Gratis trin for trin instruktioner 
Dette er også vigtigt, hvis du vil fremstå intelligent, når du sender e-mailen. Spørger du om noget, når svaret allerede står tydeligt på hjemmesiden, tror de måske hos kundeservice, at du er krævende og doven og derfor urentabel. Se også de ofte stillede spørgsmål (FAQ). Ofte er det spørgsmål, du vil stille, allerede i de ofte stillede spørgsmål. Det er derfor, de fleste hjemmesider har sådan en side, for at holde kundeservice-e-mails på et minimum.
Prøv at finde et navn til din hilsen. Hos mindre virksomheder er navnene på kundeservicemedarbejderne nogle gange nævnt på hjemmesiden, så hvis du bruger dem er dit budskab mere personligt, hvilket gør det mere behageligt at arbejde med. Du kan afslutte hilsenen med et komma eller kolon. Bedste kundeservice, ellerBedste kundeservice:
Brug URL`en til produktet, hvis du har sådan en, så medarbejderen med det samme kan se, hvad det handler om. Skriv også dit ordrenummer i e-mailen, for det vil de fleste medarbejdere alligevel spørge dig om. Dette ordrenummer henviser til, hvordan ordren er i deres system. 
Du skal selvfølgelig tilføje en vedhæftet fil til et følgebrev, når du bliver bedt om at tilføje dit CV som et Word-dokument. Indsæt heller aldrig brugernavne, adgangskoder eller kreditkortoplysninger i den.
Send en e-mail til en kundeservicemedarbejder
Indhold
Nogle mennesker har svært ved at sende en e-mail til en virksomheds kundeserviceafdeling. Hvordan skriver man sådan et brev i form af en e-mail, mens de før i tiden virkelig blev sat på papir? Hvilke formularer eller protokoller gælder, når du stiller et kundeservicespørgsmål?? Selvom dette varierer efter branche, region og kultur, er der nogle generelle retningslinjer for at sikre, at din e-mail bliver godt modtaget af kundeservice.
Trin
Del 1 af 3: Se hjemmesiden
1. Søg efter svaret. Før du skriver en e-mail til en virksomheds kundeserviceteam, skal du sørge for, at svaret ikke kun findes på hjemmesiden. Mange virksomheder lægger svar på ofte stillede spørgsmål på en særlig side på deres hjemmeside, normalt under overskriften "FAQ" eller "Ofte stillede spørgsmål".
- Du kan normalt finde disse sider ved at scrolle helt til bunden af siden og klikke "Kontakt" eller "Kunde service".
2. Find siden "Kunde service". Hvis du ikke kan se et link i bunden af hjemmesiden, kan du nogle gange finde siden ved at skrive ordet i søgefeltet. Du vil normalt se et felt med et forstørrelsesglasikon i øverste højre hjørne af startsiden. Indtast udtryk som "kunde service" eller "Kontakt" og tryk derefter på enter.
På siden "Kontakt" indeholder normalt en e-mail-formular, hvor kunder kan skrive klager eller kommentarer.
Tjek denne side for at se, om du vil modtage en kopi af den sendte besked; hvis ikke, søg på webstedet efter en e-mailadresse, som du kan nå fra din personlige e-mail-konto, så du har korrespondancebevis.
3. Brug søgefeltet. Søg efter det emne, du vil stille et spørgsmål om, i det samme vindue, som du brugte til at finde kundeservice-e-mailadressen. Hvis du søger efter emnet eller spørgsmålet på denne måde, kan du muligvis finde svaret uden at skulle sende en e-mail.
4. Se virksomhedens politikker. Hvis du ikke kan finde svaret på dit spørgsmål via søgefeltet eller de ofte stillede spørgsmål, kan du stadig søge på siden "Om os", eller med returpolitikken. Rul ned til bunden af hjemmesiden igen og se, hvilke links der er der. Se efter et link, der kan indeholde svaret på dit spørgsmål: om os, bestilling og levering, returnering, garanti og reparation mv.
Selvom du ikke kan finde svaret i disse links, kan det være nyttigt at tjekke siderne ud, så du kan finde yderligere information om virksomheden, der skal inkluderes i din e-mail.
Del 2 af 3: Skrivning af e-mailen
1. Afgør, om det er en klage eller en kompliment. Ikke alle kundeservicemeddelelser behøver at være klager eller spørgsmål. Måske vil du bare takke dem for den gode service. Positive e-mails er også velkomne, ligesom e-mails med spørgsmål.
- Det er en kendsgerning, at det nogle gange er hurtigere og mere direkte at videregive en klage telefonisk. E-mail fungerer bedre til at udtrykke taknemmelighed eller stille et spørgsmål, der ikke kræver et øjeblikkeligt svar, men hvis du vil løse problemet med det samme, så ring.
2. Skriv et klart emne. Sørg for, at emnet for e-mailen er klart og meningsfuldt. Du ønsker, at kundeservicemedarbejderen skal se din e-mail først, så du får et hurtigere svar. Hold emnet kort, sørg for, at det opsummerer din e-mail kort, og at agenten føler sig tvunget til at åbne e-mailen hurtigt.
For eksempel: "Hunden spiste garantibevis - trænger til udskiftning"
3. Indled med en hilsen. Når du har fundet på et godt emne, er næste skridt at hilse på kundeservicemedarbejderen. Begynd ikke med dit problem med det samme. Du hilser på nogen i telefonen først, ikke sandt? Det kunne være noget virkelig simpelt som "Bedste kundeservice".
4. Hold dig til standard skrivemetoder. Få medarbejderens respekt ved at bruge standard skrivemetoder. Skriv ikke alt med store bogstaver, og brug ikke ekstra store eller tykke skrifttyper. Brug normal tegnsætning, stavning og store bogstaver. Så bliver din e-mail taget seriøst.
5. Skriv i en høflig tone. Skriv høfligt, selvom du indgiver en klage eller vil udtrykke din frustration. Du vil så blive værdsat mere som kunde og du vil sandsynligvis blive behandlet mere høfligt.
6. Fortæl hvem du er. Præsenter dig selv efter hilsenen. Skriv dit navn og forklar, hvilken slags kunde du er, og om du er førstegangskunde eller tilbagevendende kunde. I begge tilfælde vil medarbejderen helst beholde dig som kunde. Nævn også din geografiske placering, hvis det er relevant.
7. Vær specifik. Brug et bestemt sprog i din e-mail. Undgå generiske udtryk som "mit produkt". Beskriv i stedet i detaljer, hvad produktet eller tjenesten er, og hvorfor du sender det til e-mail. Beskriv alle relevante hændelser, så medarbejderen ved præcis, hvad problemet er. Hvis du lægger disse oplysninger i den første e-mail med det samme, undgår du en længere e-mail-udveksling.
8. Stil klare spørgsmål. Vær tydelig i din e-mail. Vend ikke om. Når du har hilst på medarbejderen og præsenteret dig selv, skal du starte et nyt afsnit, der forklarer, hvad der foregår, på det samme specifikke sprog som nævnt i det forrige trin.
Bed omgående om den kompensation, du ønsker. Måske tør du ikke spørge, men læg din generthed til side i din mail. Hvis du vil have noget i bytte for et defekt produkt, skal du bare sige til.
9. Skriv korte afsnit. Sørg for, at dine afsnit er korte. Et afsnit på én, to eller højst tre sætninger er lettere at læse. Medarbejderen kan derfor hurtigere scanne mailen for at se, om den har fortrinsret, og har du skrevet en stor tekstblok, kan din besked ligge nederst i bunken, fordi han/hun ikke umiddelbart forstår, hvad du mener.
10. Luk med en simpel signatur. Afslut e-mailen med en afsluttende sætning, der opsummerer din anmodning eller kompliment, efterfulgt af en hilsen. Du kan slutte med "Med venlig hilsen", men du kan også bare sætte dit navn eller e-mail-signatur med det samme. Du kan også vise, at du gerne vil have et hurtigt svar ved at sige: "Afventer dit svar", eller noget i den retning.
En e-mailsignatur er en kort tekstblok, der indeholder dit navn, erhverv og kontaktoplysninger. Du kan oprette en e-mail-signatur i indstillingerne på din e-mail-konto, så den altid vises automatisk under en ny besked.
11. Send ikke vedhæftede filer endnu. Send ikke vedhæftede filer med en første besked endnu. Mange websteder har spamfiltre, der fisker e-mails med vedhæftede filer ud og lægger din besked i skraldespanden, før den er læst.
12. Læs din besked igen, før du sender den. Når din e-mail er klar, skal du ikke trykke for ivrigt "at sende". Du bør læse e-mailen igen først for at sikre dig, at der ikke er nogen slå- eller stavefejl, der forringer din besked. Selvom du skrev e-mailen på din smartphone, er den automatiske besked "sendt fra min iPhone" ingen undskyldning for at lave stavefejl eller grammatiske fejl.
13. Send en påmindelse. Hvis du ikke har modtaget et svar på din e-mail efter et par dage, er det muligt, at din besked er havnet i spam-boksen, eller er kommet til bunden af bunken. Skriv en e-mail, hvor du nævner den tidligere e-mail, og spørg, om den er blevet godt modtaget.
Del 3 af 3: Vær høflig
1. Sørg for at have god grammatik og stavning. Du er måske ikke klar over det, men god grammatik og stavning er en del af en høflig tone. Hvis du gør dit bedste for at kommunikere klart, viser du respekt for den anden part og viser, at du generelt er en høflig person.
2. Vis du er smart. Vær ikke prætentiøs, men vis din klogskab ved at vise et omfattende ordforråd. Ved at tjekke virksomhedens hjemmeside ud og lære om deres politikker, kan du vise, at du har læst alt omhyggeligt, men stadig ikke har fundet et svar på dit spørgsmål.
3. spøg ikke. Smarte kommentarer og vittigheder har deres egen plads, og det er ikke i en e-mail, der skal tages seriøst, i hvert fald ikke i den første korrespondance. Den slags sprogbrug kan opfattes som upassende, og det vil man gerne undgå, når man har med en virksomhed at gøre.
Når du har sendt en masse e-mails frem og tilbage med en kundeservicemedarbejder, er det mere sandsynligt, at vittigheder bliver accepteret og forstået.
4. Udtryk ikke dig selv aggressivt. Selvom du kan være frustreret over, hvordan et produkt eller en service er blevet håndteret, vil du ikke bringe dig nogen vegne at sætte det i en vred e-mail. Hvis du diskuterer dit problem med respekt og høflighed, får du det, du ønsker, hurtigere.
Husk det er svært at sætte ord på dine følelser. Hvis du er ked af et problem og ønsker en øjeblikkelig løsning, må du hellere ringe.
5. Navngiv din loyalitet og taknemmelighed. Hvis du skriver i din mail, hvor loyal du altid har været over for virksomheden, vil medarbejderen sætte pris på din besked og svare hurtigere.
Advarsler
Inkluder aldrig brugernavne, adgangskoder eller betalingsoplysninger (kreditkort- eller kontonumre) i en e-mail til kundeservice.
Artikler om emnet "Send en e-mail til en kundeservicemedarbejder"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
