Sådan laver du et telefonmøde: 9 trin (med billeder)

Indhold

Trin
- Metode 1 af 2: Brug din smartphone
- Metode 2 af 2: Find en udbyder af konferenceopkald
Tips
Advarsler

Med stigningen i stedsuafhængigt arbejde og hjemmearbejde er konferenceopkald, hvor tre eller flere personer deltager i samme telefonopkald, ved at blive normen. Vi viser dig, hvordan du gennemfører et telefonmøde.

Trin

Metode 1 af 2: Brug din smartphone

1. Ring til en af konferencedeltagerne. Tjek i din telefons indstillinger, om indstillingen `Opkald venter` er aktiveret. Så ringer du til den første deltager. Du gør dette på samme måde, som du normalt ville ringe til dem, så fra din kontaktliste eller blot ved at indtaste nummeret.

Når telefonopkaldet er etableret, skal du trykke på `Tilføj`. Den første person, du ringede til, vil blive sat i venteposition.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 2

2. Ring til næste deltager. Det kan du også gøre, som du er vant til, via din kontaktliste eller ved at indtaste nummeret.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 3

3. Tryk på "Flet". Dette vil tilføje den, der ringede til dig, til det telefonopkald, du lavede først.

Du kan tilføje endnu flere personer på denne måde. Hvor meget afhænger af din udbyder. Normalt er det maksimale antal deltagere fem.

Denne procedure gælder for Apple iPhones. Det fungerer også på denne måde på mange andre telefoner, selvom menuindstillinger kan have lidt andre navne.

Metode 2 af 2: Find en udbyder af konferenceopkald

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 4

1. Find den rigtige udbyder. Du kan organisere konferenceopkald for flere deltagere via virksomheder som Skype og KPN. Videomøder er ofte også mulige. Afhængigt af hvad du har brug for, varierer prisen på denne service fra gratis til flere hundrede euro om året.

Afhængig af udbyder kan du betale med telefonkonference (hvor prisen afhænger af hvor mange deltagere, hvor længe mødet varer osv.) eller betale en fast takst, hvor du kan have ubegrænsede telefonmøder.

Normalt er det kun den, der tager initiativ til ydelsen, der betaler. Deltagerne betaler dog ofte de almindelige opkaldsomkostninger, hvis de ringer ind via et telefonnummer.

Nogle udbydere kræver, at du køber udstyr eller foretager internationale opkald, men der er også udbydere, hvor du kan bruge din egen telefon eller computer og ringe til et lokalt nummer.

Overvej, om du ønsker, at deltagerne skal kunne ringe til et gratis nummer (i så fald vil omkostningerne for dig som arrangør formentlig være højere), eller om deltagerne skal betale for opkaldet.

Hos nogle udbydere kan du tilføje en webmulighed til konferenceopkaldet, så alle deltagere kan se det samme dokument eller præsentation på deres skærm. Hvis dette ikke tilbydes som en mulighed, kan du alternativt vælge at pre-maile det relevante dokument eller en internetadresse til deltagerne, så de selv kan åbne dokumentet, mens de er i telefonkonferencen.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 5

2. Saml alle de oplysninger, deltagerne har brug for for at ringe ind. Dette er ofte et telefonnummer og en adgangskode.

Test forbindelsen på forhånd, hvis du ikke har brugt det pågældende system før.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 6

3. Planlæg konferenceopkaldet og inviter deltagerne.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 7

4. Vælg den rigtige placering. Det kan være fristende at holde telefonmødet på kontoret ved dit skrivebord eller hjemme ved køkkenbordet. Sørg dog for at have et roligt sted at ringe. Støjende kollegaer eller hunden kan være meget distraherende. Bemærk, at de andre deltagere kan høre dine baggrundsstøj.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 8

5. Start telefonopkaldet. Sørg for, at du bliver ringet ind til tiden. Hvis du er formand, så ring gerne et par minutter i forvejen, hvis det er muligt. Hos nogle udbydere kan du kun ringe ind på det planlagte tidspunkt. Hos andre kan deltagerne først høre hinanden, når formanden har ringet ind med særskilt adgangskode.

Billede med titlen Foretag et konferenceopkald Trin 9

6. Vent på, at alle deltagere ringer ind, og start derefter mødet.

Tips

Prøv at minimere papirrullning eller indtastning for at minimere baggrundsstøj.

Slå din mikrofon fra ("Mute" eller "Mute"), når du ikke taler, eller når du skal nyse.

Du må ikke tygge tyggegummi eller spise under et konferenceopkald.

Advarsler

Er der deltagere, der ønsker at ringe ind fra udlandet, så tjek på forhånd, om de kan deltage fra udlandet.
Tjek på forhånd, hvilke priser der vil blive opkrævet af arrangøren og deltagerne i telefonkonferencen for at undgå overraskelser.
Når du sammenligner udbydere af konferenceopkald, skal du se nærmere på mulige skjulte omkostninger, og om et minimumskøb er påkrævet.