Svare

Indhold

Trin

Hvordan du reagerer på nogen, kan påvirke den måde, han eller hun og andre mennesker ser på dig. Heldigvis kan du lære, hvordan og hvornår du skal reagere for at blive bedre til det. Når du taler med nogen personligt, er det vigtigt, at du er opmærksom på dem og lader personen udtrykke deres tanker, før du giver et informeret svar. I en sms-samtale er der nogle uudtalte regler, som du skal følge for at kunne kommunikere med succes. E-mailen er en mere formel måde at kommunikere med professionel etikette på, som du skal følge for at formidle information effektivt og svare korrekt.

Trin

Metode 1 af 3: Svar på tekstbeskeder

1. Brug et simpelt sprog, når du sender sms`er. E-mails, breve og endda samtaler ansigt til ansigt kan få en meget mere formel struktur. På grund af den korte, begrænsede karakter af tekstbeskeder er et mere afslappet sprog ofte mere passende og giver samtalen et mere personligt præg.

For eksempel kan du bruge `t` i stedet for `det` for at spare plads, skrive en besked hurtigere og formidle en afslappet tone.
Reglerne for tegnsætning er ofte meget mere fleksible i sms`er. For eksempel kan streng overholdelse af kommaanvendelsen få samtalen til at fremstå som kunstig og formel.
Gå ikke altid ud fra, at en sms-samtale kan være så afslappet, men hvis den anden person bruger et afslappet sprog, kan du svare på samme måde for at berolige dem.

2. Stil åbne spørgsmål for at holde en samtale i gang. Hvis du vil fortsætte sms-samtalen, kan det at stille åbne spørgsmål hjælpe den anden person med at sige mere og bede om hans eller hendes mening om noget. At stille spørgsmål, der er nok med et kort ja eller nej, kan slukke en samtale.

For eksempel, hvis du taler med nogen om et forretningsanliggende, kan du måske spørge dem noget som: "Hvad synes du om det nye projekt??`

Hvis du ønsker at få en bedre forståelse af, hvad nogen tænker om et emne, kan du prøve at sende en sms som "Jeg er enig med dig, men hvorfor tror du, de er det??`

3. Send venligst ikke korte eller et-ords svar. Tekstbeskeder skal være relativt korte, men korte eller bratte svar kan få dig til at føle dig vred på den anden person. Hvis du svarer på en anden persons indlæg, så giv vedkommende et rigtigt svar, der er mindst en eller to sætninger lang.

Nogle gange er det helt acceptabelt at svare med `ok`, når det giver mening i sammenhængen. Men undgå et enkelt `k` som svar, da dette kan virke kort og uhøfligt.

Tip: Hvis du generelt giver korte svar, så kan det give mening at blive ved med det.

4. Brug tegnsætning og humørikoner til at formidle en tone. Den upersonlige karakter af tekstbeskeder giver folk mulighed for at fortolke en tone eller en følelse gennem forkortelser. Du kan formidle din mening klart ved at inkludere tegnsætning og humørikoner, hvis dit budskab virker tvetydigt.

For eksempel kan du svare med "Godt det, tak. :)`, så beskeden ikke får dig til at føle dig vred eller kurant.

Nogle gange kan et punktum i slutningen af et ord eller en sætning få dig til at føle dig frustreret. For eksempel kan det lyde meget mere afslappende at sige: "Nej, det vil det ikke" end at sige: "Nej. Det gør den ikke.`

5. Læs beskeden igen, før du sender den. Før du trykker på send, skal du bruge et øjeblik på at gennemgå beskeden. Tjek for stavefejl og sørg for at formidle oplysningerne korrekt og bruge den korrekte tone.

Når du har sendt en besked, kan du ikke tage den tilbage! Så det er bedre at tjekke din tekst på forhånd.

6. Send ikke flere beskeder i træk. Flere meddelelser og en række tekstbeskeder kan irritere og frustrere modtageren. Send en kommentar, der indeholder alt, hvad du ville sige, i stedet for at sende flere korte beskeder.

Det er okay at tilføje endnu en besked, hvis du har glemt at nævne noget, eller hvis du vil præcisere noget.

Hvis nogen ikke svarer på to beskeder i træk, vil de måske ikke tale med dig eller flytte væk fra telefonen. I hvert fald, giv den anden tid og plads til at svare.

7. Bed om at ringe, hvis samtalen bliver for kompliceret til en sms. Tekstbeskeder er beregnet til at være korte og konkrete. Hvis en sms er for begrænset til at udtrykke dine tanker tilstrækkeligt, så bed personen om at ringe til dig, så du kan uddybe sagen eller diskutere den fuldt ud.

Prøv at sende en sms som "Dette ville være nemmere at forklare over telefonen". Ring til mig, når du har tid, tak!`

Metode 2 af 3: At tale med nogen personligt

1. Lyt godt efter, når nogen taler til dig. Når nogen taler til dig, så tag øjenkontakt med dem og vær opmærksom på, hvad de fortæller dig. Dette viser, at du lytter og forstår, hvad den anden person forsøger at sige.

Fokuser fuldt ud på højttaleren for at få dem til at føle sig godt tilpas.
Læn dig frem eller bed personen om at fortsætte med at tale et mere stille sted, hvis du har problemer med at høre, hvad der bliver sagt.

2. Vær opmærksom på ikke-verbale signaler. Kropssprog kan sige lige så meget som ord. Når nogen taler til dig, skal du være opmærksom på deres kropssprog for at få en bedre idé om, hvordan du skal reagere.

For eksempel, hvis nogen bliver ved med at se sig omkring eller vrikker på deres fødder, kan de være nervøse eller bange. Du kan så spørge, om personen er okay, i stedet for at svare på, hvad de siger.

Lyt også til, hvordan noget bliver sagt. Hvis nogen taler højt eller aggressivt, kan denne person reagere vredt eller aggressivt på samtalen. Du skal muligvis tage en anden tilgang, når du reagerer, for at undgå at eskalere situationen yderligere.

3. Undgå at planlægge dit svar, mens nogen taler. Hvis du er så spændt eller ivrig efter at svare, før nogen er færdig med at tale, vil de bemærke det og kan blive vred eller irriteret. Vent, indtil den anden person er færdig med at tale, og du har hørt alt, hvad personen ville sige, før du begynder at planlægge dit svar.

Det er meget uhøfligt at afbryde nogen med dine egne tanker, mens de taler.

Tip: Lyt, mens nogen taler, og noter de hovedpunkter, du har tænkt dig at reagere på, men fortsæt med at være opmærksom på resten af deres historie, så du kan komme med et smart eller problemfrit svar.

4. Vent på, at den anden person er færdig med at tale, før du taler. Hvis du taler med nogen, så lad vedkommende afslutte deres historie, før du svarer. På den måde har du alle de fakta og informationer, personen ønskede at formidle, så du kan give et informeret og tankevækkende svar.

Nogle gange vil folk tilføje en ekstra smule information, når de er færdige med deres tanke. For eksempel kan de sige noget som "Åh vent, jeg har glemt at sige noget". Lad dem derefter afslutte, hvad de ville sige.

5. Tænk over din reaktion, så du kan formidle den trygt. Før du svarer, skal du bruge et øjeblik på at tænke over alle de oplysninger, du har fået. Hvis du giver et svar, der ikke er gennemtænkt, kan det vise personen, at du ikke rigtig lytter til, hvad han eller hun har sagt.

At tage et øjeblik til at tænke over dit svar giver dig også mulighed for at give et intelligent svar.

6. Stil spørgsmål, hvis du har brug for afklaring eller mere information. Hvis du ikke helt kunne høre eller forstå, hvad nogen sagde, så prøv ikke at svare med en delvis eller forkert fortolkning. Spørg hellere, hvad den anden har sagt eller mener, så du kan give et rigtigt svar.

Hvis du ikke er sikker på, hvad nogen har gang i, eller hvis du vil give dem lov til at forklare, hvad de virkelig mener, før de svarer, så stil et åbent spørgsmål som: "Hvad mener du med det?"?`

Det er aldrig forkert at bede nogen om at sige noget igen, hvis du ikke helt har forstået, hvad der blev sagt.

7. Tal direkte og tydeligt, når du svarer. Når du har tænkt over, hvad der er blevet sagt til dig, og du har tænkt over, hvordan du vil reagere, så tal klart og sikkert. Brug ikke vagt eller modstridende sprog for at prøve at lyde smartere eller smartere. Folk værdsætter oprigtighed, så giv dem et oprigtigt svar, der viser dem, at du er interesseret, og at du forstår personen.

Sørg for, at de er opmærksomme, så du ikke behøver at gentage dig selv.

Vær opmærksom på, om en anden vil sige noget, og giv ham eller hende plads til at gøre det.

Få også personen til at svare på det, du har sagt. Gå ikke bare væk eller afslut samtalen lige efter du har haft mulighed for at tale.

8. Vær opmærksom på, at nogen er uenige med dig. Selvom du har tænkt over, hvad du ville sige, er der altid mulighed for, at nogen er uenige med dig. Det er okay! Bare vær forberedt på, at nogen bestrider eller nedgør dine ord.

Hold dig kold og tab ikke besindelsen, hvis nogen forsøger at provokere dig.

Lad nogen udtrykke deres overbevisninger og meninger. Forsøg ikke at tvinge nogen til at acceptere din mening.

Metode 3 af 3: Svar med en e-mail

1. Svar på en e-mail inden for 48 timer. Det er vigtigt, at du besvarer en e-mail rettidigt af høflighed og professionalisme. Du behøver ikke at svare med det samme, men det gør du inden for to dage.

Selvom e-mailen ikke havde noget med dig at gøre eller blev sendt forkert, er det bedst at svare til afsenderen (ekskl. span), så de ved, at du ikke er den rigtige person.

2. Brug en professionel hilsen i et e-mailsvar. E-mails er ofte mere formelle end en sms eller et telefonopkald. Start din e-mail med et "Hej" eller et "Hej" før personens navn for at åbne e-mailen korrekt.

Hvis den person, du svarer, foretrækker en bestemt hilsen eller beder om at blive kaldt ved navn, så gør det. For eksempel, hvis personen foretrækker, at du bruger den forkortede version af deres navn, såsom "Rob" i stedet for "Robert", skal du gøre det.

3. Brug udråbstegn sparsomt. Dit svar på din e-mail skal være korrekt med hensyn til grammatik, stavning og tegnsætning. Men overforbrug af udråbstegn kan få dig til at virke uoprigtig eller overophidset. Undgå at bruge det, medmindre det er passende.

Et udråbstegn er en god måde at lykønske nogen på eller formidle entusiasme, men hvis du bruger dem for meget, mister de deres effekt.

4. Undgå mærkelige skrifttyper i en e-mail. Hold dit skrifttypevalg i en klassisk skrifttype for at få din e-mail til at se professionel ud. Brug ikke flerfarvede skrifttyper eller en skrifttype som Comic Sans, når du sender en e-mail.

Et klassisk valg er at bruge en 10 eller 12 point Arial eller Times New Roman.

5. Vær opmærksom på, hvem du ellers sender e-mailen til som CC (en kopi). Det kan ofte være nyttigt at kopiere e-mailen til andre personer på samme tid, så du kan inkludere dem i en diskussion. En unødvendig CC til en supervisor eller kollega kan virkelig forstyrre eller forstyrre den person, du reagerer på i første omgang.

Hvis det er nødvendigt at inkludere en anden i e-mail-kæden, kan du bruge `blind kopi` eller `BCC` mulighed, så modtagerne ikke ved, hvem der ellers har modtaget en e-mail.

6. Beslut hvem du vil svare i en gruppe-e-mail. Hvis det rigtige svar er at svare til alle i gruppebeskeden, skal du vælge "Svar alle", når du sender dit svar. Men hvis du har brug for at spørge eller forklare et specifikt emne eller problem til en person, så spørg direkte til denne person.

Hvis der er en stor gruppe mennesker i e-mail-kæden, men du kun behøver at svare på nogle få, skal du bare vælge de personer, du vil svare på.

7. Send ikke en e-mail bare for at sige tak, medmindre det er nødvendigt. Intet behov for korte e-mails, der ikke bidrager til en samtale. Medmindre afsenderen beder dig bekræfte, at du har modtaget og forstået en e-mail, er det unødvendigt og irriterende at sende en "Tak"-e-mail.

Tip: Hvis afsenderen sender dig en læsningskvittering, skal du bekræfte, at du har modtaget e-mailen ved at klikke på muligheden for at sende en kvittering.

8. Læs korrektur på din e-mail og tjek modtagerens e-mail inden afsendelse. En stavefejl eller grammatisk fejl kan få din e-mail til at se uprofessionel ud. Brug venligst et øjeblik på at læse din kommentar, før du klikker på send. Tjek for korrekt stavning og grammatik, og sørg for at sende beskeden til den rigtige person.

Stol ikke blindt på, at stavekontrollen retter alt!

Læs din e-mail højt, før du sender den, så du kan høre, hvordan den lyder.

E-mail-programmer udfylder ofte automatisk e-mail-adresser, når du indtaster i adresselinjen for modtagere, hvilket kan føre til, at du ved et uheld sender en e-mail til den forkerte person.