

Hvad ved dit publikum allerede? Er dit publikum bekendt med organisationen og dens procedurer? Kender de terminologien?? Det sprog, du bruger, skal matche læserens viden og bidrag. Dit publikums sproglige evner. Er det muligt, at der er folk, der ikke taler dit sprog, når de `læser` din SOP? I så fald er det en god idé at inkludere billeder med billedtekster og diagrammer. Størrelsen af dit publikum. Hvis din SOP bliver læst af mange mennesker (i forskellige roller) på samme tid, bør du opsætte dokumentet som en dialog i et skuespil: bruger 1 gør noget, så bruger 2, og så videre. På den måde kan enhver bruger se, hvordan han eller hun er et tandhjul i en velkørende maskine. 
Hvis det er et projekt, du føler dig forpligtet til at gennemføre, skal du ikke være bange for at spørge dem, der er involveret i proceduren på daglig basis om hjælp. Gennemførelse af interviews er en almindelig del af SOP-oprettelsesprocessen. 
Ud over det generelle formål og andre relevante oplysninger (dato, forfatter, ID-nummer mv.), den indeholder kun en liste over trin. Hvis der ikke er behov for yderligere detaljer eller præciseringer, er det nok. 
For at sikre overholdelse af standarder For at maksimere produktionskravene for at sikre, at proceduren ikke har nogen negativ indvirkning på miljøet For at sikre sikkerheden For at sikre, at alt går efter planen For at undgå fabrikationsfejl Bruges som uddannelsesdokument At vide, hvad der skal understreges SOP, gør det lettere at strukturere dokumentet omkring disse punkter. Det er også nemmere at se, hvor vigtig din SOP er. 

Rækkevidde og anvendelighed. Med andre ord, beskriv formålet med processen, dens grænser, men også hvordan den bruges. Tilføj standarder, regler, roller og ansvar samt input og output. Metode og procedurer. Dette er kødet på knoglerne - angiv alle trin, inklusive de nødvendige detaljer og inklusiv alt nødvendigt udstyr. Medtag efterfølgende procedurer og beslutningsfaktorer. Angiv "hvad...hvis"-punkterne og de mulige brud eller sikkerhedsovervejelser. Terminologi afklaring. Identificer forkortelser og sætninger, der ikke er almindeligt sprogbrug. Sundheds- og sikkerhedsadvarsler. Angiv disse i et separat kapitel, og angiv dem ved siden af de trin, de vedrører. Lad være med at bagatellisere disse ting. Udstyr og forsyninger. Angiv, hvad der er nødvendigt, og hvilket udstyr eller udstyrsstandarder, du kan finde hvornår og hvor. Advarsler og problemer. Problemafdelingen, altså. Tal om alt, hvad der kunne gå galt, hvad man skal passe på, og hvad der kunne være et problem for det endelige, perfekte produkt. Giv hvert emne sit eget kapitel (normalt nummereret) for at undgå at gøre dit SOP for sprogligt og forvirrende og for at holde tingene tilgængelige. Dette er ikke en udtømmende liste; dette er kun toppen af det proceduremæssige isbjerg. Din organisation kan angive, hvilke andre aspekter der kræver opmærksomhed. 
Her er en dårligt eksempel: Sørg for at fjerne alt støv fra luftindtagene, før du bruger dem. Her er en godt eksempel`: Inden brug skal du støvsuge alt støv fra luftindtagene. Tal ikke om `dig` generelt. Det taler for sig selv. Tal aktivt og start dine sætninger med imperativet. 
Hvis tingene ikke er klare, så bed forskellige personer om at tage alle roller og ansvar i betragtning. Et teammedlem må ikke overholde SOP`en, og et andet kan kun være involveret i en del af handlingerne. 
Brug dem ikke bare til at pifte din SOP op eller få det til at se mere imponerende ud; gør det kun, hvis det giver mening, eller hvis du forsøger at bryde en sprogbarriere. 
Hver side skal have en kort titel eller ID-nummer, dato og et sidenummer. Du skal muligvis have fodnoter; det afhænger af din organisations politik på dette punkt. 

Ved at involvere dem og gøre dem til en del af processen, er der større sandsynlighed for, at de accepterer denne SOP. Og de har uden tvivl nogle gode ideer! 
Brug de officielle routingsystemer til at opnå dokumenttilladelser, så du kan være sikker på, at godkendelsesruten er korrekt afmeldt. Dette er forskelligt fra organisation til organisation. Du vil bare sikre dig, at alle har sagt deres mening, og at alle regler er fulgt. Skal have underskrifter. De fleste virksomheder har ikke længere problemer med elektroniske signaturer. 
Sørg for, at din SOP forbliver opdateret. Hvis det ikke længere er tilfældet, skal du straks give en opdatering, sikre at opdateringerne er godkendt og dokumenteret og sende SOP`en igen. Dit teams sikkerhed, produktivitet og succes afhænger af det.
At skrive en standard betjeningsprocedure
Indhold
En Standard Operational Procedure (SOP) indeholder information om, hvordan man udfører en opgave trin-for-trin. En eksisterende SOP skal bare ændres og opdateres, men du kan også være i en situation, hvor du skal oprette en fra bunden.
Trin
Del 1 af 3: Opsætning af din SOP

1. Vælg opsætningen. Der er ingen rigtig og forkert måde at skrive en SOP på. Men din virksomhed har sikkert allerede en række SOP`er, som du kan se på for at få en idé om det ønskede setup. Brug eksisterende SOP`er – hvis der er nogen – som eksempel. Hvis der ikke er nogen, har du et par muligheder:
- Opsætningen med de enkle trin. Denne måde er god til rutineprocedurer, som er korte, giver få mulige resultater og er ret konkrete. Udover den nødvendige dokumentation og sikkerhedsinstruktioner er det faktisk ikke mere end en liste over punkter, der fortæller læseren i enkle sætninger, hvad der skal gøres.
- Strukturen med de hierarkiske trin. Dette fungerer godt for længere procedurer - med mere end ti trin, der involverer beslutninger, der skal træffes, afklaring og terminologi, der skal forklares. Dette er generelt en sekventiel liste over de vigtigste trin og deres undertrin.
- Opsætningen med flowcharts. Hvis en procedure mere ligner et kort, med mange forskellige mulige udfald, er et flowchart den bedste løsning. Du bør vælge denne opsætning, når resultaterne ikke kan forudsiges nøjagtigt.

2. Tænk på dit publikum. Der er tre vigtige ting at overveje, før du skriver en SOP:

3. Tænk på `din` viden. Den nederste linje er denne: Er du den rigtige til at skrive dette ned? Forstår du, hvad det her handler om?? Hvordan det kunne gå galt? Sådan gør du det sikkert? Hvis ikke, må du hellere overlade jobbet til en anden. En dårligt skrevet – eller værre, fejlskrevet – SOP fører ikke kun til reduceret produktivitet og organisatorisk fiasko, men kan også være usikker og påvirke alt fra dit team til miljøet. Der er kort sagt ingen risiko for, at du vil løbe.

4. Vælg mellem en kort eller lang SOP. Hvis du skriver eller opdaterer en SOP for en gruppe mennesker, der er fortrolige med protokollen, terminologien osv. og bare ønsker en kort og præcis SOP, såsom en tjekliste, kan holde den kort.

5. Hold målet med SOP i tankerne. Det er tydeligt, at du har at gøre med en procedure, som gentages igen og igen i din organisation. Men er der en specifik grund til, at denne SOP er så værdifuld? Skal sikkerheden vægtes i det? Overholdelsesforanstaltninger? Bruges det til træning eller til daglig? Her er et par grunde til, at din SOP er nødvendig for dit holds succes:
Del 2 af 3: Skriv din SOP

1. Beskriv det nødvendige materiale. Tekniske SOP`er består generelt af fire elementer, "udover" selve proceduren:
- titel side. Dette inkluderer 1) titlen på proceduren, 2) et identifikationsnummer på SOP`en, 3) datoen for udstedelse eller ændring, 4) navnet på den virksomhed, afdeling eller afdeling, som SOP`en vedrører, og 5) underskrifterne af dem, der har udarbejdet og godkendt SOP. Du kan oprette denne side, som du vil, så længe disse oplysninger er klare.
- Indeks. Dette er kun nødvendigt, hvis din SOP er lang, så du nemt kan slå den op. En simpel standardopsætning er, hvad du har brug for her.
- Kvalitet og kvalitetskontrol. En procedure er ikke god, hvis den ikke kan kontrolleres. Sørg for at have de nødvendige materialer og detaljer til rådighed, så læseren kan tjekke, om det ønskede resultat er opnået. Dette kan være i form af andre dokumenter, som fx evalueringseksempler.
- Reference. Sørg for at have en liste over alle referenceværker, der er citeret eller citeret. Når du henviser til andre SOP`er, skal du sørge for, at de nødvendige oplysninger er inkluderet i den vedhæftede fil.
- Det kan være, at din organisation bruger andre protokoller end disse. Hvis du kan referere til allerede eksisterende SOP`er, så slip denne struktur og hold dig til det, der allerede er der.

2. Under selve proceduren skal du sørge for at overholde følgende:

3. Hold dine skrifter kortfattede og lette at læse. Chancerne er, at dit publikum ikke læser dem for sjov. Hold det kort og præcist – ellers mister du fokus, ellers finder de ikke dokumentet at komme igennem og svært at forstå. Hold dine sætninger så korte som muligt.

4. Interview evt. de medarbejdere, der beskæftiger sig med processen, om hvordan de udfører arbejdet. Den sidste ting du ønsker er at skrive en SOP, der bare ikke er rigtig. Du bringer dit teams sikkerhed, effektivitet og tid i fare, og du tager ikke hensyn til procedurer, der allerede er i brug – noget som dine kolleger ikke vil takke dig for. Stil spørgsmål, hvis det er nødvendigt! Dette skal gøres rigtigt!

5. Bryd store bidder af tekst op i bidder med diagrammer og rutediagrammer. Hvis du har at gøre med et eller to trin, der er særligt vanskelige, så gør det nemt for dine læsere med et diagram eller diagram. Det bliver lettere at læse, og det giver sindet en pause fra alle anstrengelserne for at forstå alt. Og for dig ser det mere komplet og velskrevet ud.

6. Sørg for, at hver side har den korrekte kodning. Din SOP er uden tvivl en af mange SOP`er. Af den grund bør din organisation vedligeholde en slags database, hvor alt holdes baseret på et bestemt indekseringssystem. Din SOP er en del af den indeksering og har derfor brug for en form for kodning for at blive fundet. Derfor burde det være klart.
Del 3 af 3: Sikring af succes og præcision

1. Test proceduren. Hvis du ikke vil teste din procedure, har du sandsynligvis ikke skrevet det godt nok. Bed en person med `begrænset forståelse` af processen (eller en, der er repræsentant for den afslappede læser) om at bruge og blive guidet af din SOP. Hvilke problemer løber de ind i?? Hvis der er, skal du tage fat på dem og foretage de nødvendige justeringer.
- Det er bedst at få din SOP testet af nogle få personer. Forskellige mennesker løber ind i forskellige ting, hvilket vil give dig en masse (forhåbentlig brugbare) svar.
- Sørg for, at proceduren er testet af nogen, der aldrig har gjort det. Nogen med insiderviden vil stadig stole på det og ikke i første omgang på dit arbejde for at udvikle sig, så det går glip af sit mål.

2. Få SOP gennemgået af dem, der rent faktisk udfører proceduren. Det betyder ikke noget i sidste ende ægte ud fra, hvad dine chefer synes om SOP. Det handler om dem, der rent faktisk nødt til at samarbejde. Så før du sender det til cheferne ovenfor, skal du vise frugten af din kuglepen til dem, der skal udføre eller allerede udfører arbejdet. Find hvad hun af det?

3. Få din SOP tjekket af dine rådgivere og kvalitetskontrolafdelingen. Når teamet er i orden, kan du videresende det til dine rådgivere. De har måske mindre at sige om selve arbejdet, men de vil fortælle dig, om opsætningen er god, hvis du har glemt noget, og de vil fortælle dig, hvordan du gør alting officielt og en del af systemet.

4. Begynd at bruge din SOP, så snart den er godkendt. Det kan være, at du skal tilrettelægge træning for de involverede medarbejdere først, men det kan også betyde, at dit papir bliver hængt i toilettet. Uanset hvad, så sørg for, at dit arbejde bliver brugt! du gjorde det. Tid til lidt anerkendelse!
Tips
- Brug simpelt hollandsk til at forklare trinene.
- Husk at involvere interessenter, hvor det er muligt, så den skriftlige proces er den samme som selve processen.
- Se, om der er en ældre version af SOP. Måske kan du begrænse dig til et par hurtige justeringer. Sørg også for at dokumentere det godt!
- Få en dokumenthistorik med hver ny version.
- Brug flowcharts og billeder til at hjælpe læseren med at følge processen.
- Vær opmærksom på lysstyrken. Sørg for, at flere fortolkninger ikke er mulige. Vis proceduren til nogen, der ikke er bekendt med den, og spørg, hvad de synes: du kan få en overraskelse.
- Få dit stykke tjekket, før du får det godkendt.
Artikler om emnet "At skrive en standard betjeningsprocedure"
Оцените, пожалуйста статью
Populær