Gratis trin for trin instruktioner 
Hvis du har mange forskellige typer varer at arkivere (opskrifter, skattekvitteringer, breve mv.), så kan det være nyttigt at bruge encyklopædiformatet. Gruppér emnerne først efter type, derefter i alfabetisk rækkefølge af emnerne i hver gruppe. Hold grupperne adskilt ved hjælp af skillelinjer eller farvekodning. 
Antag, at du har følgende ting at indeksere og arkivere: en artikel om myreslugere med titlen `Natfodring af myreslugere`, en biografi om den kendte myreslugerekspert Jane A. Doe og en reklamebrochure for en myreslugerudstilling på Artis. Biografien om Jane A. Doe ville blive indekseret som `Doe, Jane A`., da efternavnet står først i arkivet. Det ville være under bogstavet `D`. er arkiveret. Artiklen `Natlig fodring af myreslugere` kan indekseres sådan, hvis du vælger en ordbogslignende gruppering. Det kan arkiveres under bogstavet `N` (for `Nightly`), ved hjælp af denne gruppering. Alternativt kan du indeksere `Myrslugere` natlige fodringer` som `myresuttere, natlige fodringer af`. Dette ville give mening, hvis du brugte en encyklopædi som gruppering og ikke kun arkivering af myresluger-relaterede ting. Varen vil derefter blive arkiveret under `A`. Annoncebrochuren kunne indekseres som `Myreslugere, udstillinger (Artis)`. Dette ville give mening, hvis du forventer at have forskellige materialer på myresluger-udstillinger - du kan f.eks. have en anden genstand indekseret som `Myresuddere, udstillinger (Emmen Zoo)`. Kampagnebrochuren kan også indekseres som `Artis (Udstilling om myreslugere)`. Dette kan være nyttigt, hvis du forventer at have flere genstande om zoologisk have Artis, eller hvis du vil bruge en encyklopædi-lignende gruppering til at arkivere genstande efter geografisk placering. 
Rækkefølgen af dine indekserede filer i det foregående trin kunne så være som følger (afhængigt af det system du bruger): `Do, Jane A`., `Artis (Anteaters Exhibition)` og `Anteaters Nocturnal Feeding` eller `Myreslugere, Exhibits (Artis)`, `Myreslugere, Nocturnal Feeding` og `Doe, Jane A`. En fil ved navn `Wallaby` kommer derefter efter en for `Emu`. En fil for `Kangaroo` kommer så imellem, og en fil for `Aardvark` kommer før `Bear`. Dette giver følgende rækkefølge: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Hvis du så tilføjede en fil til `Antilope`, kommer den efter alle filer til `Aardvark`. Da begge starter med bogstavet `A`, skal du se på det andet bogstav i hvert ord (henholdsvis `N` og `A`) for at bestemme rækkefølgen og derefter arrangere filer baseret på det. Den nye rækkefølge ville være: Aardvark, `Antelope`, `Bear`, `Emu`, `Kangaroo`, `Wallaby`. 
Placer elementer i den relevante mappe. Du kan også finde det nyttigt at farvekode dine filer for at forbedre brugervenligheden. For eksempel, hvis du bruger en encyklopædi-lignende gruppering, skal du give hver gruppe en separat farve og mærke hvert element/fil i hver gruppe med dens respektive farve. 
For eksempel, `Jane A. Doe` er indekseret og arkiveret som `Doe, Jane A`. Sæt titler (Dr., Hr., fru., etc.) i slutningen.`Dr. Jane A. Doe` for eksempel indekseres og arkiveres som `Doe, Jane A., dr.`. Generelt sætter du navne i staverækkefølge. Hvordan `MacDonald` kommer før `McDonald`. Kaldes også `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de` osv. betragtes som en del af navnet, ikke separate enheder. Sådan organiserer du filer som `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` og `Wolfe` i den rækkefølge (og ikke som `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). En almindelig undtagelse fra disse regler om navne er, når en persons navn er en del af et firmanavn eller en organisation. I disse tilfælde skal du behandle den enkeltes navn som enheder inden for firmanavnet. For eksempel, `Jane A. Doe Skadedyrsbekæmpelse` ville blive arkiveret under `J` og ikke som `Doe, Jane A. Skadedyrskontrol`. 
`En undersøgelse af abens fodringsvaner` kunne derefter arkiveres under `A` for `Abe` (det vigtige ord i titlen på dette indlæg), i stedet for `E` for `A`. `Doe and Smith Pest Control` kommer så efter `Doe, Jane A`. Begge indekserede navne starter med ordet `Doe`, så du går videre til det næste nøgleord i hver (henholdsvis `Smith` og `Jane`) for at bestemme rækkefølgen af filerne. Ignorer ordet `og`, fordi det ikke er væsentligt. 
For eksempel: `Jane A. Do Office Supplies` ville blive arkiveret efter `Jane A. gøre forsikring`. 
For eksempel: `3M Company` kommer før `100 Great Entrepreneurial Ideas` (da `3` kommer før `100`). "Great Entrepreneurial Ideas" og "Great Entrepreneurs" er placeret efter "100 Great Entrepreneurial Ideas", fordi tal kommer før bogstaver. Tal, der staves, behandles som ord. For eksempel: arkiv `100 store iværksætterideer`, `Great Entrepreneurial Ideas` og `Two Hundred Great Entrepreneurial Ideas` i nævnte rækkefølge. Men hvis det tjener dit arkivformål, kan du gøre en undtagelse og altid gemme numre, som om de var stavet. 
Tegnsætning (såsom apostrof, punktum og kommaer) ignoreres generelt ved indeksering og arkivering af elementer. Så du placerer `Washingtons bedste kaffe` og `Washington State Fair` i den rækkefølge. Diakritiske tegn behandles som det tilsvarende bogstav uden diakritiske tegn. Så arkiver din `Éclair` som `Eclair` og `Über` som `Uber. Undtagelsen fra dette er, når du arkiverer i henhold til alfabetet på et sprog, der bruger diakritiske tegn, i hvilket tilfælde du skal følge den normale alfabetiske rækkefølge for det sprog. 
Sæt f.eks. `North East Bank`, `Northeast Bank` og `North East Manufacturing` i den rækkefølge. På samme måde placeres `Do, Jane A.` for `Gør det, Jane A., dr.`. 
Hvis du havde genstande til to forskellige personer ved navn Jane A. Gør det, så kan du placere dem efter fødselsdato. Place `Do, Jane A. (b. 1853)` så for `Doe, Jane A. (b. 1967)`. Du kan også sortere varer efter geografi, når du skal differentiere. Hvis du har filer for tre forskellige banker tre forskellige steder, og hver bank hedder `Nationale bank`, kan du sortere dem alfabetisk i rækkefølgen `National bank (Utrecht)`, `National bank (Groningen)` og `Nationale bank (Amsterdam)`. Ligeledes, hvis du har varer til to forskellige bjørne eller typer af bjørne, så kan du yderligere differentiere dem baseret på arter, geografisk placering osv. For eksempel kan du have filer som "Bear, Brown" og "Bear, Grizzly" (i nævnte rækkefølge) eller filer om "Bears (Europe)" og "Bears (North America)" (i nævnte rækkefølge). 
Arkivér alfabetisk
Alfabetisk arkivering er en standard måde at organisere dokumenter i både din virksomhed og privatliv. Arkivering af dokumenter i alfabetisk rækkefølge giver dig og andre mulighed for hurtigt at finde og erstatte enhver fil. Dette sikrer, at alle dokumenter er sikkert og let tilgængelige. Der er mange regler for, hvordan man arkiverer alfabetisk, for at holde et arkiveringssystem overskueligt.
Trin
Del 1 af 2: Arkivering alfabetisk
1. Beslut hvilket alfabetisk system du vil bruge. Selv noget så simpelt som alfabetisk arkivering tilbyder flere muligheder at vælge imellem. Det er vigtigt, at du vælger ét system og bruger det konsekvent.
- Ved arkivering efter bogstav, betragtes hvert bogstav i hvert ord i rækkefølge efter forekomst, idet mellemrum mellem ordene ignoreres.
- Arkivering efter ord organiserer tingene baseret på det første bogstav i hvert på hinanden følgende ord.
- Klassificering efter enhed tager hensyn til hvert ord, forkortelse og initialer og rangerer emnerne i overensstemmelse hermed. Dette system anbefales generelt.
2. Gruppe genstande. Når du har alle de elementer, du skal arkivere, skal du beslutte, hvordan du vil gruppere filerne. Du kan vælge ordbogsformatet, som placerer alle filer i én alfabetisk rækkefølge, uanset hvilken type fil eller elementer den indeholder. Du kan også bruge encyklopædiformatet, hvor emner er grupperet efter type eller emne, og hver gruppe er ordnet alfabetisk.
3. Indekser dine filer. Indeksering er måden at placere hvert afsnit af en titel i den korrekte enhed. For at indeksere elementer, før du arkiverer dem, skal du opdele elementerne i hvert elements navn og oprette et nyt alfabetiseret navn, som kan være forskelligt fra standardnavnet. For eksempel:
4. Organiser filer alfabetisk efter deres indekserede navn. Den generelle regel for arkivering alfabetisk er at arrangere elementer i rækkefølge fra A (første) til Z (sidste). Brug mere og mere specifik information til at skelne og arkivere individuelle elementer. For eksempel:
5. Mærk dine filmapper. For at gøre det nemt at finde elementer skal du mærke hver filmappe med det relevante indekserede navn på det eller de elementer, den indeholder. Dette gør det også nemmere at tilføje nye filer i den rigtige rækkefølge.
6. Dokumenter dit indekserings- og arkiveringssystem. Vær konsekvent med dit indekserings- og arkiveringssystem, uanset hvad det er. Sørg for, at alle med adgang til filerne er opmærksomme på systemet. For eksempel kan du oprette og dele et dokument, der beskriver reglerne for dit filsystem. Dette vil hjælpe alle til at bruge filsystemet effektivt.
7. Arkivér nye genstande korrekt. Placer filer i skabet baseret på deres indekserede navne og alfabetisk, afhængigt af det system du bruger. Flyt aktuelle filer efter behov for at arkivere nye filer på det rigtige sted.
Del 2 af 2: Håndtering af særlige sager
1. Arkiver genstande under et signaturudtryk. Nogle gange giver det mening at arkivere elementer baseret på nøgleord, uanset i hvilken rækkefølge ordene optræder i en titel eller et navn. Dette sikrer, at en fil kan indekseres og lokaliseres ved at bruge det mest logiske udtryk. For eksempel:
- `First Bank of Chicago` kan indekseres og arkiveres som `Chicago, First Bank of`. `Chicago` er nøglebegrebet i dette afsnit snarere end `First` eller `Bank`, især hvis du har andre varer med lignende navne, såsom `First Bank of Tulsa` eller `Chicago Bank and Trust`.
2. Bestil navne efter efternavn. Almindelige arkiveringsstandarder anbefaler at indeksere personer med efternavn først, da efternavn anses for at være det vigtige udtryk.
3. Ignorer artikler, konjunktioner og præpositioner. Artikler (såsom `den`, `den` og `a`), konjunktioner (såsom `og`, `men` og `eller`) og præpositioner (såsom `for`, `af` og `i`) bruges over de generelt springede ved indeksering og arkivering i alfabetisk rækkefølge, da de ikke betragtes som vigtige termer. Dette er tilfældet, selv når de er begyndelsen af en vares navn. For eksempel:
4. Behandl forkortelser, som om de var stavet. Når du indekserer og arkiverer elementer, kan du støde på forkortelser som `Prod.` (for `Producer`) eller `Inc.` (for `Incorporated`). Generelt bør du indeksere og arkivere elementer, som om disse forkortelser var stavet, snarere end blot som strenge af bogstaver.
5. Arkiver numeriske værdier som normalt. Når du organiserer elementer alfabetisk, kan du støde på tal i titler. Generelt arrangerer du tal som normalt, i stedet for som om de var stavet. Tal er også ordnet før bogstaver.
6. Bearbejd specialtegn. Alle ikke-alfabetiske eller ikke-numeriske tegn, der opstår ved indeksering og lagring af elementer, skal tages i betragtning. Men hvad man skal gøre med disse tegn afhænger af typen:
7. Brug den generelle regel `intet for noget`, hvis det er nødvendigt. Generelt ignoreres mellemrum (inklusive tegnsætningstegn og andre overspringede elementer) ved alfabetisk arkivering. Men i de tilfælde, hvor du har varer, der starter på samme måde, skal du bruge et mellemrum eller linjen "intet for noget" til at bestemme rækkefølgen.
8. Skelne filer med mere detaljerede oplysninger, hvis det er nødvendigt. I sjældnere tilfælde er en alfabetisk information ikke nok til at bestemme rækkefølgen af filer. I disse tilfælde skal du bruge yderligere oplysninger til at indeksere og organisere elementer. Marker disse yderligere oplysninger på de respektive filer for at hjælpe dig med at skelne dem fra hinanden. For eksempel:
9. Opret undtagelser og særlige regler. Sørg for, at alle, der bruger dine filer, er opmærksomme på eventuelle undtagelser fra standardretningslinjerne, der er indarbejdet i dit arkiveringssystem. Dette vil sikre, at alle kan bruge filsystemet korrekt og effektivt.
Tips
- Hvis du leder efter vejledning om mere komplekse eller specialiserede alfabetiske arkiveringsspørgsmål, skal du kontakte institutioner såsom National Information Standards Organization (NISO), American Library Association (ALA), Association of Records Managers and Administrators (ARMA), biblioteket af kongressen.
Оцените, пожалуйста статью
Populær
