Gratis trin for trin instruktioner 
Hvad er dine læseres involvering i projektet? Hvordan vil resultatet af projektet påvirke dem? (Forbindelsen og effekten på læseren vil være anderledes for din vejleder end for f.eks. kunden). Overvej, hvilken beslutning dine læsere skal træffe efter at have læst statusrapporten (hvilken støtte, penge, tid de investerer, for eksempel). Overvej den information, læseren har brug for for at overskue og deltage effektivt i projektet. Hvilke tekniske aspekter af projektet bør læseren vide. Er læseren bekendt med den tekniske jargon? 
En statusrapport kan være en kort mundtlig rapport på ugentlige eller månedlige personalemøder. Det kan være periodiske e-mails til kolleger. Det kan være formelle eller uformelle notater til regulatorer. De kan også være formelle rapporter til kunder eller offentlige myndigheder. 
Når det kommer til information til en kunde eller et statsligt organ eller et specialeudvalg, er det bedre at holde det formelt. Uanset formaliteten eller uformaliteten i din tone, ønsker du, at din rapport skal være klar, fokuseret og ærlig. 
Opdelinger kan også bidrage til klarhed, da det lader læsere eller dit publikum vide, hvad de kan forvente i hvert afsnit. Hvis der er materiale, de er særligt interesserede i, kan de springe direkte til det. 
Overskriften skal indeholde datoen for indsendelsen af rapporten, modtagerens navn og stilling, forfatterens navn og stilling samt emnet for rapporten. 
Inkluder: formålet med rapporten, en introduktion eller en opdatering af projektets fremskridt. 
Angiv opgaver, der er udført siden forrige rapport, og hvilke opgaver, der stadig er under behandling. Diskuter de problemer, du er stødt på, problemer, der skal løses, og mulige løsninger på disse problemer og problemer. Angiv ændringer, der blev foretaget, og hvorfor de skulle foretages. Du kan også rapportere ting som personaleændringer, vanskeligheder med at skaffe materialer, eventuelle omkostningsoverskridelser, forsinkelser eller problemer med sikkerhed eller teknologi. 
Angiv bestemt, om deadline for projektet er ændret eller ej. Lad være med at få tingene til at se mere rosenrøde ud, end de er, men lad være med at alarmere læserne unødigt eller love noget, du ikke kan levere. 
Afhængigt af dit publikum kan du være begrænset til et bestemt antal sider. En god tommelfingerregel er at holde det så kort som muligt, mens du stadig sørger for, at du giver de rigtige oplysninger. 
Opret en statusrapport
Indhold
Fremskridtsrapporter er en vigtig del af projektledelse, hvad enten det er en afhandling eller et projekt på arbejdspladsen. Du bør bruge disse til at holde dine vejledere, kolleger eller kunder informeret om det projekt, du arbejder på. Du vil fokusere på, hvad du har opnået, og hvad der stadig mangler at blive gjort.
Trin
Del 1 af 3: Start af processen
1. Bestem, hvad dit formål med forslaget er. Der er flere grunde til, at nogen kan bede dig om at skrive en statusrapport. Naturligvis for at vise, hvilke fremskridt du har gjort på et specifikt projekt. Der er dog nogle forskellige typer forslag, som du bør overveje.
- En statusrapport for et forskningsprogram eller et projekt er lidt anderledes end en for et projekt på arbejdspladsen. I det første tilfælde bliver du nødt til at citere oplysninger oftere og i mindre grad overveje ting som omkostninger (men ikke altid).
- En virksomhedsrapport for en klient vil læses lidt anderledes end for en arbejdsleder. Du bør overveje, hvorfor du skriver denne rapport til dem.
2. Vær opmærksom på dit publikum. Når du kender formålet med din statusrapport, skal du overveje, hvad dit publikum skal kunne få ud af rapporten. Selvom alle fremskridtsrapporter har ting til fælles, bør du overveje følgende detaljer:
3. Beslut dig for den bedste måde at kommunikere med din målgruppe på. En statusrapport er ikke bare et skriftligt dokument, som du giver videre til din vejleder eller lærer. Der kan være behov for flere formularer afhængigt af, hvad der er behov for.
4. Spørg din vejleder. Medmindre du har skrevet denne særlige type statusrapport før (i så fald, hvorfor er du her??), vil du have så meget vejledning som muligt fra din leder. Er der måske et bestemt format brugt i din virksomhed, så skal du sørge for at følge reglerne.
5. Overvej din tone. Ikke alle statusrapporter skal være formelle. Faktisk er interne rapporter til kolleger eller supervisorer ofte mere uformelle i tonen. Derfor er det så vigtigt at drøfte med din leder, hvad hensigten er.
Del 2 af 3: At skrive din rapport
1. Beslut dig for, hvordan du vil præsentere materialet. Når du begynder at skrive rapporten eller rapporten, har du allerede fundet ud af, hvad tonen skal være, og hvad den handler om. Nu skal du bestemme de bedste måder at præsentere disse oplysninger på.
- Du kan vælge at oprette en punktopstilling. Det er en meget overskuelig måde at præsentere materialet på og let for et hurtigt overblik, uden at gå på kompromis med informationsformidlingen. Det kan dog være en lidt mindre formel måde at skrive en statusrapport på, så det kan være bedre at gemme den til notater til ledere og e-mails til kolleger.
- Du kan også overveje at tilføje grafer og/eller tabeller. Dette kan især være nyttigt, hvis du laver en statusrapport for et projekt, du forsøger at få støtte til, eller ønsker at demonstrere, hvorfor du fortjener den finansiering, du har fået.
2. Overvej opdelingen i afsnit. Hvis du vil skrive en vellykket statusrapport, skal den være så tydelig som muligt. At dele din rapport op i afsnit er en fantastisk måde at samle alt relevant materiale på.
3. Skriv titlen. Det vises normalt øverst i teksten, hvis du bruger et sidelayout. Dette afhænger igen af, hvad din virksomhed eller universitet foretrækker, så sørg for at tjekke først.
4. Skriv indledningen. Den indledende del kommer under titlen. Det skiller sig ofte ud fra resten af materialet, fordi det er angivet i kursiv. Den giver et kort overblik over projektet og indeholder en oversigt over status. Du angiver, hvilke fremskridt der er gjort, og om bestemte mål er nået.
5. Skriv kernen i forslaget. Kernen i forslaget, uanset om det er opdelt i afsnit og videre, er egentlig blot en mere detaljeret version af indledningen. Tænk over de oplysninger, du gav i introduktionen, og sørg for at uddybe dem.
6. Angiv, hvad den næste opgave er for dit projekt. Selvom dette faktisk stadig er en del af rapportens hoveddel, skal du sørge for, at dit publikum forstår, hvor du vil hen med projektet. Sørg for at nævne eventuelle problemer, der kan påvirke deadline, budget eller styringsstruktur.
7. Angiv det samlede antal timer arbejdet på projektet. Du skal vise, hvor meget arbejde du og dit team (hvis du har) har lagt i projektet. Dette vil vise læseren (uanset om det er en direktør, en kunde eller et offentligt organ, der kan give dig penge), at du har arbejdet hårdt.
Del 3 af 3: Undgå almindelige vanskeligheder
1. Gå ikke væk fra emnet. Så længe du holder dig til det grundlæggende som beskrevet ovenfor, vil du være i orden. Prøv at undgå at glide ind i andre emner, der kun er indirekte relateret til projektet, uanset hvor interessante det er.
- For eksempel, hvis dit projekt handler om at genoplive en lokal, non-profit kunstorganisation, kan det være fristende at fare vild i en diskurs om den beklagelige tilstand af kunstfinansiering, men det hjælper ikke rigtig med at afklare, hvordan det fungerer. Projektet udløber.
2. Hold det simpelt. Pointen med en statusrapport er, at du kan gøre det klart, hvilke fremskridt der er sket uden at overbelaste læseren med ord og ideer. Du skal blot fokusere på status for et bestemt projekt, hvad der skal arbejdes med og hvilke ændringer der skal laves.
3. Prøv ikke at være vag. Du skal sørge for at give specifikke detaljer om dit projekts fremskridt. For eksempel: Sig ikke noget som `Vi gør gode fremskridt med at få vores kunstfinansiering på plads`, men sig snarere `Med de to €5-bevillinger.000 fra disse forskellige fonde, vi koster kun €2.000 væk fra vores mål på €12.000.`
4. Brug kortfattet sprog. Igen, du ønsker, at din rapport skal være klar og kortfattet. Det er ikke hensigten at overvælde læserne med sprog, der ikke vil tilføje noget til rapporten. For eksempel er sætninger som "fuldstændig katastrofe" eller "smadre succes" for følelsesladede og vage til at være nyttige for kunder eller ledere.
5. Citér dine kilder. Enhver information, du bruger, som kommer fra eksterne kilder, herunder grafer og data, skal citeres korrekt. Du kan tilføje en ekstra ressourceside til statusrapporten.
Tips
- Prøv at følge lederens stil. De kan have en præference for en bestemt type rapporter. Nogle ledere ønsker flere lister eller punktopstilling -- andre ønsker, at oplysningerne skal være så kortfattede som muligt. Andre vil bare have, at du er så grundig som muligt, uanset hvor mange sider det tager.
- Vær specifik, når du laver statusrapporten, men ikke alt for langhåret.
Advarsler
- For altid at være godt forberedt til at lave en fremskridtsrapport, er det en god idé at føre optegnelser gennem hele projektet, så det er nemt at indsamle alle oplysninger.
Artikler om emnet "Opret en statusrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
