Gratis trin for trin instruktioner 
Dette trin virker indlysende, men det bliver ofte glemt af opkaldere. Hvis du har en specifik stillingsbetegnelse eller beskrivelse af dig selv, som kan være nyttig for modtageren til opfølgningssamtalen, bedes du medtage den efter dit navn. For eksempel "Mit navn er Dr. Versluis, radiolog på universitetshospitalet i Amsterdam` eller `Dette er Ariane Janssens, Chloës mor, som er i klasse med din datter`. 
En enkel måde at inkludere dit telefonnummer i begyndelsen af en besked er at sige noget som "Dette er (dit navn), mit nummer er (dit telefonnummer)" eller "mit navn er (navn) og jeg ringer ( nummer )`. På trods af at opkalds-id-funktioner er allestedsnærværende, anbefales det altid at efterlade dit telefonnummer, hvis den person, der skal ringe til dig, ikke har gemt dit nummer, eller hvis du anmoder om et opkald tilbage til et andet nummer. 
Prøv at tilføje en kort introduktion, der vækker lytterens interesse, såsom "Jeg fik dit nummer fra Patrick, som fortalte mig, at du overvejede at sælge din båd.".’ Selvom du ikke foretager et forretningsopkald, er det vigtigt at finde et forbindelsespunkt for at berolige modtageren. `Dette er Bob, din nabo lige overfor dig` er mere personligt end `Dette er Bob Vermeersch`. 
På den anden side kan en voicemail-besked, der er for kort, få modtageren til at føle, at den ikke er vigtig, hvilket giver dem mulighed for at slette den uden selv at lytte til den. Dette gælder især, når du ringer fra et privat nummer. Formålet med at forlade en telefonsvarer er at få nogen til at ringe tilbage. Det er ikke meningen at give alle oplysningerne, da det var hensigten med telefonsamtalen. 
Du har ikke meget tid til at få din pointe igennem. Hvis du ikke er straight, vil din lytter slette beskeden, før han eller hun har hørt den afgørende information. Det er bedre at bringe dårlige nyheder som "far er på hospitalet" lige frem. Brug resten af beskeden til at trøste og forklare. Det er i hvert fald bedre end at undgå emnet og lade din lytter bekymre sig. 
Når du lyder som om du læser et manuskript, vil din lytter føle, at du bare foretager endnu et telefonopkald, fordi du skal. 
At nævne dit telefonnummer mere end to gange i slutningen af et telefonopkald er overdrevet og vil sandsynligvis blive fortolket som uhøfligt. Du skal ikke bekymre dig om dette trin, hvis det er en hverdagsmeddelelse til en ven eller et familiemedlem. 
At slutte venligt af med noget som "Glæder mig til at høre fra dig" er varmere og derfor mere effektivt end generiske, kommercielle sætninger som "Hav en god dag".’ Du har ikke lov til at opsummere eller opsummere din besked til sidst. Hvis modtageren har brug for at høre en bestemt detalje igen, kan de afspille beskeden igen senere.
Efterlad den perfekte voicemail-besked
Indhold
Hvis dit job ofte kræver, at du ringer til kunder, er der en god chance for, at du ofte skal efterlade en telefonsvarer. Men hvad skal man egentlig sige efter bippet? Det kan være nervepirrende at huske al den relevante information, du har brug for at kommunikere, hvilket betyder, at vigtige detaljer måske ikke bliver sagt. Ved at bruge et voicemail-system behøver du aldrig forlade forvirrede og improviserede voicemails igen. Ved hurtigt at gennemgå en tjekliste i dit hoved kan du sikre dig, at du har givet alle de nødvendige oplysninger, og at du har større chance for at blive ringet tilbage.
Trin
Del 1 af 3: Identificer dig selv
1. Brug den korrekte intonation. Fra det øjeblik optagelsen af din besked starter, skal du tale klart og forståeligt. Prøv ikke at mumle eller tale for hurtigt. Gør dit bedste for at lyde interesseret og munter for at fange lytterens opmærksomhed. Selvom modtageren ikke kan se dig, vil din generelle intonation blive opfanget af telefonen, så sørg for at formidle den rigtige.
- Forklar alt, hvad du siger. Dårlig modtagelse kan forvrænge din stemme og få dig til at droppe ud. Selv en normal talestemme kan lyde som en mumlen over telefonen.
- Din stemme skal stemme overens med den type telefonopkald, du foretager. For eksempel er det okay at lyde munter, når du forlader en telefonsvarer for at lykønske din nevø med at have afsluttet gymnasiet. Men hvis du ønsker at udtrykke din medfølelse med en sørgende ven, skal du sikre dig, at din stemme er højtidelig og respektfuld.
2. Nævn dit navn. Den første ting at gøre er at nævne dit navn. På denne måde vil den person, der ringer til dig, straks vide, hvem han eller hun har med at gøre. Et simpelt `dette er (dit navn)` er tilstrækkeligt til de fleste situationer. Hvis du ikke har mødt nogen endnu, kan du vælge `mit navn er (dit fulde navn)`. Venner og slægtninge vil genkende dig uden at skulle identificere dig selv. Hvis det er et forretningsopkald, vil den anden person straks have et navn at forbinde med stemmen og beskeden, hvilket måske giver mulighed for en mere personlig kommunikationsform.
3. Efterlad dit telefonnummer. Angiv venligst dit telefonnummer umiddelbart efter du har indtastet dit navn. De fleste opkaldere venter til slutningen af telefonsvareren med at give deres kontaktoplysninger, men hvis modtageren ikke kan skrive dem korrekt ned første gang, er de tvunget til at lytte til hele beskeden igen. Husk at tale langsomt og formulere alt, når du giver dit telefonnummer, så det er forståeligt.
4. Giv en forbindelse. Når de lytter til virksomhedens voicemails eller beskeder fra ukendte afsendere, vil folk hurtigt blive mistænksomme eller miste interessen, hvis de ikke ved, hvem du er, og hvorfor du ringer. Forsikre dem ved at nævne en fælles ven eller reference, der har givet dig deres nummer. Dette sikrer igen, at opkaldet kommer til at virke mere professionelt. Voicemail vil lyde mindre påtrængende, og du vil være mere tilbøjelig til at få et opkald tilbage.
Del 2 af 3: Sig din mening
1. Tænk på forhånd over, hvad du vil sige. Før du forlader en telefonsvarer, skal du sørge for at have en klar idé om, hvad du vil sige. Dette burde ikke være et problem, hvis du ringer af en særlig grund, men at høre bip i den anden ende af linjen og indse, at du bliver besvaret, kan få dig til at glemme, hvad der blev sagt i et stykke tid. Del oplysningerne op i individuelle punkter og dæk hver enkelt, før du lægger på.
- For meget presserende eller vigtige voicemails kan du overveje at skrive en grov version af manuskriptet på forhånd.
- Hvis du oplever, at du ofte mister linjen, skal du blot fokusere på at angive dit navn med få ord, et nummer, du skal ringe tilbage til, og årsagen til, at du ringer.
- Forestil dig at sende en voicemail for at følge op på gårsdagens romantiske aften. At udarbejde din besked mentalt, før du optager den, kan gøre en stor forskel for at virke cool, rolig og fattet eller stammende og nervøs.
2. Hold dit budskab kortfattet. Begræns dine voicemail-beskeder til 20-30 sekunder. Der er ikke mange situationer, hvor en telefonsvarer skal være længere. Det er ikke meningen, at du skal kede modtageren med en meget lang introduktion eller historie. Hold det kortfattet. Forresten kan en kort besked vække mere nysgerrighed og overtale nogen til at bringe tilbage, når de ellers ikke ville.
3. Start med de vigtigste oplysninger. Vær ligefrem og angiv tydeligt, hvorfor du ringer. Hvis du kun afstemning, for eksempel når du har et forslag om at købe noget, eller hvis du følger op på en handel eller ønsker at bekræfte en aftale, så skal du gøre det klart for modtageren. Din lytter vil hurtigt miste interessen, hvis du ikke fortæller dem, hvorfor du kontakter dem i begyndelsen.
4. Vær personlig og oprigtig. Modstå fristelsen til at vedtage en konstrueret, generisk klingende "telefonstemme". Bare vær venlig, vær dig selv og tal naturligt. Folk ved, hvornår de forsøger at sælge noget på en bestemt måde, og de er mere tilbøjelige til at give dig en chance, hvis de føler, at du henvender dig til dem som ligeværdige.
Del 3 af 3: Afslut
1. Stil et specifikt spørgsmål eller anmod om noget. Når du færdiggør beskeden, skal du sørge for at angive specifikt, hvorfor du ønsker, at modtageren skal ringe tilbage til dig. Stil et præcist spørgsmål, eller bed om noget, der får dem til at tage telefonen. Hvis de efter at have lyttet til voicemail føler sig forvirrede eller usikre på, hvad du præcis vil have, så har voicemailen misset sit mål.
- Prøv sætninger som "Lad mig vide, hvis du kunne lide den opskrift, jeg sendte dig" eller "Jeg vil meget gerne høre dine tanker om dette forslag.’
- Folk er mere motiverede til at tage kontakt, når du har nævnt en specifik anmodning i stedet for blot udtrykket "ring tilbage".
2. Angiv venligst dit navn og kontaktoplysninger. Udfyld din besked ved at nævne dit navn og dine kontaktoplysninger igen. Gentag din sang to gange, så lytteren kan skrive den korrekt ned og ikke misforstå et nummer. Sørg for at inkludere alle detaljer, der ville være nyttige for din lytter at ringe tilbage, såsom hvornår du er tilgængelig og ikke tilgængelig, og det bedste tidspunkt på dagen at ringe til.
3. Undgå en langhåret slutning. Når det er tid til at lægge røret på, skal du ikke strække beskeden unødigt. Medmindre det er et ansigt til ansigt telefonopkald med en elsket, er der ingen grund til at ønske nogen en god dag. Modtagerens opmærksomhed forsvinder, efterhånden som beskeden fortsætter, så prøv ikke at miste fokus til sidst. Tak dem for deres tid og overlad det næste trin i kommunikationen til dem.
Tips
- Tænk på de voicemails, du modtog, hvor du tænkte `hvad ønsker denne person af mig?’. Efterlad en voicemail, som du selv gerne vil modtage.
- Hvis det er relevant for modtageren, kan du udover dit telefonnummer også nævne din e-mailadresse eller anden kontaktmetode.
- Glem ikke at inkludere datoen, hvis du deler tidsfølsomme oplysninger.
- Smil! Selv gennem telefonen kan dette mærkes.
- Hvis du ringer om et følsomt emne, bør du begrænse de oplysninger, du inkluderer i telefonsvareren, hvis det bliver overhørt af andre mennesker.
- I tilfælde af en nødsituation eller naturkatastrofe kan du bruge en udgående telefonsvarerbesked til at lade folk vide, at du er okay.
Advarsler
- Hvis du prøver at få nogen til at ringe tilbage, skal du ikke tale om tidligere mislykkede opkaldsforsøg. Dette kan virke irriterende, hvilket får lytteren til at føle sig mindre tryg ved at tale med dig.
- I forretningsforhold bør du altid efterlade en telefonsvarer, hvis den person, du ringer til, ikke svarer. At se flere ubesvarede opkald uden voicemail-beskeder vil underminere vigtigheden af din virksomhed.
Artikler om emnet "Efterlad den perfekte voicemail-besked"
Оцените, пожалуйста статью
Lignende
Populær
