Gratis trin for trin instruktioner 
Husk, at du højst sandsynligt også skal kunne bruge kopimaskinen, scanneren og printeren (og løse problemer, som dine kolleger støder på, når de arbejder med disse enheder). Hvis du ved, hvilken slags enheder du bruger, så dyk ned i manualerne, så du kan løse de mest almindelige problemer. 
Sørg for at skrive beskeder ud i detaljer, og at du læser, hvad du har skrevet. Gentag beskeden og/eller kontaktoplysningerne, mens du skriver dem ned for at sikre, at du har de korrekte oplysninger. 
Lyt omhyggeligt til navnet på den person, som ringer op efter. Gentag, hvis du vil være sikker. Spørg, om den, der ringer, kan stave navnet, hvis det er svært at forstå. Overfør pænt opkaldet med en standardsætning, som f.eks "Et øjeblik tak, jeg vil sende dig videre til hr. Smith". Eller hvis personen taler: "Mr. Smith er i øjeblikket i samtale. Vil du venligst vente, eller skal jeg sende beskeden videre?". Tak høfligt den, der ringer, og omstil opkaldet. 
Du kan for eksempel hilse med: "God morgen! Hvis du sætter dig ned, er jeg lige med dig!". 
Tjek, om din virksomhed har specifikke regler vedrørende tøj. Din virksomhed kan godt lide formelt arbejdstøj, men husk aldrig at.. på klæde dig formelt (joggere er måske ikke værdsat).
Bliv receptionist
Indhold
Enhver virksomhed, der modtager besøgende, har brug for en receptionist. En receptionist er en person, der modtager besøgende ved skranken på virksomheden eller institutionen. Det er normalt den første person, den besøgende skal støde på, og som bekendt er førstehåndsindtryk altid meget vigtige. Receptionisten skal tage imod den besøgende høfligt og tale korrekt, også i telefonen eller på e-mail. Det er så at sige firmaets visitkort.
Trin
Del 1 af 2: At have de rigtige færdigheder
1. Har fremragende organisatoriske evner. Som receptionist er du virksomhedens visitkort -- -- du er den, kunden taler med først, og som medarbejderne kommer til for information og planlægning. Udover at tage imod opkald og henvise besøgende, skal du ofte håndtere kunder, organisere alle former for arrangementer, aftale aftaler mv. Fordi det medfører en del ansvar, er det vigtigt, at du som receptionist er velorganiseret, så du kan lave flere ting på samme tid. Hvis du ikke er i stand til at løfte flere opgaver på én gang og udføre dem i den rigtige rækkefølge, holder du ikke længe som receptionist.
- En god måde at være organiseret på er at investere i et arkiveringssystem, som du kan arbejde med. Det er vigtigt, at du ved, hvilke papirer og information din chef, kollegaer og kunder kan have brug for. Gem alle disse oplysninger i forskellige mapper - på din computers skrivebord eller på papir. Organiser dit system på den måde, der fungerer bedst for dig - hvis du har brug for neonfarvede klistersedler, er det også fint.
- At være organiseret betyder også, at du kan motivere dig selv - du behøver ikke nogen til at fortælle dig, hvordan du gør noget, eller for at holde dig på rette vej. Hvis du er godt organiseret, ved du præcis, hvilke opgaver du skal løse på en dag, og hvilke ting der prioriteres.
- Sørg for at have (mange) telefonnumre ved hånden, f.eks. kollegaer, entreprenører, sælgere, beredskaber mv. Du får brug for dem stykke for stykke på et tidspunkt. Gem telefonnumrene i et særligt computerprogram eller i en Rolodex.
2. Sørg for at have noget teknisk viden. Det vigtigste stykke teknologi, en receptionist skal håndtere, er telefonen - og alle de knapper og linjer, der er forbundet med den. Computerfærdigheder er også afgørende - de fleste receptionister bør vide, hvordan man sender e-mails og bruger et tekstbehandlingsprogram godt. Det er også nyttigt, hvis du ved, hvordan du opretter regneark og bruger programmer, der er specifikke for den virksomhed, du arbejder for.
3. Vær pålidelig. Receptionisten forventes at være ved hans/hendes skrivebord til enhver tid - virksomheden vil få et dårligt navn, hvis ingen tager telefonen, eller hvis ventetiderne er meget lange. Gør det at være troværdig til din prioritet - hvis din chef ved, at han kan stole på dig, og at du altid er der for at hjælpe, gør du dig selv uundværlig.
4. Vær en god lytter. En vigtig del af at være receptionist er at lytte til andre mennesker - i telefonen, når en kunde stiller et spørgsmål ved skrivebordet, eller når informationer videregives til dig. At være en god lytter kan hjælpe dig med at arbejde mere effektivt - du vil være i stand til at løse problemer lettere, hvis du forstår, hvad nogen spørger dig med det samme, og du vil bedre kunne henvise kunder til den afdeling, hvor de kan være hjalp.
5. Tag noter overalt. Hvis din chef beder dig om at gøre noget, så noter detaljerne. Når en kunde ringer, skal du sørge for at skrive deres oplysninger ned (navn, kontaktoplysninger, hvad de ønsker, osv.). Noter hjælper dig med at holde dig organiseret og minder dig om alle de små ting, der vil passere en dag. Skriv dine noter ned i en notesbog eller notesbog, og hav den altid med dig. Du vil blive overrasket over, hvor nyttigt det er, især hvis du vil vide, hvad den person, der ringede for fem timer siden, ønskede igen.
6. Besvar høfligt telefonen med en standardhilsen, som f.eks "Godmorgen, du taler med ____(dit navn), fra ____(virksomhedens navn), hvordan kan jeg hjælpe dig?". Besvar telefonen efter et eller to ring. Det er ikke godt at sætte folk i bero i mere end et minut (det er længere end du måske tror).
7. Hils pakkeleverandører med samme professionalisme og høflighed som enhver anden besøgende. Du skal muligvis skrive under på en levering. Sørg for, at din signatur er læselig. Leveringspersonen kan have brug for anvisninger, hvor pakken skal placeres. Sørg for at kontakte de rigtige medarbejdere i sådanne sager.
8. Modtag kunder, der kommer til virksomheden effektivt og høfligt. Når den besøgende har fortalt dem, hvem de er, og hvem de leder efter, skal du oprette forbindelse til denne person og fortælle dem, hvem der er der. En standardsætning du kan bruge til dette er: "hr. Smit, fru Jansen fra XYZ f.v. er her til aftale klokken 2". Forsøg altid at give et for- og efternavn og den virksomhed, de repræsenterer. Det er nyttigt at spørge, om han/hun har en aftale. Hr. Smit vil derefter give yderligere instruktioner, hvor du kan få kunden til at vente, og hvor lang tid det vil tage. Du kan derefter fortælle den besøgende: "Mr Smith kommer snart". Eller: "Mr. Smith siger, at han er ved at afslutte et møde, og han kommer om 5 minutter. Vil du sætte dig ned".
Del 2 af 2: At være repræsentativ
1. Sørg for at have en positiv indstilling. Som nævnt ovenfor er receptionisten virksomhedens visitkort - kunderne ser dig først, og du besvarer spørgsmål fra folk, der ikke kan komme til kontoret. Ingen ønsker at blive mødt af et surt eller gnaven ansigt. Hav altid et smil på læben og en munter personlighed. Vær tålmodig med vanskelige kunder, selvom de går dig på nerverne.
- Selvom du har en meget vanskelig kunde, skal du blive ved med at minde dig selv om, at du har en stærk, glad personlighed. Fortæl dig selv, at de tager deres frustrationer ud på dig, men vid, at så længe du gør dit bedste for at imødekomme dem, er det ikke dig, der gør noget forkert. Bedre at holde hovedet koldt end at eksplodere.
2. Hav en hilsen klar. Det er altid vigtigt at tage imod kunderne på en venlig måde. Selvom du skal gøre noget færdigt, før du kan hjælpe kunden, er det vigtigt at hilse på dem, så de ved, at de er blevet set og vil blive hjulpet.
3. Vær høflig. Vær respektfuld. Behandl alle, som om de er den vigtigste person, der kom ind på kontoret i dag. Dette er dit job - ingen er ligeglad med, om du sad fast i trafikken i timevis i morges, eller om du bare hældte kaffe på dine nye lædersko. Lad personlige bekymringer blive hjemme. Sørg for, at kunden føler sig godt tilpas og nyder at tale med dig.
4. Klæd dig repræsentativt. Du repræsenterer en virksomhed, så du skal se pæn ud. Invester i tøj, der matcher virksomhedskulturen. Hvis du er receptionist i en bestemt type virksomhed (f.eks. et tøjmærke) kan det være godt at bære tøj fra det pågældende mærke. Hold dig til den konservative side, medmindre du arbejder et sted, hvor mode eller andre faktorer er vigtige.
Tips
- Hold personlige ting adskilt fra dit arbejde. Det betyder også, at du ikke håndterer personlige opkald og e-mails på arbejdet. IT-afdelingen kan spore dine computeraktiviteter.
- Vær sød mod ledere, se om du kan hjælpe dem, når du ikke har noget at lave.
- Husk, hvem der betaler din løn, og vær altid respektfuld over for dem.
- Find en, der kan holde øje med skrivebordet eller telefonen, når du skal på toilettet, når du spiser frokost, når du er på ferie osv. På den måde er der ingen vrede mennesker, der venter på dig, når du kommer tilbage.
- Spørg kollegerne, om du kan hjælpe med noget. Bedre at få venner ved at hjælpe end fjender ved at klage.
- Håndtering af post er ofte også en del af dit arbejde. Find ud af på din første dag, hvor den skal hen, hvem der leverer den og hvornår.
- Altid være villig til at lære en ny opgave. Alsidighed kan give dig meget.
- Skriv beskeder i to eksemplarer og giv en kopi til den person, som beskeden er tiltænkt. Eller brug en dagbog, ting er nemmere at finde der, især hvis du leder efter et navn eller telefonnummer.
Advarsler
- Sig aldrig "Jeg gør ikke det". Du vil snart miste dit job.
- Lad være med at foregive at være sød. Folk ser lige igennem det. Vær oprigtigt interesseret, høflig og respektfuld. Hvis du ikke kan gøre dette, skal du ikke være receptionist. Du ødelægger virksomhedens omdømme. Så søg hellere efter et kontorjob, hvor du ikke skal komme offentligt.
- Diskuter ikke med en kunde eller ringer op. Henvis ham/hende til en overordnet.
Artikler om emnet "Bliv receptionist"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
