Bevar tekstformatering, når du kopierer og indsætter

Indhold

Trin
Tips

Nogle gange bevarer kopiering og indsættelse af indholdet af et dokument mellem programmer ikke den formatering, du har arbejdet så hårdt på. Dette sker, fordi stilene i den anvendte software ikke stemmer overens. Onlineprodukter bruger ofte HTML-markering, mens ældre software ofte ikke gør det. Dette kan ofte løses ved at opdatere den anvendte software, men der er også muligheder for dem, der ikke ønsker at foretage en sådan ændring.

Trin

Metode 1 af 3: Brug af Paste Special

1. Klip eller kopier den ønskede tekst. Flyt eller kopier dataene til udklipsholderen.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 2

2. Find funktionen `Indsæt speciel`. Paste Special er en samling af muligheder for formatering af den indsatte tekst i målsoftwaren. Hvordan du får adgang til disse muligheder afhænger af den software, du bruger.

I Microsoft Office 2007 og nyere kan du finde det i Start > Indsæt (pilen under udklipsholderikonet) > Indsæt speciel...

I nyere versioner kan et lille udklipsholderikon vises i slutningen af teksten efter indsætte. Formatering kan justeres efter indsættelse.

I OpenOffice finder du dette i File > At behandle > Indsæt speciel.

Google Docs har en lignende mulighed i Rediger > Paste Special, men dette virker kun til copy/paste i browseren.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 3

3. Vælg en indstilling for indsæt. Afhængigt af den software, du bruger, vil navnene på mulighederne være forskellige. Forskellige muligheder vil håndtere den indsatte formatering af teksten forskelligt.

For at beholde al tekstformatering skal du trykke på `Behold kildeformatering` eller `HTML-format`

For kun at beholde tekstformateringen uden billeder, tryk på `Behold kun tekst.`

Hvis begge dokumenter har speciel formatering, såsom lister eller tabeller, som du vil kombinere, skal du trykke på `Merge Format`.

Metode 2 af 3: Brug HTML-format

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 4

1. Tjek, om HTML-formatering understøttes af din software. Manglende understøttelse af dette format er det mest almindelige problem med formattab under kopiering/indsæt mellem online og almindelig software.

De fleste moderne e-mail-klienter eller kontorsoftware vil bruge standard HTML-formatering, det være sig en webapp, såsom Gmail/Google Docs, eller selvstændig software, såsom Microsoft Word/Outlook.

Software, der er meget gammel eller meget enkel, såsom WordPad, Notesblok eller TextEdit, understøtter ikke HTML-format.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 5

2. Aktiver HTML-formatering. HTML-formatering er muligvis understøttet, men deaktiveret. Du kan normalt aktivere dette manuelt via indstillingerne. Aktivering af denne mulighed vil variere afhængigt af den klient, du bruger. Normalt skal du lede efter noget, der hedder "HTML Format" eller "Rich Text" i sektionen Indstillinger på klienten eller i tekstvinduet.

For eksempel: formateringsindstillinger kan aktiveres i Outlook via Værktøjer > Muligheder > E-mail-format.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 6

3. Kopier og indsæt kompleks formatering. Når begge programmer, du vil kopiere og indsætte mellem, bruger HTML-formatering, kan du kopiere og indsætte formateret tekst lige så glat som enhver anden tekst.

Metode 3 af 3: Gem filen som HTML

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 7

1. Opret dit dokument med et tekstbehandlingsprogram. Hvis du ikke ønsker at bruge et andet tekstbehandlingsprogram og ikke kan skifte HTML-formatering, kan du stadig formatere dokumentet normalt og konvertere det til HTML-format.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 8

2. Gem filen som en webside. Dette vil konvertere formateringen til HTML og give dig mulighed for at kopiere den formatering, når du åbner dokumentet.

Gå til Fil > Gem som... og vælg websider (.htm eller .html) i menuen `Gem som`. Denne sti kan variere afhængigt af den tekstbehandling, du bruger.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 9

3. Åbn filen med din webbrowser. Webbrowseren åbner en webside med den formaterede tekst. Hvis filen ikke åbnes med browseren som standard, er der to andre muligheder:

Træk HTML-filen til din browsers ikon.

Højreklik på HTML-filen og vælg `Åbn med`...` og vælg din webbrowser på listen.

Billede med titlen Bevar formatering ved brug af kopier og indsæt Trin 10

4. Kopier og indsæt teksten fra browsersiden til din e-mail. Da websiden er i HTML-format, bør du ikke have noget problem med at indsætte teksten i din e-mail-klient med den korrekte formatering.

Tips

Opdater din browsersoftware. WebMail-klienter har en tendens til at lide under brug af meget gamle versioner af visse webbrowsere. Det er nemt, gratis og sikrere at opdatere din browser!