Gratis trin for trin instruktioner 
Sproglige eller regionale forskelle kan forårsage fejlkommunikation. Når folk forsøger at bruge sarkasme eller humor i en e-mail, bliver det ofte misforstået som uhøflighed. 
Du kan derefter svare med: `Alle mine rapporter er færdige, undtagen den, der skal afleveres i morgen. Har brug for et udkast til et projekt i dag?` Spørg ikke om en forklaring på, hvad de betyder, og vær ikke skarp. Spørg for eksempel ikke: `Hvad betyder det??` eller `Hvad mener du med dette??` 
Sig: "Jeg har tænkt på projektet igen og tænkte, at det ville være nemmere at tale med dig om det personligt. Har du et øjeblik?` Du kan også sige: "Din e-mail foreslog, at specifikationerne skulle have været klar nu, men den deadline, som jeg fik den, indikerer, at det ikke er før i næste uge.". Arbejder jeg med den forkerte tidsplan?` 
Vær ikke ligefrem i dit svar, da det kan lyde uhøfligt. 
Når du har skrevet dit svar, læg det til side i cirka en time. Hvis du ved, du skrev af følelser, så gå videre til en anden opgave, indtil du er faldet lidt til ro. Tilføj e-mailadressen sidst for at undgå at sende e-mailen ved en fejltagelse. 
Vælg et arbejdsrelateret emne at fokusere på. 
For eksempel, hvis den uhøflige e-mail spurgte om status for en rapport, kan du sige: "Tak, fordi du tjekkede det. Jeg modtog de nye data i morges, så jeg opdaterer min rapport. Den nye rapport vil foreligge i eftermiddag.` Dette holder fokus i svaret på det arbejde, der er tildelt dig og fremskridtene i dit projekt, ikke på dit svar til din uhøflige kollega. 
Anklage ikke den anden person for uhøflig opførsel. Hold dine følelser ude af e-mail. Inden du trykker på send, så spørg dig selv, om du forsvarer dig selv i nogen del af e-mailen. 
Når du beslutter, hvem du skal rapportere dette til, så tænk på situationen på dit kontor. Hvis din leder for eksempel har et godt forhold til den krænkende person, er det bedst at gå til HR-afdelingen. 
At rapportere de uhøflige e-mail(s) til HR er den eneste måde, hvorpå din leders adfærd over for dig kan adresseres, hvis den fortsætter. Du skal bygge en fil ud fra e-mails.
Svar på uhøflige e-mails
Indhold
At modtage uhøflige e-mails på arbejdet kan være svært at håndtere. Selvom det kan være fristende at reagere hårdt, når du føler, at nogen er uhøflige mod dig, bliver du nødt til at opretholde en professionel opførsel. Før du svarer – uanset om det er via e-mail eller personligt – tag et øjeblik til at tage et par dybe vejrtrækninger, angiv tydeligt hensigten med dit svar og formuler, hvad du vil sige.
Trin
Del 1 af 3: Forståelse af afsenderens hensigt
1. Beslut dig for, om det er din tid og energi værd. Det er fristende at svare med det samme, men prøv først at falde til ro ved at tage et par dybe vejrtrækninger. Spørg så dig selv, om e-mailen virkelig fortjener din opmærksomhed. Selvom du måske føler dig stødt, så lad ikke denne person diktere, hvordan du har det, eller hvordan resten af din dag vil forløbe.
- Koncentrer dig om, hvad der er rigtigt for dig.
- Spørg dig selv: `Hvad vil jeg opnå med dette? Hvad vil der ske, hvis jeg konfronterer denne person? Hvad sker der, hvis jeg ikke gør det?`
2. Undgå antagelser. Vi kommunikerer på forskellige måder, og at skrive er ikke alles stærkeste færdighed. Det, en person finder for at være et professionelt, direkte udsagn, kan forekomme som fræk eller uhøfligt over for en anden. Gå ikke umiddelbart ud fra, at personen mener det groft.
3. Spørg afsenderen for mere information. Besvar ved at bede om flere oplysninger, med henvisning til de specifikke kommentarer, du gerne vil have afklaret. Nogle gange er uhøflige beskeder bare dårligt formuleret. For eksempel kan din kollega have sendt dig en besked, der lød: "Jeg håber, du har tid i dag til at få dine rapporter lavet.".`
4. Tal med afsenderen. Ved at tale med personen kan du bedre høre tonen i deres ord. Gå til deres arbejdsplads eller ring til personen for at diskutere delt arbejde eller emner relateret til e-mailen. Bed så om en forklaring på de stumpe kommentarer i mailen.
Del 2 af 3: At skrive et svar
1. Svar ikke, hvis der ikke kræves svar. Hvis e-mailen ikke kræver et svar, så er ikke at svare den bedste løsning. Overvej venligst ikke at svare, hvis du modtager e-mails, der ikke giver mening og ikke kræver din opmærksomhed.
- For eksempel kan kolleger nogle gange gøre antagelser om dine arbejdsvaner. Svar ikke på en e-mail som: "Det må være rart at have ekstra lange frokoster" eller "Alle ved, at dine møder virkelig ikke varer hele eftermiddagen.".Så længe din leder kender sandheden, kan du holde dig væk fra kontordrama.
2. Forbliv professionel. Hvis der er brug for et svar, skal tonen være professionel, også selvom afsenderen ikke var professionel. Læs din e-mail højt, før du sender den for at sikre, at den lyder professionel og ikke uhøflig eller følelsesladet.
3. Tag dig tid til at skrive dit svar. Dit svar skal være roligt og professionelt, så skynd dig ikke. De fleste e-mails er ikke tidsfølsomme, så du kan bruge hele dagen på at svare på dem, hvis du ønsker det.
4. Hold dit budskab kort og enkelt. Forsøg ikke at reagere på alt, og giv ikke et langt personligt forsvar. Hvis du vil knuse den uhøflige opførsel, skal du sørge for at holde e-mailen fokuseret på arbejdsrelaterede emner.
5. Hold dig til fakta og uddyb ikke. For at sikre, at din e-mail er professionel, skal du kun diskutere fakta. Fakta inkluderer specifikke ting som hvilket arbejde der blev tildelt og udført, forfaldsdatoer, tidslinjer, data og relaterede emner.
6. Lad ikke følelser løbe igennem dit svar. Det er fristende at reagere defensivt eller uforskammet på en misbrugende e-mail, men det vil kun gøre situationen værre. I stedet må du hellere opføre dig professionelt.
Del 3 af 3: Få ekstra støtte
1. Rapporter stødende sprogbrug eller et personligt angreb. Hvis e-mailen indeholder trusler eller et personligt angreb, skal du tage en kopi og drøfte sagen med din leder og HR. Sørg for, at hændelsen er dokumenteret af din arbejdsplads, og anmod om en undersøgelse.
- Fortæl os, hvis du mener, at indholdet af e-mailen skaber et fjendtligt arbejdsmiljø.
2. Fortæl, når uhøflighed bliver til intimidering. Hold styr på hver gang en hændelse opstår for at demonstrere et adfærdsmønster. Hvis du ofte modtager uhøflige e-mails, der påvirker dit arbejdsmiljø, skal du tage dine optegnelser over disse e-mails med din leder eller HR-afdeling. Medbring kopier af e-mails for at vise, hvad du mener.
3. Tal med HR, hvis din leder sender dig en uhøflig e-mail. Denne afdeling, eller din leders supervisor, kan hjælpe dig, hvis din leder er afsender af en uhøflig e-mail. Før du rapporterer hændelsen, bør du være i stand til at forklare, hvorfor du synes, e-mailen er uhøflig. Afhængigt af hvad der er blevet sagt, kan du blive bedt om at udfylde en rapport om hændelsen, blive bedt om at mødes med en mediator eller blive overført til en anden afdeling.
Tips
- Hvis afsenderen er en person med en historie med uhøflige e-mails, skal du huske det, når du nærmer dig e-mailen.
- Hvis du vil skrive din vrede væk, skal du gøre det i en tom e-mail eller et Word-dokument. På den måde kan du slette det og ikke ved et uheld trykke på send.
- Foreslå, at din arbejdsplads laver en session om e-mail-etikette. Hvis ingen ved, hvordan man underviser i sådan et kursus, så bed om at ansætte en, der kan gøre det; dette kan også være et tegn på, at en sådan træning er nødvendig.
- En måde at håndtere en kollega, der konsekvent sender uhøflige e-mails, er at CC det til din chef eller en anden relevant kollega, hver gang du svarer.
- Det er svært at sende e-mail, selv for en professionel, så husk, at det ikke altid er muligt at formidle følelser og hensigter korrekt via en e-mail.
Advarsler
- Nogle mennesker er tikkende bomber og kan rette deres vrede mod dig, hvis du reagerer groft. Vær høflig og professionel, og hvis du har spørgsmål eller bekymringer, så tal med din chef eller personaleafdelingen.
- Alt injurierende, krænkende, chikanerende, ærekrænkende, racistisk eller fornærmende i en e-mail kan rapporteres. E-mail betragtes som offentlig i de fleste jurisdiktioner og kan udsætte din virksomhed for juridiske tvister. En person, der sender sådanne e-mails, kan forvente disciplinære handlinger og endda opsigelse. Hvis du er bekymret for, at e-mailen indeholder sådant stødende indhold, bedes du tale med din chef eller HR for yderligere rådgivning eller din juridiske repræsentant, hvis du ikke ønsker at diskutere dette med arbejdspladsen.
Artikler om emnet "Svar på uhøflige e-mails"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
