bliver diskuteret ting, der er vigtige for dem.
2. Skriv dagsorden for mødet og del den ud. En mødedagsorden kan være et værdifuldt værktøj for formanden, men også for deltagerne. Dagsordener indeholder værdifuld information om mødet, såsom hvornår og hvor det finder sted, og hvem der vil være der. Endnu vigtigere er det, at de giver et overblik over alle de emner, der vil blive diskuteret, så alle kan forberede sig godt. Send mødepunkterne til alle, inden selve mødet finder sted – jo vigtigere mødet er, jo tidligere skal du sende det.
3. Undersøg diskussionsemnerne og eventuelle tidligere møder. De personer, der deltager i mødet, har måske ikke alle indhentet de emner, du ønsker at diskutere – nogle har ikke deltaget i tidligere møder, mens andre simpelthen har glemt. Som formand er det en god idé at kende historien om et bestemt diskussionspunkt indtil videre. Prøv at tale med folk, der har været til tidligere møder for at lære om enhver vigtig uafsluttet sag, du bør diskutere på dit møde. Du kan også bede arkivaren om referatet til at hjælpe med at guide planlægningen.
4. Sørg for at bestille et mødelokale i god tid. Dagen før mødet skal du kontrollere, at mødelokalet er rent, præsentabelt og klar til at rumme mødedeltagerne. Du skal være sikker på, at teknologiske dele af mødet (såsom præsentationer, projektorer, skærme osv.).) fungerer korrekt og kan bruges med det samme - teknisk bureaukrati kan spilde værdifuld tid og forsinke dit møde.
Del 2 af 3: Ledelse af mødet
1. Angiv, at mødet kan starte. Når det er tid til at åbne mødet, og alle deltagere (eller i det mindste alle vigtige) er til stede, så få alle i lokalets opmærksomhed. Præsenter dig selv som formand og angiv formålet med mødet. Gør det klart, hvad den påtænkte tidsramme for mødet er ved at lade alle vide, hvor meget tid du vil bruge på det – dette kan være sent eller tidligere, men at sætte et sluttidspunkt på forhånd som en grænse vil hjælpe med at holde mødet på sporet. Hvis nogle af deltagerne ikke kender hinanden, så brug et øjeblik på kort at introducere hinanden og angive deres rolle og præsentere nøgledeltagere.
- Bemærk, at nogle virksomheder og organisationer har strengt regulerede procedurer for åbning og afholdelse af et møde. American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) driver et system kaldet Robert`s Rules of Order, som består i at give ordre ved at slå med en hammer og meget specifikke regler for indførelse og aflevering af bevægelser.
2. Angiv relevante punkter fra tidligere møder. I begyndelsen af møder, der er en del af et langsigtet projekt, er det vigtigt at opdatere alle deltagere om den aktuelle situation ved kort at opsummere relevante begivenheder eller beslutninger fra tidligere møder. Ikke alle tilstedeværende ved lige så meget om diskussionspunkterne som du gør, så en hurtig opdatering af alle deltagere om projektets aktuelle status kan i høj grad gøre dit møde effektivt og effektivt.
3. Giv nøgledeltagere mulighed for at rapportere om status. Lad derefter personer med relevant viden informere deltagerne om nye eller seneste udviklinger, der er sket siden det forrige møde. Dette kan være næsten alt - for eksempel kan nye problemer, som din virksomhed eller organisation står over for, ændringer i arbejdsstyrken, projektudvikling og strategiske ændringer behandles. Deltagerne vil også ønske at blive informeret om resultaterne af specifikke handlinger truffet som reaktion på beslutninger truffet på det foregående møde.
4. Angiv hvilke sager der endnu ikke er afsluttet. Hvis der er uløste spørgsmål eller beslutninger, som ikke blev truffet på det forrige møde, så prøv at rejse dem, før du går videre til andre spørgsmål. Jo længere de gamle emner skubbes frem, jo mindre vil en mødedeltager føle sig ansvarlig for dem, så prøv at identificere verserende problemer under mødet. Normalt er uafsluttede emner specifikt angivet som "uafklaret" eller "fremlagt til fremtidig drøftelse" i referater fra tidligere møder.
5. Håndtere alle nye sager. Medbring derefter Nye spørgsmål, bekymringer og punkter, der skal diskuteres. Det burde være ting, der naturligt udspringer af den udvikling, der har fundet sted i perioden mellem de foregående møder og pt. Prøv at få deltagerne til at træffe konkrete, endelige beslutninger - jo flere punkter, der forbliver uafklarede, jo flere uafsluttede sager skal du tage op på det næste møde.
6. Opsummer konklusionerne fra mødet. Efter at have dækket alle tidligere og nuværende forhold, bedes du bruge et øjeblik på at liste alle konklusionerne fra mødet for alle fremmødte. Neddel resultaterne af alle beslutninger, og beskriv om nødvendigt de specifikke handlinger, deltagerne skal foretage inden næste møde.
7. Afslut med at lægge grunden til næste møde. Fortæl endelig alle, hvad de kan forvente ved det næste møde, og, hvis du allerede er ved at forberede det, hvornår du kan forvente det, og hvor. Dette er med til at give deltagerne en følelse af kontinuitet fra et større projekt eller beslutning til det næste, og giver dem en tidsramme, inden for hvilken de kan fuldføre eller udvikle deres tildelte opgaver.
Del 3 af 3: Leder mødet effektivt
1. Led diskussionen som guide, men dominer den ikke. En af dine roller som mødeleder er at sikre, at diskussionen fortsætter og er opgaveorienteret. Din rolle er ikke at have en mening om hvert enkelt punkt eller at holde diskussionen i en nøjagtig rækkefølge. Vær fleksibel. Tillad de andre deltagere at tale frit og tillad, at nye diskussionspunkter tilføjes, selvom de ikke er på dagsordenen. Du kan opleve, at du bliver nødt til subtilt at afslutte visse emner, for at diskussionen kan forløbe efter planen, men du behøver ikke føle, at du skal kontrollere alle aspekter af mødet. Det er trods alt en samarbejdsproces.
- Hold øje med dagsordenen efterhånden som mødet skrider frem. Hvis du oplever, at du er bagud, kan du blive nødt til at springe visse diskussionspunkter over eller planlægge dem til et andet tidspunkt, til fordel for tid. Vær ikke bange for at gøre dette, hvis de emner, der godt at blive diskuteret er meget vigtige.
2. Opfordre alle deltagere til at deltage i diskussionen. Som mødeleder er det din opgave at sikre et åbent, produktivt møde. Hvis du bemærker, at visse deltagere, som har relevant viden, ikke bliver involveret i diskussionen, kan du opfordre dem til at begynde at tale. Du behøver ikke at spørge eller udfordre dem direkte - bare sig noget som, "Jeg tror, fru .`s ekspertise. Smith kan komme godt med her " er en god måde at få de mindre aktive medlemmer af mødet med på.
3. Sørg for, at alle forstår, hvad der diskuteres. Det kan være svært at huske, at ikke alle tilstedeværende til mødet har samme erfaring eller viden om et bestemt diskussionspunkt. For at sikre, at alle, der deltager i mødet, har brugt deres tid fornuftigt, kan du kort og forenklet forklare bestemte komplekse emner eller problemer. Det vil deltagere med mindre viden uden tvivl sætte pris på.
4. Ignorer ikke svære eller mærkelige spørgsmål. Hvis de ikke kontrolleres af en kompetent formand, kan møder blive bemærkelsesværdigt uproduktive. Prøv at sikre, at alle vigtige punkter på dagsordenen er dækket. Tillad ikke deltagere at bebrejde hinanden eller komme med vage undskyldninger for problemer, der ikke er blevet behandlet. Prøv at etablere eller få svar på punkter, som ingen ønsker at tale om. Selvom det ikke nødvendigvis er, hvad enhver deltager ønsker, kan den slags mærkelige spørgsmål være præcis dem, der har brug for et svar for at gøre mødet så effektivt som muligt.
5. Hold styr på din tid. Der er en grund til, at møder har et dårligt ry - mange mennesker betragter dem som et alvorligt spild af tid. For at undgå at mødet bliver forsinket, så brug den magt du har som formand til at holde diskussionen i gang. Vær ikke bange for at udsætte visse uvæsentlige punkter eller diskussioner til et senere tidspunkt, hvis mødet tager længere tid end forventet. Vær klar og villig til at justere tidsplanen, mens du mødes, for at sikre, at ingens dyrebare tid spildes.
Artikler om emnet "Led et møde"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
